當(dāng)前城建檔案管理存在的問題與改革對策

摘 要：城建檔案管理是檔案管理一項(xiàng)重要工作，城建檔案是城市可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源，自1980年全國科技檔案工作會議之后，城建檔案管理已延伸、滲透到了城市社會生活的各個領(lǐng)域，其收集、整理、保管、編研、利用、執(zhí)法等逐步得以完善，但隨著城建事業(yè)的飛速發(fā)展，城建檔案管理同樣也面臨著諸多難題及新的挑戰(zhàn)。本文結(jié)合現(xiàn)在城建檔案管理情況，分析城建檔案的重要性及發(fā)展前景。

關(guān)鍵詞：檔案收集；管理體制；數(shù)字化建設(shè)；資源共享；信息化操作；整理。

一、城建檔案管理的社會功能

服務(wù)：城建檔案管理的最終目的是提供利用，服務(wù)于城市建設(shè)。

保障：城建檔案管理部門要根據(jù)現(xiàn)行有關(guān)法律、法規(guī)，制定操作性強(qiáng)的規(guī)章制度，確保城建檔案工作的順利實(shí)施。

跟蹤：對建設(shè)工程檔案實(shí)行同步管理，是國家對重點(diǎn)建設(shè)工程檔案管理提出的基本要求，主要是檔案工作要與工程建設(shè)同步，它有著承上啟下的作用。

監(jiān)督：要做好城建檔案管理工作，首先要建立健全管理機(jī)構(gòu)和管理制度，管理機(jī)構(gòu)的建立和管理體制主客觀的健全，是城建檔案管理工作的前置和保障，對城建檔案工作的方針、政策、規(guī)定等貫徹執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，包括對貫徹執(zhí)行科學(xué)技術(shù)檔案工作的基本原則和國家制訂的規(guī)章制度，對城建檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、資金來源、職稱評定，如果沒有相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，就難以有健全的管理制度，也就無法形成檔案的有效收集和利用了。

二、當(dāng)前城建檔案管理中存在的問題

（一）檔案收集、處理不盡規(guī)范

檔案收集來源不均衡。一是從整體情況看，檔案資料收集地上多，地下少；實(shí)踐中，城建檔案管理部門很難將所有的城市建設(shè)項(xiàng)目檔案收集起來，存在遺漏問題；二是從管理權(quán)限上看，建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)部門內(nèi)部檔案收集得多，外部收集得少；三是從分類大綱上看，部分檔案收集存在漏項(xiàng)，甚至是空白。

（二）檔案收集方式過于單一

檔案利用率低，實(shí)踐中，城市建設(shè)相關(guān)單位、機(jī)構(gòu)對城建檔案的認(rèn)知程度不高，不到用時，絕不查閱，導(dǎo)致城建檔案的利用人次、卷次等指標(biāo)都非常低，難以發(fā)揮檔案的積極作用。主要反映在紙質(zhì)檔案收集比較多，特種載體檔案少，滿足不了城建檔案信息化管理的需要。

（三）檔案收集內(nèi)容不準(zhǔn)確

有些已收集的城建檔案，信息缺失嚴(yán)重、審批程序不合理等，有的材料混亂性東西多，缺乏關(guān)鍵理論。

（四）城建檔案信息化要求資源共享與快速流轉(zhuǎn)，而目前，其硬件配置、網(wǎng)絡(luò)組建仍然滯后。在國內(nèi)一些大型圖書館或者先進(jìn)院校的圖書檔案管理機(jī)構(gòu)中，檔案管理已經(jīng)全部實(shí)現(xiàn)了信息化操作。但是，在城建檔案管理領(lǐng)域，僅靠有限的人力實(shí)施海量城建檔案資源收集、整理、保管、利用，顯然不能適應(yīng)信息化快速發(fā)展的要求。

三、 為促進(jìn)城建檔案事業(yè)進(jìn)一步健康發(fā)展，建議有關(guān)部門在以下幾個方面加強(qiáng)城建檔案工作

加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè) ，城建檔案信息作為一個國家一座城市社會發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，是再現(xiàn)歷史書寫未來的決策依據(jù)。城市建設(shè)的不斷發(fā)展使城建檔案呈幾何數(shù)增長，其擁有的信息量急劇膨脹。而計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊傳播技術(shù)以及多媒體技術(shù)的互相滲透和融合。為城建檔案數(shù)字化建設(shè)提供了可能，加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)著力抓好以下工作：

一是積極推進(jìn)資源數(shù)字化建設(shè)。資源數(shù)字化建設(shè)是城建檔案信息化建設(shè)的核心，主要包括兩個方面的任務(wù)：第一是現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化。

二是加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理。電子文件的大量產(chǎn)生并由此帶來的電子文件歸檔管理是數(shù)字化城建檔案館面對的重大課題。要突出電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo).以確保歸檔電子文件完整、真實(shí)、有效和安全，這是做好電子文件和電子檔案管理的重要手段和基礎(chǔ)工作。努力實(shí)現(xiàn)服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新。實(shí)現(xiàn)服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新首先要提高對外服務(wù)的水平，擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域，提高城建檔案館的知名度，要使服務(wù)的方式由被動變主動，通過網(wǎng)絡(luò)和利用者進(jìn)行交流，及時了解城建檔案信息的需求變化.有針對性地豐富館藏、整合檔案的信息資源，變被動、滯后的服務(wù)為主動超前的服務(wù)。要應(yīng)用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)變“死檔案”為”活信息”，要緊密結(jié)合城市建設(shè)的發(fā)展，開發(fā)建設(shè)信息成果，利用多種形式，發(fā)揮城建檔案在城市建設(shè)中的作用。

三是不斷加快城建檔案網(wǎng)站建設(shè)。網(wǎng)站建設(shè)是城建檔案宣傳工作的新途徑.是提供檔案信息利用服務(wù)的新手段。網(wǎng)站應(yīng)具備檔案查詢、信息發(fā)布、網(wǎng)上辦公等功能的高度互動。一方面，向社會廣泛宣傳域建檔案工作的方針政策、法律法規(guī)介紹城建檔案館的工作職能提高城建檔案館的知名度。另一方面，通過網(wǎng)絡(luò)宣傳、利用館藏、提高檔案信息服務(wù)利用水平，為城建檔案信息開發(fā)利用提供新的途徑和手段。

四是突出人才隊(duì)伍建設(shè)，人才建設(shè)是開展數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的首要條件，為此需要努力培養(yǎng)一批既懂業(yè)務(wù)，又懂信息技術(shù)的“復(fù)合型”人才，要加大人才選拔和培養(yǎng)的力度，為數(shù)字化城建檔案館建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)。注重服務(wù)利用， 服務(wù)利用是城建檔案收集保管的根本目的。城建檔案的服務(wù)利用應(yīng)遵循的原則，一是程序化準(zhǔn)備原則城建檔案信息資源開發(fā)應(yīng)做好準(zhǔn)備工作，它的首要任務(wù)是使信息資源有序化。二是擴(kuò)大利用原則，就是使更多的城建檔案信息為更多的檔案利用者所利用。三是知識激活原則，就是將城建檔案的信息經(jīng)過消化、吸收和利用，而產(chǎn)生的新知識。也就是城建檔案信息的編研成果，為利用者信息提供方便。

五是全面效益原則。當(dāng)檔案信息資源轉(zhuǎn)化為知識資產(chǎn)后，必須考慮有償使用這個問題，因?yàn)闊o償使用不能體現(xiàn)將檔案信息資源轉(zhuǎn)化為知識資產(chǎn)過程中的勞動價值。實(shí)現(xiàn)域建檔案信息資源的服務(wù)利用必須做好以下幾方面的工作：一是以市場需求為導(dǎo)向，開發(fā)適合市場需求的城建檔案信息產(chǎn)品，滿足社會各方面的需要。二是緊跟時代節(jié)拍，加快域建檔案信息消化、吸收和轉(zhuǎn)化工作為利用者提供更多的信息“產(chǎn)品”滿足不同利用者的需求。

作者簡介

王文燕（1970年11月11日—），女，漢族，江蘇泗陽人，大學(xué)本科學(xué)歷。廣州市越秀區(qū)任教師26年，工作任勞任怨，敢于探索創(chuàng)新，不斷學(xué)習(xí)。于2017年4月調(diào)到佛山市城建檔案館，從此獻(xiàn)身檔案專業(yè)，探索檔案歷程。