論信息技術在學校檔案管理中的應用

李靜

摘 要：在學校檔案管理中，研究信息技術的應用具有重要的現實意義。傳統的學校檔案管理方式存在諸多不足之處，而現代化的學校檔案管理系統憑借其諸多優點，在當前的學校檔案管理之中得到廣泛的使用。所以，本文希望通過學校檔案管理中信息技術的應用，能夠實現學校檔案數據庫的建設，能夠進一步實現辦公自動化建設，讓學校的檔案管理滿足時代發展的需求。

關鍵詞：學校；檔案管理；信息技術

隨著科學技術的不斷發展，社會的每一項工作都邁入信息化發展之路。在學校檔案管理中，計算機技術的應用逐漸取代大量繁瑣的人工檔案管理。實現信息化的學校檔案管理，就能夠進一步簡化工作步驟，節約大量的人力與物力，讓檔案管理工作變得更加的明了，同時也可以確保檔案的質量。所以，研究信息技術在學校檔案管理之中的應用具有重要的意義與價值。

一、學校檔案管理的弊端

（一）查找效率低

就相關調查來看，大部分學校的檔案都是紙質版，但是時間的推移會增加檔案資料的積存，這樣的模式下，如果需要搜索某一份具體的檔案，就會浪費大量的時間去查找。

（二）檔案管理意識淡薄，缺乏關注

大部分學校對于教學成績的關注度較高，但是卻容易忽視教學事務管理。學校檔案管理直接管理師生的所有信息資料，同時也是學校發展歷史的記錄，直接影響學校的發展，所以，需要引起足夠的重視[1]。

（三）工作人員專業素質與道德素質偏低

目前，大部分學校檔案管理人員都是通過簡單的方式直接招聘到學校的，沒有進行正式的選拔與考察，所以，檔案管理人員的專業素質以及道德素質無法達到檔案管理的要求，很多工作人員缺少正確的職業道德。職業道德能夠促使工作人員愛崗敬業，而學校檔案管理本身就是一件很嚴肅的工作，這就需要工作人員擁有職業操守，確保信息資源不會出現外協與流失的問題。

（四）檔案保密性不高

目前，檔案管理都是利用人工管理的方式進行，但是如果接觸檔案的人員較多，就很容易出現信息泄露的問題，使得檔案信息安全埋下巨大的隱患。

（五）容易丟失

首先，紙質的材料卷宗體積較大，這樣很容易出現丟失現象。其次，紙質檔案管理繁瑣，可能會出現受潮、腐爛等問題，所以，傳統的檔案保管難度較高，一旦保管不善，就很容易出現檔案被破壞的問題。

二、學校檔案管理中信息技術應用的優勢

科學技術的進步，讓信息技術逐漸應用到學校檔案管理之中。而信息技術的應用，可以滿足學校檔案的高效管理與智能化管理，能夠解決檔案管理面臨的問題，而應用方面的優勢主要體現在：

第一，在信息技術應用之后，就可以形成現代化的學校檔案管理系統，在這一個管理系統中，存在多樣化的檔案管理軟件，并且也具有強大的功能。在落實學校管理工作中，就可以利用多種管理軟件，進一步提升工作效率以及問題的解決速度，并且還可以降低錯誤出現的幾率，有利于數據的修改[2]。

第二，就智能化的檔案管理而言，選擇具有高水平的人員擔任管理者，才能滿足信息技術的應用要求。作為檔案的管理人員，不但需要具備較高的專業水平，同時也需要具備一定的職業道德，這樣才可以解決管理水平低、素質差的問題。

第三，實現信息資源的共享。信息化技術的應用，可以幫助學校減少日常檔案管理的壓力，這樣不僅可以提升檔案管理的效率，同時也可以及時的補充與調整檔案信息，為學校各項工作的順利開展提供幫助。數據庫資料和網絡技術的有效結合，就可以滿足信息自動檢索的需求，提升學校檔案資源的利用效率，同時也可以實現學校檔案資源的共享要求。

三、學校檔案管理中信息技術應用的有效途徑

在當前學校的檔案管理之中，信息技術的應用主要體現在管理理念、信息化系統、管理安全性、收錄與整理、信息處理平臺建設等多個方面。

（一）轉變檔案管理理念

合理的應用信息技術可以改變學校檔案管理的方式，進一步提升學校檔案管理的效率。為了能夠將學校檔案的作用發揮出來，在檔案管理中，檔案管理人員就應該轉變自身的管理觀念，能夠與時代的背景相互的結合起來，在強調管理效率的同時，還能夠注重安全管理，進一步強化安全管理意識與信息化的管理意識，進而樹立出現代化的管理觀念，促進檔案管理工作的規范化發展需求。

（二）建立信息化管理系統

一直以來，學校的檔案就是學校發展最好的見證，在開展教學研究、提升教學質量以及教職工評比等諸多環節都發揮了重要作用。信息技術的應用能夠克服傳統檔案管理存在的弊端，可以提升檔案的實際管理效率，確保檔案本身的完整性。所以，在學校檔案管理之中，注重信息技術的合理使用，進一步加大信息技術方面的投入，就可以建立出統一的信息化管理系統。在錄入檔案信息的時候，要懂得將傳統的手工方式摒棄，增大信息化技術的使用；針對已經錄入的檔案信息，可以通過信息技術的使用進行再一次的分類與整理，并且可以按照日期、年份、類別等參數進行合理的存儲，這樣也有利于檔案信息的查閱和調用。

（三）加強檔案管理安全性

在學校檔案管理之中囊括了諸多信息內容，這樣就使得檔案信息的安全性顯得格外重要。信息技術在檔案管理之中的應用，其快捷性和高效性尤為突出，但是在實際的管理之中難免會存在管理方面的漏洞，這就需要進一步加強檔案管理系統的安全保護，避免出現檔案信息的丟失與損壞等問題。在實際的檔案管理工作之中，要做好充分的準備，并且合理的應用計算機加密技術與云存儲技術，這樣就能夠保護好檔案信息的完整性以及安全性。

（四）優化檔案信息的收錄以及整理工作

在實施檔案信息管理工作中，要注重檔案管理的整體性以及可持續性，管理人員哎歸檔紙質檔案的時候，應該在網絡擬定、審查等工作實施條件下，保證檔案資料本身的完整性，并且也可以滿足信息錄入的完整性要求。只有滿足這一類基礎措施的需求，才可以提升檔案信息的管理水平[3]。

（五）構建云計算信息處理平臺

云技術本身是一種具備大量并且可擴充的，同時又能夠聯系到IT的技術，通過網絡技術并且利用服務的形式提供給用戶，云技術可以進一步劃分為云計算和云服務兩個部分。云計算偏向于IT方面，主要是利用自動化技術和虛擬技術，創造近似算計運算資源。但是云服務就可以利用虛擬的方式，直接將信息技術之中的存儲、運算以及寬帶，利用服務的方式，通過網絡直接傳遞給用戶。基于云計算區域范圍信息資源共享的云服務管理，圍繞基礎設施以及平臺來進行建設，就可以最大限度的規范信息資源的建設，通過各個平臺交互使用，也可以滿足資源最大程度的共享需求。基于學校檔案管理工作的重點，就可以在學校的公共云之中上傳重要的檔案以及保密級別較高的檔案，這樣也有利于檔案的長時間存放。

四、結語

總而言之，在當前這一個科學技術飛速發展的時代下，學校檔案管理工作需要不斷的創新，打破現階段的傳統管理模式，實現管理模式的現代化轉變，再配合上信息技術的使用，就能夠滿足時代的發展需求，推動學校的可持續發展。

參考文獻

[1]彭艷.學校檔案管理中信息技術的有效性分析[J].人力資源管理，2014（07）：281.

[2]鄭玉環.淺析信息技術在學校檔案管理中的應用[J].中國信息技術教育，2014（06）：84-85.

[3]李麗.信息技術在學校檔案管理中的有效運用[J].佳木斯教育學院學報，2012（01）：318+331.