提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

孟博

摘 要：隨著事業單位信息化建設的發展，檔案管理信息化全面普及。檔案往往涉及到是許多重要信息，因此檔案的管理工作至關重要。在這樣的大背景下，我國事業單位的檔案管理工作仍有不足，相關人員應當意識到檔案管理工作的重要性。加快完善檔案信息化進程，不僅可以降低事業單位人工勞動成本，還有利于提高檔案管理的運作效率。

關鍵詞：事業單位；信息化管理；不足；方法

1 引言

事業單位的的職能在市場經濟的條件下，市場對資源的配置起基礎性作用，有著維護國家和社會效率、平等穩定的作用。可以說，事業單位的檔案信息不僅記錄著我國社會、經濟的發展，也關系著事業單位人才的考核和培養。因此，事業單位的檔案作用重大。對事業單位而言，檔案管理工作不僅要作為重點，同時也是一個難點。近年來，隨著網絡和各項新型檔案管理技術的產生和發展，對我國事業單位中原本存在的傳統的檔案管理工作產生了嚴重的沖擊。在這樣的大背景下，事業單位的檔案管理模式不斷轉型，越來越離不開信息化的建設，而傳統的檔案管理模式越來越難以適應新時代的需要。因此，事業單位應積極進行檔案管理的信息化建設，優化檔案管理，簡化管理流程，使管理更為高效。加強事業單位的檔案信息化建設是事業單位改革中面臨的重要問題。

2 目前我國事業單位檔案管理中普遍存在的問題

目前，大多數事業單位的檔案管理工作仍不夠完善。這就對信息化進程提出了挑戰，也對事業單位檔案管理工作人員提出了要求。

2.1 信息化管理體系中存在的問題

事業單位的檔案管理工作人員很多都不是科班出身，他們沒有經過專業的檔案知識培訓，更沒有經歷檔案的信息化進程。

大多數事業單位的高層領導人員對檔案管理這類基礎問題，都缺乏系統的了解和關注。事業單位往往更注重工作人員的知識理論水平，因此，人才的培養和引進往往被放在第一位，檔案管理工作反而常常被忽視。事實上，事業單位的檔案管理工作不僅關系到事業單位工作人員的利益，還關系到國家的利益，事業單位必須給予檔案管理工作一定的重視。

2.2 信息安全存在的問題

事業單位檔案管理進程在進步的同時，也擔負著一定風險，尤其是信息安全風險，更是比較突出。檔案管理與信息技術掛鉤，信息技術往往存在著漏洞，一旦信息技術遭受黑客攻擊或者病毒入侵，那么檔案安全將面臨著巨大威脅。但是，很多事業單位的檔案管理人員并沒有重視到這一點。并且事業單位在檔案信息化建設的進程中，沒有制定嚴格的交接制度。檔案管理工作微小細致，不同管理人員的工作方式有所不同，這就給檔案管理工作帶來了一定的困難，可能會檔案管理工作混亂，甚至檔案遺失。

2.3 管理人員存在的問題

檔案管理的信息化是一個必然趨勢。在我國的大部分事業單位中，專業的檔案管理人員仍舊十分緊缺。大部分檔案管理人員依然習慣于利用傳統的手工操作，依然習慣于傳統檔案管理方式，對于信息化進程的認識不足，很難適應信息化水平下的檔案管理工作。再加上一些檔案管理人員不能認識到檔案管理工作的重要性，缺乏工作熱情，在工作中不夠仔細，缺乏責任心，總是敷衍了事，對檔案工作缺乏準確的認知，導致我國事業單位中的檔案管理工作混亂無序。

2.4 事業單位的檔案管理信息化程度不高

現在 ， 信息化在我國事業單位檔案管理工作中的應用水平較低 ， 對于某重要的檔案記錄依然沒有采用信息化的方式來記錄 ， 通過紙質的方式來收藏這些檔案 ， 存在很大的收藏難度 ， 同時也帶來一定的翻查難度。因此 ， 為了提高檔案保全的技術水平 ， 事業單位應當注重對檔案管理工作的信息化建設與完善。

3 完善事業單位檔案管理信息化建設的措施

在推進事業單位檔案管理信息化進程中，事業單位與檔案管理人員都應更新認識，做出改變，以推動檔案管理信息化有秩序的發展。

3.1 完善信息化管理體系

完善信息化管理體系大致包含以下兩個方面：

1）制定信息化管理體系的總體規劃。事業單位在進行檔案信息化管理時，應制定信息化管理體系的總體規劃，從服務于事業單位發展的全局戰略出發，制定符合本單位發展的長遠規劃，從而使檔案管理形成一個完善的體系，以推動事業單位的檔案信息化進程。

2）制定內部管理標準體系.事業單位進行檔案信息化管理時，不僅要制定總體規劃，還要實行檔案信息化管理體系的內部優化，結合自身發展，按照國家標準制定內部管理標準體系，從而更為和諧地發展與完善。

3.2 完善監督管理機制

完善檔案管理監督機制是保障檔案管理信息化安全的保障。

3.2.1 加強自我監督。事業單位要加強自我監督，在檔案管理環節中設置高層權限，針對重要信息的提取、查看、借閱等操作需要有上層權限審批。日常要加強對員工工作流程的信息化管理，使得檔案管理流程有法可依、有章可循。強化檔案信息安全管理制度的建設，使電子檔案受到嚴密制度的保護，禁止非規定計算機接入與訪問電子檔案網服務器，禁止移動設備對電子檔案的輸入與輸出，禁止非檔案管理人員直接接觸電子檔案，以一系列的制度來完善檔案管理，強化信息安全。提升員工自身對檔案管理工作的正確認識，加強員工基本業務知識與實踐技能的提升，使得檔案管理呈現規范化、數據化、嚴謹化。

3.2.2 提倡公開監督事業單位可以開展公開監督，以虛心的態度接受社會公眾的意見和建議，促使事業單位的正面形象得以提升，從而聽取意見進行內部管理手段的調整。

3.強化檔案信息管理系統的定期維護

檔案信息管理系統的安全與否直接決定著檔案的信息安全。因此，事業單位應加大力度，強化定期維護，每周都要進行例行檢查，定期進行病毒檢測與病毒查殺、不斷進行數字化掃描，通過多種系統維護方式來確保檔案信息安全。

3.3 提升管理人員素質

檔案管理是一項重要的工作，即便其不是事業單位最主要的工作，卻也是最重要的工作。因此，檔案管理人員應提高工作熱情，認清檔案管理信息化管理的趨勢，加強學習，切實強化檔案管理的責任意識、服務意識，提高自身信息管理意識，提高自身專業素質，以便在檔案管理崗位上做到最好。事業單位作為社會的記錄角色，應當從長遠、宏觀角度考慮，為工作人員提供繼續深造或晉升的平臺、完好的薪酬福利制度，促使工作人員加強自身素養、提升專業業務技能、以熱情與積極投入工作，從而為事業單位創造更多的經濟收益，使得人才得以在崗位上實現自身價值。

3.4 建立完善的檔案管理制度

通過建立科學的檔案管理制度來對檔案管理的具體行為進行約束 ， 促進檔案管理工作規范化。事業單位管理人員應當根據自身單位的發展情況來制定具有實際可行性的檔案管理制度 ， 對檔案管理信息化的建設設定考核指標 ， 通過獎懲制度來激發員工們服務于檔案管理工作的積極性、主動性。通過檔案管理制度的建立 ， 有利于帶動單位的全體員工關注檔案管理工作 ， 增加員工對檔案管理工作的熱情。

信息化建設使得事業單位檔案管理向數據化、資源化轉變，同時也使事業單位檔案管理工作面臨著更多的機遇與挑戰。我們應以刷新自身認識，完善信息化管理體系，強化檔案管理中的信息安全。通過優化檔案管理工作來優化事業單位的其他工作，以推動事業單位更加長遠的發展。

參考文獻

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