人事檔案管理工作中的問(wèn)題及思考

吳澤美

摘 要：人事檔案是人力資源開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)，基層單位加強(qiáng)人事檔案管理工作必須發(fā)揮信息技術(shù)的指導(dǎo)作用，著力提高人事檔案管理工作的規(guī)范化水平，按照現(xiàn)代人事檔案建設(shè)理念，解決傳統(tǒng)人事檔案管理中的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：人事檔案；問(wèn)題分析；策略探討

人事檔案是在人力資源管理事業(yè)中發(fā)展起來(lái)的，只有按照現(xiàn)代人力資源管理的理念審視人事檔案管理工作中的問(wèn)題，才能全面提高人事檔案管理工作的效率。

1.人事檔案管理工作中的問(wèn)題

1.1規(guī)范性不足問(wèn)題

人事檔案管理工作中的問(wèn)題主要反映在規(guī)范性不足方面，當(dāng)前基層單位還沒(méi)能形成完善人事檔案管理工作制度，沒(méi)能從人力資源建設(shè)的角度全面規(guī)范人事檔案管理方式方法。首先，人事檔案管理工作的硬件設(shè)施建設(shè)不規(guī)范，人事檔案混雜于其它檔案管理工作，沒(méi)能?chē)@人事管理部門(mén)建立單獨(dú)的檔案室，而且檔案管理設(shè)施設(shè)備硬件系統(tǒng)不完善，現(xiàn)有信息設(shè)備不滿(mǎn)足人力資源開(kāi)發(fā)需求。其次，檔案材料處置不規(guī)范，檔案管理人員沒(méi)能認(rèn)識(shí)到人事檔案管理重要性，存在著數(shù)據(jù)信息保存不完善的問(wèn)題。第三，檔案制作的規(guī)范性不足，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)仍以制紙人事檔案為主，沒(méi)能?chē)@著信息化人事檔案管理需求加強(qiáng)相關(guān)數(shù)據(jù)信息整理工作，因此影響人事工作效率，沒(méi)能做到規(guī)范化的人事檔案管理。

1.2信息化水平較低

目前基層單位人事檔案管理的信息化水平較低，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案管理工作需求，人事檔案管理工作不能滿(mǎn)足人事數(shù)據(jù)信息傳遞的實(shí)際需求。首先，現(xiàn)代單位人事管理工作需要建立在人力資源信息挖掘理念下的人事檔案管理機(jī)制，傳統(tǒng)的檔案管理方式?jīng)]能挖掘潛在的人力資源價(jià)值，不能實(shí)現(xiàn)人力資源與工作項(xiàng)目的有效對(duì)接，沒(méi)能實(shí)現(xiàn)人才的優(yōu)化配置。其次，單位還缺乏完善的人力資源管理軟件系統(tǒng)，與人力資源有關(guān)的數(shù)據(jù)信息沒(méi)能實(shí)現(xiàn)單獨(dú)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，不能實(shí)現(xiàn)智能化軟件的開(kāi)發(fā)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)查詢(xún)技術(shù)手段難以發(fā)揮作用。第三，當(dāng)前對(duì)各種數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)應(yīng)用不規(guī)范，人事檔案數(shù)據(jù)很難實(shí)現(xiàn)跨行業(yè)運(yùn)行，數(shù)據(jù)信息缺乏實(shí)用性，不能實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)與現(xiàn)代檔案資源整合。

1.3檔案管理人員素質(zhì)問(wèn)題

目前基層單位檔案管理人員的能力素質(zhì)有待提高，由于檔案管理人員的能力問(wèn)題，往往影響基層單位人力資源開(kāi)發(fā)的效率。首先，目前現(xiàn)有的人力資源檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)不足，現(xiàn)有的檔案管理人員往往不具備人力資源管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，因此不能根據(jù)單位實(shí)現(xiàn)情況實(shí)現(xiàn)人力數(shù)據(jù)信息資源的有效檢索。其次，檔案管理人員不能實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源檔案的快捷有效操作，現(xiàn)有的檔案管理人員不能有效應(yīng)對(duì)現(xiàn)代力資源整合對(duì)檔案的需求。第三，基層單位缺乏完善的人事檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制，不能使用有針對(duì)性的培訓(xùn)措施，因此制約檔案管理人員發(fā)展。第四，而且當(dāng)前基層單位人力資源檔案管理人員缺乏發(fā)展的空間，沒(méi)能實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源檔案管理工作的績(jī)效評(píng)價(jià)，影響相關(guān)人員的晉升層次。

2.人事檔案管理工作問(wèn)題的成因

2.1檔案來(lái)源較為狹窄

人事檔案信息來(lái)源狹窄是人事檔案事業(yè)建設(shè)不足重要原因，由于相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)不注重人事檔案建設(shè)工作，因此導(dǎo)致絕大多數(shù)的員工數(shù)據(jù)信息沒(méi)能被全面收集，導(dǎo)致存在著數(shù)據(jù)信息不完善，人事檔案數(shù)據(jù)信息失真與人事檔案數(shù)據(jù)更新不足的問(wèn)題。目前基層單位的人事檔案管理與更新工作還缺失制度支撐，沒(méi)能對(duì)員工的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行階段性的變更，不能有效的考查收集員工的自然情況信息，沒(méi)能實(shí)現(xiàn)人力資源檔案的分級(jí)管理，這不僅制約了單位人才建設(shè)水平，而且影響檔案事業(yè)發(fā)展效率。

2.2檔案整理工作不足

基層單位普遍沒(méi)能?chē)@著現(xiàn)有人事檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理，不能全面提高檔案管理工作的技術(shù)規(guī)范水平。特別是在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的影響下，基層單位的檔案管理工作的規(guī)范性略顯不足。例如，基層單位人事檔案管理工作的制度與標(biāo)準(zhǔn)化水平足，由于缺乏明確的檔案標(biāo)準(zhǔn)化分類(lèi)依據(jù)，因此導(dǎo)致不能實(shí)現(xiàn)按照現(xiàn)代信息化進(jìn)行建檔，不能實(shí)現(xiàn)全面規(guī)范細(xì)致整理。其次，由于人事檔案數(shù)據(jù)信息不完整，沒(méi)能根據(jù)現(xiàn)代檔案資源的使用需求進(jìn)行規(guī)范管理，導(dǎo)致絕大多數(shù)的數(shù)據(jù)檔案存在著散亂的問(wèn)題。第三，還有的現(xiàn)有原始人事檔案數(shù)據(jù)沒(méi)能實(shí)現(xiàn)必要的分類(lèi)處理，不能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的全數(shù)據(jù)化，因此不能全面發(fā)揮人事檔案的作用。

3.人事檔案管理工作的主要措施

3.1落實(shí)人事檔案管理責(zé)任制度

當(dāng)前提高檔案管理工作水平，有效消除人事檔案管理工作中不規(guī)范的問(wèn)題，就必須有效落實(shí)各種制度措施，全面細(xì)化人事檔案管理工作程序。首先，加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)信息的審核工作，形成完善的人事檔案數(shù)據(jù)審核機(jī)制，著力提高人事檔案審核的效率。其次，提高人事檔案管理的協(xié)調(diào)性，形成以人事部門(mén)為主導(dǎo)，各部門(mén)人員廣泛參與的定期修檔機(jī)制，全面完善人事檔案數(shù)據(jù)信息。第三，提高人事檔案管理的嚴(yán)密性，加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)使用的保密制度，并且建立起完善的信息收集渠道機(jī)制，從而提高人事檔案管理有效性，發(fā)揮出人事檔案資源的實(shí)際價(jià)值。

3.2實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理

提高人事檔案管理工作質(zhì)量，必須提高人事檔案管理工作的信息化水平，注重運(yùn)用信息化方式提高人事檔案管理效率。首先，加強(qiáng)信息化設(shè)施設(shè)備的引進(jìn)工作，構(gòu)建完善的人事檔案管理信息機(jī)制，開(kāi)發(fā)信息化人事檔案管理工作系統(tǒng)，運(yùn)用信息管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的智能化目標(biāo)。其次，實(shí)現(xiàn)信息化人事檔案管理技術(shù)開(kāi)發(fā)，加強(qiáng)視頻、圖片人事檔案數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)，注重轉(zhuǎn)化人事檔案數(shù)據(jù)資源形式的能力，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化創(chuàng)新。第三，強(qiáng)化建立人事檔案數(shù)據(jù)信息的共享機(jī)制，注重挖掘高水平的信息人才，進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的效率。

3.3加快建設(shè)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)

加快建設(shè)高素質(zhì)的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)日益重要，現(xiàn)代人事檔案管理工作不僅局限在人事檔案的存儲(chǔ)階段，還要根據(jù)人力資源開(kāi)發(fā)實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的信息化處理。首先，構(gòu)建完善的人事檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，著力配備以人力資源專(zhuān)業(yè)和信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)為主的人力資源管理工作團(tuán)隊(duì)。其次，明確人事檔案資源管理與開(kāi)發(fā)的工作項(xiàng)目，運(yùn)用項(xiàng)目工作制度拓展人事檔案的價(jià)值。第三，圍繞著人事檔案管理團(tuán)隊(duì)加強(qiáng)核心業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)工作，注重提高培訓(xùn)的針對(duì)性與實(shí)效性，解決檔案管理中的實(shí)際問(wèn)題。第四，完善兼職人事檔案管理工作體系，注重提高檔案內(nèi)容的實(shí)用性，從而構(gòu)建起一支有責(zé)任心的檔案隊(duì)伍，提高檔案管理有效性。

4 結(jié)論

加強(qiáng)人事檔案管理工作必須形成完善工作體系，在充分認(rèn)知人事檔案管理問(wèn)題基礎(chǔ)上，找出人事檔案管理問(wèn)題原因，在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)人事檔案管理人才配置，著力完善人事檔案管理策略，切實(shí)解決人事檔案管理實(shí)際問(wèn)題。

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