做好價(jià)格認(rèn)證中心檔案管理工作的思考

余建新

摘 要：價(jià)格認(rèn)證中心檔案管理是價(jià)格認(rèn)證工作中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，在價(jià)格認(rèn)證工作中起著至關(guān)重要的作用，與其業(yè)務(wù)工作相輔相成。新時(shí)期下，隨著價(jià)格認(rèn)證中心工作職能的轉(zhuǎn)變，就對(duì)價(jià)格認(rèn)證中心檔案工作以及檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。本文通過(guò)對(duì)當(dāng)前價(jià)格認(rèn)證中心檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，然后嘗試提出做好價(jià)格認(rèn)證中心檔案管理工作的對(duì)策。旨在為價(jià)格認(rèn)證中心檔案管理工作的高效開(kāi)展提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞：價(jià)格認(rèn)證中心；檔案管理；常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策

價(jià)格認(rèn)證中心是物價(jià)管理部門(mén)下屬的一個(gè)具有“特殊價(jià)格鑒定資格”的部門(mén)，主要的工作內(nèi)容是在接收到司法機(jī)構(gòu)或其它仲裁機(jī)構(gòu)委托認(rèn)證申請(qǐng)期間之內(nèi)，對(duì)于涉案物品及資產(chǎn)的價(jià)值進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的認(rèn)證，并出具相應(yīng)價(jià)格認(rèn)證的書(shū)面證明材料。價(jià)格認(rèn)證中心檔案資料具有數(shù)量多、種類(lèi)多、涉及層面廣、法律效力久等特征，這就意味著價(jià)格中心檔案管理工作在價(jià)格認(rèn)證中國(guó)中具有非常重要意義。一旦價(jià)格認(rèn)證中心檔案管理方面出現(xiàn)問(wèn)題或疏忽，造成檔案損壞、丟失等情況的發(fā)生，不僅會(huì)對(duì)社會(huì)價(jià)值與有關(guān)當(dāng)事人的人身財(cái)產(chǎn)造成影響，而且價(jià)格認(rèn)證中心檔案管理員也會(huì)被追究相關(guān)法律責(zé)任或是受到處罰。因此要對(duì)檔案管理工作具有足夠的重視，采取有效措施規(guī)范價(jià)格認(rèn)證檔案管理工作，充分實(shí)現(xiàn)法律所賦予其的各項(xiàng)責(zé)任，不斷提高認(rèn)證中心的檔案管理水平，才可以適應(yīng)新時(shí)期價(jià)格認(rèn)定工作的需求。

1 價(jià)格認(rèn)證中心檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 價(jià)格認(rèn)證中心檔案管理機(jī)制不健全、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

當(dāng)前，我國(guó)許多價(jià)格認(rèn)證中心存在檔案資料的歸檔、管理職責(zé)不明確及無(wú)崗位職責(zé)等情況。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員對(duì)于價(jià)格認(rèn)證中心檔案資料的歸檔、管理工作執(zhí)行不到位，存在檔案管理分散保存的現(xiàn)象，缺乏科學(xué)有效的統(tǒng)一管理手段。同時(shí)，大部分基層價(jià)格認(rèn)證中心的管理思想及模式也較為落后，無(wú)法做到及時(shí)有效地查找到所需要的某項(xiàng)檔案資料；另外，各個(gè)區(qū)、縣的價(jià)格認(rèn)證中心文書(shū)資料歸檔、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、不規(guī)范，這就造成了跨地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)難以確保統(tǒng)一性，缺乏執(zhí)行國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的具體落地措施，導(dǎo)致了各區(qū)、縣及各地區(qū)在檔案歸檔保管上，存在人為意義上的“丟失”狀況，如涉嫌刑事案件的價(jià)格認(rèn)定檔桿保管期限通常是30年，重大認(rèn)定事項(xiàng)為永久。但是，檔案管理人員在對(duì)檔案資料歸檔管理的過(guò)程中，對(duì)于以上價(jià)格認(rèn)定檔案保管的期限統(tǒng)一定性為30年，這就導(dǎo)致了重大認(rèn)定事項(xiàng)在取閱時(shí)資料的缺少或是丟失。

1.2 檔案管理的硬件設(shè)施落后

當(dāng)前，大部分基層價(jià)格認(rèn)證中心仍然缺乏獨(dú)立的檔案保管室，價(jià)格認(rèn)定檔案往往被放置在辦公場(chǎng)所，缺乏基本的“防水、防火、防光，防蟲(chóng)”等功能；此外，一些地區(qū)還存在設(shè)備設(shè)施陳舊的情況，例如電腦、掃描儀、打印機(jī)等自動(dòng)化設(shè)備配置不足甚至沒(méi)有進(jìn)行配置，造成了相關(guān)部門(mén)無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行正常查閱，檔案缺少或是丟失的狀況，難以實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化和數(shù)字化，這嚴(yán)重影響了認(rèn)證中心檔案管理的工作質(zhì)量和工作進(jìn)度。

1.3 檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)不高

價(jià)格認(rèn)證中心檔案管理一方面是要對(duì)檔案進(jìn)行留底備份，另一方面還有重視要為其他業(yè)務(wù)人員提供參考。但是仍有部分檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)還達(dá)不到要求，對(duì)相關(guān)工作內(nèi)容不夠熟悉，對(duì)檔案查找的速度嚴(yán)重拖慢了工作效率。甚至還有部分工作人員缺乏細(xì)致和耐性，對(duì)于需要進(jìn)行查找檔案的人員報(bào)以敷衍態(tài)度或是干脆直接忽視[1]。

1.4 檔案管理較為混亂

隨著價(jià)格認(rèn)證中心檔案數(shù)量的日趨增加，檔案管理工難度就變得更大，又加之檔案缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量參差不齊，欠號(hào)、漏號(hào)、重號(hào)的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生等原因，就導(dǎo)致了價(jià)格認(rèn)證中心檔案管理工作人員工作效率較低，檔案的自身價(jià)值也難以得到發(fā)揮。

2 做好價(jià)格認(rèn)證中心檔案管理的對(duì)策

2.1 建立健全檔案管理機(jī)制

建立健全認(rèn)證中心檔案管理工作機(jī)制，要注重充分結(jié)合價(jià)格認(rèn)定中心的特點(diǎn)，不能夠盲目照搬現(xiàn)行的檔案管理機(jī)制。可以通過(guò)由價(jià)格認(rèn)證中心主任擔(dān)任檔案室主任，同時(shí)配備一至兩名具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)職檔案管理員，各個(gè)部門(mén)、科室也可以推薦綜合素質(zhì)較高的工作人員作為兼職檔案員，這樣在確保各部門(mén)檔案資料收集匯總工作順利進(jìn)行的同時(shí)，也降低了檔案室專(zhuān)職檔案管理員的工作壓力及部門(mén)間協(xié)調(diào)的困難；在完善了工作機(jī)制之后，還應(yīng)當(dāng)按照檔案管理工作的要求制定檔案資料歸檔、管理的工作職責(zé)與其相關(guān)的明確的工作標(biāo)準(zhǔn)，如檔案的編號(hào)及歸檔時(shí)間等，以避免檔案管理人員的違規(guī)操作，防止檔案欠號(hào)、漏號(hào)、重號(hào)等情況發(fā)生。對(duì)于檔案工作人員還應(yīng)該制定規(guī)范的程序條例與嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制。另外，也要注意明確各部門(mén)，各科室關(guān)于檔案歸檔和管理的工作職責(zé)與要求，杜絕工作漏洞的發(fā)生。

2.2 完善硬件設(shè)施和管理網(wǎng)絡(luò)

面對(duì)當(dāng)前日益增加的檔案數(shù)量與價(jià)格鑒證金額，為了能夠確保檔案管理工作的順利開(kāi)展，就需要加大對(duì)檔案設(shè)施設(shè)備的投入，價(jià)格中心可以根據(jù)自身的實(shí)際情況新建或是擴(kuò)建檔案?jìng)溆檬遥M(jìn)一系列自動(dòng)設(shè)備。為了加強(qiáng)各類(lèi)檔案資料的收集、整理、立卷以及歸檔工作，還成立了完善的檔案資料管理網(wǎng)絡(luò)，配備了分管領(lǐng)導(dǎo)，檔案室也具備專(zhuān)職檔案管理員來(lái)負(fù)責(zé)檔案的收集和整理工作，并做到按照歸檔制度的規(guī)定定期歸檔，這樣不僅讓檔案保存條件得到顯著改善，還減輕了檔案管理工作人員的工作量，加快了工作進(jìn)度。

2.3 提升檔案管理人員素養(yǎng)

價(jià)格認(rèn)證中心要注重提升檔案管理人員兩方面的素養(yǎng)。一方面是檔案管理的基本知識(shí)，另外一個(gè)方面是關(guān)于價(jià)格認(rèn)定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。價(jià)格認(rèn)證中心需采取定期派遣檔案管理人員參與專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，豐富培訓(xùn)的手段和方式，優(yōu)化其知識(shí)結(jié)構(gòu)，著力提高檔案管理、價(jià)格認(rèn)定法律法規(guī)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等專(zhuān)業(yè)水平。另外，檔案工作人員還應(yīng)當(dāng)在別人借閱的過(guò)程中，提供熱情主動(dòng)，耐心細(xì)致的服務(wù)[2]。

2.4 建立檔案登記記錄，規(guī)范檔案的收錄和借閱程序

價(jià)格認(rèn)證中心的檔案室應(yīng)當(dāng)具備檔案收進(jìn)、收發(fā)及移除、借閱登記表等，確保全部檔案資料的去向有據(jù)可查，這些程序?qū)τ谖覀冋J(rèn)證中心后期檔案室資料管理向信息化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變提供了基礎(chǔ)保證。

2.5 檔案的匯編進(jìn)行細(xì)化

價(jià)格認(rèn)證中心檔案匯編的編寫(xiě)不僅要按照標(biāo)準(zhǔn)要求編寫(xiě)各項(xiàng)內(nèi)容，檔案管理員還應(yīng)當(dāng)注意收集和該類(lèi)檔案資料有關(guān)的內(nèi)容，并將其編寫(xiě)到有關(guān)檔案的文件匯編當(dāng)中，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案匯編的完善。完整的檔案匯編對(duì)于日后價(jià)格鑒證人進(jìn)行借閱與借鑒具有非常大的實(shí)用性。

2.6 應(yīng)用現(xiàn)代化方式提供便捷閱讀

充分結(jié)合現(xiàn)代化方式與檔案管理系統(tǒng)軟件，由價(jià)格認(rèn)證中心檔案管理員把檔案資料按照規(guī)范要求錄入到電腦中，通過(guò)借助檔案管理軟件完成檔案儲(chǔ)存、收取、借閱的數(shù)字化檔案管理工作，借閱者也可以運(yùn)用手機(jī)或電腦等電子設(shè)備登錄檔案管理系統(tǒng)，查閱所需的檔案資料，能夠隨時(shí)隨地對(duì)價(jià)格認(rèn)證中心檔案資料的使用，滿(mǎn)足價(jià)格認(rèn)證員對(duì)開(kāi)展日常工作的借閱需要[3]。

3總結(jié)

綜上所述，價(jià)格認(rèn)證中心的檔案能夠?yàn)闃I(yè)務(wù)人員提供重要的參考，健全的檔案管理體系可以實(shí)現(xiàn)事半功倍的效果，能夠有助于提升業(yè)務(wù)員的工作效率。因此，價(jià)格認(rèn)證中心的管理者和工作人員必須要充分意識(shí)到檔案管理的重要性，并需要按照自身實(shí)際情況不斷完善相關(guān)檔案管理制度，為價(jià)格認(rèn)證中心各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展打下良好的基礎(chǔ)。

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