檔案信息化建設與檔案管理探討

劉睿

摘 要：伴隨社會進步及經濟發展，信息化建設進程不斷加快，促使各個事業單位以響應國家政策號召為前提條件擴大信息化建設力度，尤其是檔案信息化建設工作，得到越來越多研究人員的關注及重視。如何切實解決檔案信息化建設現存問題，是相關部門在實際工作過程中所面臨的主要挑戰。本文以信息化建設為切入點分析檔案信息化建設現存問題，就提出具體的檔案管理措施進行深入探究，旨在為相關工作人員積累更多建設性經驗提高管理有效性。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；實踐措施

自進入21世紀以來，在社會經濟穩健發展的大背景下，我國檔案管理工作已取得一定進步及發展，社會對于檔案管理工作提出全新的要求及標準。為了順應時代發展潮流滿足日趨嚴格的檔案管理工作要求，檔案管理工作重心逐步向分析檔案信息化建設現存問題及提出具體管理措施轉變。同時，檔案信息化建設不止能大大提高檔案利用率擴大其利用范圍，以養老保險、婚姻狀況及住房公積金為例，與城市居民個人檔案信息間存在著密切聯系，而實行信息化管理后能有效打破原有資源網絡限制，為城市居民提供更為便利快捷的檢索服務[1]。由于信息化建設范圍較為廣泛，涉及信息數據庫、信息網絡及資源開發等方面內容。鑒于此，本文針對檔案信息化建設及檔案管理的研究具有重要意義。

1 檔案信息化建設現存問題

1.1制度問題

從目前我國國情角度來看，大部分事業單位及企業單位尚未建立完善的管理制度且制度存在著一定的不足及弊端，檔案信息化建設工作無法得到事業單位及企業單位的重視及關注，并且管理制度不完善問題無法徹底解決得到令人滿意的結果。由此可見，切實解決事業單位及企業單位管理制度弊端問題是加快檔案信息化建設進程的主要方法[2]。同時，如何做好基層單位檔案管理工作對相關單位未來規劃產生有利影響，是相關單位在發展進程中所面臨的主要挑戰。此外，事業單位及企業單位各個部門與檔案部門間存在著密切聯系，而完善檔案管理工作制度能充分發揮自身帶頭作用推動其他部門制度趨向健全。

1.2素質問題

俗語有云“人乃治國根本”，簡而言之人才是保證信息化建設工作順利開展的核心要素，是加快信息化建設進程的關鍵環節。在社會主義市場經濟蓬勃發展的大背景下，我國各個領域面臨著不同程度的挑戰及機遇，檔案管理工作也不無例外，而檔案信息化建設對檔案管理人員綜合素質及職業道德的要求更為嚴格[3]。然而，從現階段我國檔案管理水平來看，傳統檔案管理模式無法滿足新形勢下檔案管理工作需求，部分檔案管理人員受自身綜合素質水平參差不齊的限制僅僅掌握紙質檔案管理流程，管理理念落后、管理方法單一及管理效率低下等問題亟待解決，無法快速掌握電子檔案開發、利用及保存等操作方法。

1.3資金問題

我國檔案信息化建設進程相對曲折深受技術人員素質水平及計算機軟硬件設施條件等因素的制約，客觀上影響檔案管理工作效率。從現階段我國檔案信息化建設進程角度來看，部分資金投入于課題研究領域且對于檔案信息化建設投入比例較低投入力度較弱，一旦電子產品更新換代速度過快則造成部分事業單位及企業單位基礎設施過于落后[4]。同時，部分事業單位及企業單位領導階層素質參差不齊思想觀念較為陳舊落后，錯誤認為信息化建設不需要擴大資金投入將所有資金投入于信息技術研發領域不愿意接受全新的信息技術及信息維護技術。此外，基礎設施后期維護及長期保養需要消耗大量資金，客觀阻礙其建設進程。

2 檔案信息化建設管理措施

2.1重視硬件配置

檔案信息化建設管理過程無法脫離硬件設備的支持，對于保證檔案信息化管理正常運行具有不可比擬的積極租用。從設備角度來看，局域網、計算機及管理軟件等硬件設備均是檔案信息化管理工作不可或缺的主要組成部分[5]。為了推動檔案管理工作后期有序運行，必須做好相應的前期準備工作。因此在實際管理的過程中，相關單位遵循實事求是的工作原則積極轉變傳統工作理念，做好計算機推廣工作提前備好數量充足的計算機提高檔案信息化管理效率，重視局域網保護工作充分發揮局域網自身傳遞作用，并且從根源上認識到數據庫資源共享與局域網間存在著密切聯系，擺脫信息傳遞過程中不規范現象。

2.2增強管理水平

目前高新技術應用一定程度上推動了電子檔案管理發展進程，換而言之引進計算機網絡對于推動社會經濟發展作用深遠，客觀上要求相關技術人員開發計算機相關管理系統時靈活應用網絡技術。在檔案管理信息化建設進程中，產品轉型升級必須與信息化產業實際情況相匹配，確保檔案信息實現網絡平臺實時搜索，為用戶提供網絡平臺查詢自身所需數據信息等便利服務滿足更多用戶實際使用需求，以達到促進社會進步及經濟發展的目標。同時，檔案信息化建設對于我國信息化產業全面發展意義非凡。受信息化產業蓬勃發展的影響，檔案資源已成為全新可利用資源及潛在資源財富。

同時，即便檔案管理對社會利益及經濟利益不存在直接性影響，但是檔案管理兼具社會價值及文化價值，最終產生社會效益及經濟效益。由于電子檔案逐步成為檔案管理的主流方向，客觀上要求相關單位加大對于電子檔案管理的重視程度靈活應用相應的電子檔案管理軟件實現最佳管理效果。無論是傳統紙質檔案管理或電子檔案管理，管理人員必須靈活應用現代化管理手段提高檔案管理效率及水平構建合理的管理制度保證管理效果。此外，為了提高檔案管理綜合水平，研究人員熟練應用相關檔案管理系統及管理軟件充分發揮其自身作用，以相關技術規范為標準約束自身操作行為。

2.3樹立服務意識

檔案管理以更好的服務于廣大群眾為最終目標，客觀上要求相關管理人員以社會大眾為立足點不斷拓寬自身思路擺脫傳統檔案管理模式積極與現代先進文化理念相結合彌補傳統“輕利用、重保管”模式的不足做好檔案管理工作。同時，檔案管理人員不斷學習檔案管理方法以全面掌握檔案管理專業基礎理論知識及實踐技能要點為前提條件，靈活應用各種技術手段提高檔案管理工作效率，不斷提高檔案管理人員綜合素質水平及技能水平，進一步培養高素質高水平的復合型檔案管理人才提高其檔案利用效率，為加快檔案信息化建設進程奠定夯實基礎。

總而言之，檔案管理人員不斷學習全新的計算機檔案管理知識掌握新型檔案管理設備的操作方法及操作要點，選擇與目前檔案管理模式相符合的檔案管理軟件。

3 結語

通過本文探究，認識到為了貫徹落實國家政策積極響應其政策號召，各個行政事業單位加大對于信息化建設的重視程度予以人力、物力及財力等層面支持，以檔案信息化建設為例得到越來越多人員的關注及重視。伴隨檔案信息化建設問題日趨凸顯，普遍存在于各個事業單位管理機制之中，而如何切實解決檔案信息化建設現存問題，成為各個單位所面臨的主要挑戰。因此，相關管理人員積極轉變傳統工作理念立足于檔案信息化建設現存問題，制定行之有效的積極方案及信息化管理制度，確保檔案信息化管理機制處于長效狀態，為城市居民提供更為快捷高效的檔案檢索服務。

參考文獻

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[2]李娟.事業單位檔案管理信息化建設探討[J].城建檔案，2017（11）：24-25.

[3]李沂濱.新時期民政檔案信息化管理與利用問題探討[J].中國管理信息化，2017（22）：177-178.

[4]吳曉梅.新媒體環境下黨校檔案信息化管理方法探討[J].辦公室業務，2017（21）：50.

[5]周圣婷.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].黑龍江科學，2017（11）：20-21.