淺析信息時代下檔案管理工作的創新

摘 要：檔案是一種具有不可再生性與原始性的信息資源。對于政府、團體、企業以及個人在社會活動中有著至關重要的影響。它是一種保存文字、影像以及圖片的等材料載體，是一種非常重要的社會信息資源。在信息時代大背景下，檔案管理工作正面臨著嚴峻挑戰，對檔案進行創新管理是目前信息化時代發展的必然要求。文章首先簡單闡述了檔案信息化管理的特征，然后對現階段檔案管理中存在的問題進行深入的分析與研究，并提出了相應的解決措施。

關鍵詞：信息時代 檔案管理 創新

計算機是信息化時代的典型代表，它的出現與應用，代表著人類進行到一個科技搞對發展的時代。隨著計算機的廣泛應用，計算機不僅對人們的日常生活產生巨大影響，對社會生產以及各個領域的發展都有著重要的影響。計算機存具有儲容量大、計算結果精準、自動化程度高以及運行速度非常快、邏輯思維能力強等特點。在進入信息化時代之后，給檔案管理工作帶來極大挑戰，同時也帶來發展機遇，所以必須對檔案管理工作進行創新，這是社會發展的必然趨勢。

1 檔案管理信息化的特征

第一，檔案管理信息化具有一定的法律支持，同時也是我國相關政策的具體體現。在遵循相關法律法規以及行政部門的統一要求下，進行檔案信息化管理工作。

第二，檔案管理信息化具有自身獨特優勢與特征，它是一種重要的電子文件，是一種保存文字、影像以及圖片的等材料載體，是一種非常重要的社會信息資源。同時，對于政府、團體、企業以及個人在社會活動中有著至關重要的影響【1】。

第三，檔案管理信息化是借助一定的信息技術與科學技術，讓現代先進技術與檔案信息管理相結合，充分發揮其優勢與功能，大大提高檔案管理工作效率，實現檔案管理的數字化與網絡化【2】。

2 信息時代下檔案管理工作中存在的主要問題分析

檔案管理工作并不是針對檔案簡單的進行管理，它包括一個系統又比較復雜的過程，檔案收集、檔案整理、檔案價值評估、檔案編目與管保管，檔案管理統計與檢索以及檔案利用與相關研究等多個方面的內容。目前，檔案管理工作中存在的諸多問題，以下就對檔案管理的具體問題進行分析。

2.1 規劃與設計不合理

對現階段檔案管理工作進行實踐考察與分析，發現阻礙信息化管理的重要原因是當前檔案管理工作中，規劃與設計嚴重滯后。規劃與設計方案是否科學、合理直接影響著后期的檔案管理工作的開展，也就是說規劃與設計的質量嚴重影響著檔案管理水平與效率。在度檔案信息資源進行歸檔分類以及整合處理的時候，由于受到各個地區相關要求、經濟發展水平以及權限等多種因素的影響，無法形成統一標準，也就說規劃與設計工作并沒有相關的制度與標準來參考，只是憑借設計人員與其他工作人員的經驗等開展工作。此外，檔案信息是隨著市場需要變化的，它不是固定不變的，在檔案信息化管理系統設計的過程中并沒有充分分析與探究檔案信息特點，具有一定的盲目性與隨意性【3】。

2.2 我國法律體系不健全

檔案信息化管理模式需要依靠國家相關政策與法律法規的支持與保障，雖然我國已經針對檔案的信息化管理出臺了一些法律法規，但是這些法律法規比較寬泛，沒有對檔案信息化管理模式建立與開展工作進行細致的規定，沒有形成系統化與規范化的標準，還有待完善與進一步發展。此外，檔案的政治屬性在傳統上一直存在，但是隨著社會進步與人們思想意識的提高，檔案政治屬性逐漸退去，但是相應的檔案管理體制并沒有得到改進與完善【4】。

2.3 服務模式與方式落后

隨著社會經濟的發展，人們的要求與需求也越來越高，近幾年，檔案管理服務對象與范圍不斷擴大，逐漸向服務基層以及周圍區域延伸，也就說檔案管理已經走向基層人群。但是在涉及到保密信息等情況時，其經濟效益與社會效益受到嚴重影響。同時，在信息網絡建設當中，檔案信息系統與網絡建設層次不一，沒有統一的標準，達不到高效的服務與規范模式。內部的數據分析因為沒有統一的規范與標準，不能實現檔案信息共享的需求，當然無法進行檔案的信息化管理【5】。

3 信息時代下檔案管理工作創新的策略分析

3.1 加強規劃與設計

規劃與設計方案是否科學、合理直接影響著后期的檔案管理工作的開展，也就是說規劃與設計的質量嚴重影響著檔案管理水平與效率。在信息化檔案建設過程中，需要根據企業的實際情況，將當前的文件資料納入到檔案信息管理系統中，實現檔案信息資源的統一管理。此外，對于處于混亂狀態并需要分析整合的檔案數據在管理的過程中，科學分類歸檔，最好檔案數據的保存工作，為后期的數據資源共享奠定良好的基礎【6】。

3.2 檔案管理體制的創新

針對現階段松散的檔案管理狀況，首選要建立完善的檔案管理機制。在國家政策方針為指引，規范管理檔案的行為，將檔案管理的工作細節化，工作由哪個部門管理必須明確，并且要建立相應的責任制度，對檔案管理工作中出現任何問題都由相關負責人來承擔。在信息與科技不斷發展的時代，要完善檔案管理手段，利用技術手段進行管理，提高工作效率，并實現檔案管理的科學化與規范化。建立分工明確、權責統一的管理制度，保證各個管理人員可以各盡其職，對于管理中出現的問題可以及時、有效解決，保證檔案管理工作順利進行。在明確職能分工前，需要對管理人員進行專業的評定，對于管理水平較差的人員需要進行一定的培訓，在培訓之后，根據其管理能力分派到各個崗位，并由領導進行監督與管理，形成一個整體性的檔案管理體系。

3.3 轉變檔案信息化的服務理念

首先樹立正確的服務理念，提高服務意識，充分認識與理解信息化時代下檔案管理工作創新的重要性與意義。不是全部的檔案信息都可以公布，我國相關法律有明確規定，涉及國家秘密、個人隱私等檔案不可以公布，除了這些保密性檔案外，可以適當擴展檔案信息化服務的范圍與對象。同時，對檔案信息化管理工作進行積極指導與鼓勵，不斷突破與改進傳統檔案管理的弊端，撇棄腐舊的思想觀念，與時俱進，使檔案管理工作更加規范化與科學化，為檔案信息化管理模式的建立奠定良好基礎。

4 結束語

在信息時代背景下，代表著人們可以享受到更高的科技成果，突破創新，與時俱進，檔案管理工作的方式與工作模式應該緊跟社會發展的腳步，順應時代發展的潮流，不斷進行自我反思與自我創新。檔案管理工作的創新發展，不僅對社會產生重要作用，還積極影響著學校、政府等相關部門。計算機是時代發展的產物，是人類先進的科技成果，檔案管理工作的相關人員要具有創新思維與意識，將科技成果與檔案管理工作相結合，根據檔案管理工作的具體情況，進行考察與分析之后適當結合。運用發展與聯系的眼光看問題，在尊重社會發展規律的基礎上，充分發揮人的主觀能動性，緊跟時代發展的步伐，順應時代發展的要求，對檔案管理工作的方法與內容進行創新，開拓思維，加強檔案管理意識，實現檔案管理的科學化與規范化。

參考文獻

[1]葛金石.關于信息時代下檔案管理工作的創新分析[J].現代職業教育，2016（15）：64.

[2]許靜.淺談信息時代下高校檔案管理工作的創新[J].亞太教育，2016（11）：40.

[3]劉霞.淺談電子信息時代電力檔案管理工作的創新策略[J].現代國企研究，2016（04）：77.

[4]馬荔.信息時代下辦公室檔案管理工作的創新研究[J].黑龍江科技信息，2015（34）：129.

[5]張玲.分析信息時代下檔案管理工作的創新發展[J].赤子（上中旬），2015（01）：150.

[6]鄭國紅.論信息時代檔案管理工作的創新——以高校檔案管理工作為例[J].中國集體經濟，2014（16）：35-36.

作者簡介

謝洪運（1962年12月25日），男，山東高密人，大專，助理館員，主要從事檔案管理工作。