基于大數據時代背景下的檔案管理探討

殷貴瓊

摘 要：檔案管理的范圍較為廣泛，任務量也較大，在大數據時代的背景下，檔案管理工作有著巨大的挑戰。怎樣才能夠在大數據時代的背景下將檔案管理工作做好，這是目前各大企業都需要重點解決的問題。本文將從在大數據時代背景下給檔案工作帶來的機遇與挑戰進行探討，并對大數據時代背景下應該如何將檔案管理工作做好進行一系列的闡述。

關鍵詞：大數據；時代背景；檔案管理

在大數據時代的背景下，各個行業需要對龐大的數據信息進行管理，這給管理人員帶來了極大的挑戰，人們也開始注意到各類信息數據急需整合和管理，檔案管理行業也是如此。所謂檔案，就是將各類零亂、分散且數量較大的的信息按照一定的規矩和要求進行整理，逐漸形成歷史記錄。檔案管理工作數量較大，任務較為繁重，那么在當今大數據時代背景下，檔案管理工作者應該怎樣才能夠做好管理工作，這是當前需要解決的關鍵問題。

一、檔案工作所面臨的挑戰

（一）改變傳統檔案管理理念

檔案管理工作就是針對不同類型的檔案進行分類、整理，在大數據的時代背景下，各個類型的信息數據逐漸增多，對于龐大的數據信息，想要做好檔案管理工作，就需要強大的決策判斷能力、歸納整理能力[1]。傳統的檔案管理理念已經不適合當今大數據時代的要求和發展需求，傳統的管理理念已經被當今時代所淘汰。

（二）對檔案管理工作者的要求

傳統的檔案管理方式在當今大數據時代背景下逐漸被淘汰，檔案管理逐漸向著更科學、更專業的方向發展。在大數據時代背景下，檔案需要運用分布式構架的方式進行管理，這也對檔案管理工作者提出了更高的要求，要求檔案管理者有豐富的工作經驗和專業的能力[2]。在大數據時代背景下，檔案管理工作在各個方面都發生了巨大的變化，這就增加了檔案管理工作的難度，也就要求管理工作者具有更高的能力。

（三）檔案管理工作所面臨的挑戰

傳統的檔案大部分是以電子檔案和紙質檔案為主。而在當今大數據時代背景下，檔案管理工作發生了巨大的變革，各類信息數據迅速增加，這是檔案管理工作的一大挑戰[3]。在大數據的時代背景下，檔案管理工作不僅僅是對龐大信息數據的歸納整理和儲存，最重要的是要用科學、專業的方式對信息數據進行正確處理，并發掘檔案信息的重要價值。

二、檔案工作帶來的機遇

（一）檔案儲存

隨著時代的發展和進步，各類信息數據迅速增長，面對逐漸增多的數據大部分檔案管理部門都建立了數據庫。但是，隨著信息數據的不斷增長，數據庫的缺陷也逐漸顯露出來，數據庫的存儲量有限，舊的檔案信息會逐漸被新的檔案信息所替代，導致大量檔案丟失。在大數據時代的背景下，各種新型技術的出現，逐漸解決這種弊端，也能夠對檔案進行備份處理，不會再出現檔案丟失的情況。

（二）使檔案應用方便

傳統的檔案管理方式有各種各樣的弊端，傳統的檔案管理方式不夠完善，傳統的檔案主要以電子檔案和紙質檔案為主[4]。傳統的檔案管理方式對檔案的運用處于被動的狀態，應用檔案時需要花費大量的時間，也需要更多的資金來支撐。因此，大部分人不會選擇利用檔案資源。在大數據時代背景下，檔案管理工作主要是指：對龐大的數據信息進行合理的儲存和科學的分類。大部分用戶可以在信息數據中迅速搜索到所需要的檔案資料，從而可以更好的發掘信息數據的價值。在大數據時代的背景下，檔案的使用更加方便，也提高了檔案的利用率。

三、怎樣做好檔案管理工作

（一）提高技術，培養人才

在大數據背景下，檔案管理系統大部分采用云計算，這種計算將不同的工作負載聚集起來。那么，這就要求更多的資源，也就導致系統成本的增加，在大數據模式下系統的故障也會出現的更加頻繁[5]。除此之外，技術和人才也是大數據檔案管理能夠正常運行的主要條件，大數據專業人才除了需要具有專業知識，還需要具有更加強大的綜合能力，在大數據下，檔案工作涉及到不同的領域與學科。所以說，技術和人才也是大數據檔案管理的重要條件。

（二）提高檔案管理工作的能力

在大數據時代背景下，檔案管理工作者需要面對更高的挑戰，不論是檔案管理工作的水平，還是檔案管理的方式，都有著更大的難度。因此，各大企業需要加強對檔案管理工作人員的培訓，只有這樣才能夠使檔案管理人員的職業技能迅速提高，才能夠更好的提高檔案管理工作的水平和效率。不論是政府部門還是檔案管理機構組織或是企業、部門都應該積極宣傳關于檔案管理的新思想、新理念[6]。同時，還需要引進檔案管理專業的相關人才，提高檔案管理人員的整體素養，使檔案管理工作在大數據時代下能夠更好的生存與發展。

（三）建立檔案監管制度

在大數據時代的背景下，檔案管理工作相比之前更加方便。但是在面臨機遇的同時就會有相應的挑戰。在大數據時代背景下，檔案信息變得更加具有開放性，而這種情況會使檔案的安全系數下降，往往存在著檔案泄露或者檔案被盜用的情況。因此，應該建立完善的檔案監管制度，和檔案準入標準，有了相關制度的約束，能夠使信息數據得到更好的保護與利用，使檔案泄露的風險減少，使信息數據的利用率提高。政府部門和各大企業需要起到帶頭作用，將檔案的監管工作重視起來，對檔案監管工作加大技術和資金的投入，增加對檔案的管理機制，使其能夠更好的適應大數據時代的發展。

（四）與大數據公司進行合作

在大數據時代的背景下，想要完善檔案的管理工作，就需要很好的管理技術和管理水平。因此，需要對思想觀念進行不斷的更新，沖破行業對思想的約束，還需要尋找更加有效的管理途徑，也可以和相關的大數據公司進行合作，在合作過程中可以不斷學習、探索和開發更加適合自身的檔案管理技術。在大數據時代的背景下，各種類型的信息數據大量涌現，僅僅用計算機并不能夠完成對相應數據的分類、分析以及處理。同時會應用到云計算、處理等一系列的相關技術。所以，想要將檔案管理工作做好，就需要運用多種渠道，還需要在檔案管理工作中應用大數據技術。

四、提升檔案的利用率

在大數據時代的背景下，檔案管理的系統大部分采用數據庫的形式，并建立了大量的機構化數據，這使數據的利用率大大的提高了，遠超過傳統檔案管理的利用率。大數據檔案的操作相對簡單，并且可以運用簡單的操作對大量的信息數據進行篩選與分析，在數據與數據之間建立相應的關系模式。這種大數據檔案不僅大大的提高檔案的利用率，而且提高了信息數據的價值。

五、結束語

總體而言，在大數據時代的背景下，給檔案工作帶來的不僅僅是機遇，更多的則是挑戰。因此，對于檔案管理工作人員來說，需要抓住機遇，迎接挑戰。檔案管理工作人員需要更加重視對檔案的管理，需要不斷的提高自我，提高整個檔案管理工作的素養，為檔案管理工作注入新鮮的血液，更新對檔案管理的思想觀念，敢于嘗試新技術、新方法，將檔案管理工作做好，保證檔案資料的安全，并將檔案資料的價值發揮到最大。

參考文獻：

[1]蔣艷華.淺析大數據時代背景下的檔案管理[J].檔案管理，2017（5）：56.

[2]阿爾夏·巴代力汗，秦占科.大數據時代背景下的檔案管理研究[J].辦公室業務，2017（13）：94.

[3]袁曉光.大數據時代背景下的檔案管理初探[J].中外交流，2017（36）：90.

[4]柴華.大數據時代背景下的檔案管理研討[J].黑龍江科學，2017（24）：170-171.

[5]吳曉.大數據時代背景下的檔案管理淺析[J].建筑工程技術與設計，2017（25）：2394-2394.

[6]馬丹.大數據時代背景下檔案管理問題探討[J].新商務周刊，2017（12）：244.