物業企業財務內部控制現狀分析及優化方案

張權利

摘要：過去十幾年是我國房地產業騰飛的時代，也是我國物業企業發展的黃金時期。隨著房地產市場的發展，物業企業也取得了長足的進步，物業企業是新興的服務行業，隨著互聯網科技的發展，數字化信息時代的到來，企業生存發展也面臨著一系列的困難和挑戰。伴隨國內和國際市場競爭的加劇，物業企業為了提高自身的盈利能力和水平，唯有通過加強內部控制，防范企業財務風險加以實現。站在企業發展的角度上來說，財務內部控制是物業企業可持續發展的關鍵所在，而防范財務風險，需要提高物業企業管理人員對風險的預知判斷、以及財務工作人員對工作的精細程度，嚴格開展內部控制，構建完善的財務管理體系，提高風險防范意識，為企業經營活動提供良好的內部環境，避免資金的浪費和流失，是企業持久發展的最佳途徑。文章通過闡述什么是內部控制、其所包含的內容以及構成要素，剖析財務內部控制在物業企業發展過程中的重要作用；并基于物業企業內部控制現狀和不足提出優化解決方案，以期對物業企業的健康發展提供借鑒、參考。

關鍵詞：物業企業；財務內控；現狀分析；優化方案

伴隨著我國房地產市場的蓬勃發展，物業管理作為一個新興的服務行業日漸成熟，但在瞬息萬變的市場競爭中，要想擁有一席之地，面臨的挑戰可想而知。伴隨著物業企業規模的不斷擴張，企業發展也漸漸進入瓶頸期。面對企業所遇到的這些前所未有的挑戰，生存的基本途徑之一就是轉型升級，為保障物業企業健康可持續發展，構建合理、有效的財務內部控制體系勢在必行。

一、物業企業財務內部控制的內容與要素

在我國，內部控制規范體系由基本規范和配套指引構成。企業內部控制基本規范及其配套指引的頒布實施，為建立健全企業內部控制制度建設，提高企業管理水平提供了良好的環境與規范，推動了企業實踐的發展。《基本規范》中指出：內部控制首先是一個過程，是動態的，時時變化的；需要董事會、監事會、經理層和全體員工共同參與，為實現企業既定的控制目標提供合理保證，而不是絕對保證。企業要想實現自身的發展，需要以遵紀守法為前提；為資產安全提供扎實的制度保障；并保證企業信息報告的真實、完整，致力于提升企業誠信度和社會知名度，提升自己的品牌形象；企業通過建立健全有效的內部控制機制，不斷提高經營活動的盈利能力和管理效率；推動企業愿景、規劃以及戰略目標的實現、提升可持續發展能力，實現企業的經濟價值和社會價值。內部控制基本規范和應用指引的發布，對企業長遠發展具有積極的指導意義。

（一）物業企業財務內部控制制度的內容

1. 在收入款項控制方面

物業企業的主營業務收入是租金、物業管理費、水電費、停車費以及零星的裝修管理費、服務費等款項的收繳，收入款項的內控制度和流程設置應合理規范，流程之間應環環相扣，對銷售和收款等不相容職務進行有效分離，加強制約和監督。

2. 在庫存維修物資控制方面

建立健全庫存維修物資的采購、驗收、保管等一系列管理制度，明確各個崗位職責和權限劃分。主要內容包括：確定合理庫存標準；規范采購驗收環節；建立科學的供應商評估和準入制度。加強對采購活動的會計系統控制，并定期與供應商核對往來款項。建立存貨保管制度，加強日常管理，并建立盤點清查制度，提高存貨周轉水平。

3. 在經營費用支出控制方面

主要包括物業日常設施維修、日常經營成本的控制。其中的日常設施維修費用要實行總額控制和單項控制相結合，嚴格執行預算要求，將費用支出控制在合理范圍之內。

（二）物業企業內部控制的構成要素

1. 內控環境主要是指單位管理層對控制的態度、認知和行動。具體體現在：企業的治理結構和議事規則、職責分工和權責分配、內審人員工作的獨立性、人力資源政策以及企業的價值觀和社會責任感等方面。

2. 風險評估是實施內部控制的重要一環，主要包括：企業發展愿景、使命、戰略目標的設定；根據企業運營流程、結合內、外部條件，識別可能影響企業發展的潛在、關鍵的業務環節；采用定性和定量結合的方法，對風險源發生的可能性和影響程度進行科學評估；從而確定適合企業自身發展的風險應對策略，滿足企業的最大風險承受度要求。

3. 控制活動是指管理者所制定的具體控制措施，主要包括：經濟業務和經濟活動授權審批；工作人員的職責劃分；全面預算控制；經濟業務的記錄、歸集、分類、編報等控制；財產及其記錄真實、準確，接觸使用要有保護措施；定期開展運營分析等。企業應當根據內部控制目標，結合風險應對策略，綜合運用各種控制措施，對經濟業務和事項實施有效控制。

4. 信息與溝通是企業要確保企業內部信息有效溝通、及時傳遞。主要包括：對企業信息進行合理篩選、整合，提高可利用程度；重要信息及時傳遞至董事會、監事會、經理層；實現對業務的自動控制，減少或消除人為操縱因素，加強信息系統開發與維護；同時必須將反舞弊機制落實到實處。

5. 內部監督是實施內控的重要保證，是企業對內部控制建立與業務流程中各環節的落實情況的監督檢查。通常采用日常監督和專項監督結合的形式，發現內部控制缺陷，及時加以改進。

綜上所述，內部控制貫穿于企業日常經營管理活動的各個環節，企業各部門都需要加強內部控制，建立完善的內部控制制度。

二、加強物業企業財務內部控制的重要性

企業內部控制的目標之一就是要保證會計信息的真實、完整，內部控制各項活動都離不開會計信息的支撐。內部控制既是會計框架體系的重要組成部分，也是財務工作轉型升級的方向。物業企業要從基礎工作抓起，梳理各個環節的內部流程，通過構建合理的財務內部控制體系，從整體上提高企業財務信息的質量，從而在根本上提高企業的管理效率，有效防范財務風險。試想：如果財務內部控制機制失控，勢必影響企業的正常運營，何來企業的發展？

加強物業企業財務內部控制的重要性，主要體現在以下方面：首先，建立嚴密的控制體系，以“防”為主，各項經濟業務要相互牽制、相互制約，避免工作人員由于利益的驅使，做出一些違背企業規章制度的行為，以達到獲取不當收入的目的，嚴禁一個人獨立辦理一項業務的全部過程；其次，建立以“堵”為主的監控防線。對企業各個崗位、各項業務進行日常性和周期性的核查，并在事后進行監督，及時糾正執行中出現的偏差；最后，建立以“查”為主的監控防線。成立一個獨立于被審計單位的審計部門，對財務部門實施有效的內部控制。

三、物業企業內部控制現狀分析

（一）企業決策者財務內部控制認知需要提高

物業企業的決策者大多來自于房地產開發企業，他們具有豐富的工作經驗；但是缺乏物業企業的管理理論和實踐經驗，尤其缺乏專業的財務管理知識。由于目前物業企業內部財務管理制度有待完善，企業的管理人員往往忽視內部控制在實現組織戰略、提升組織經營管理效果中的作用，導致內部控制很難引起決策者的重視，其真實作用被大大低估。

（二）全面預算控制亟待加強

全面預算控制是物業企業正常運轉的有效前提，企業的預算控制方面存在著幾個方面的問題：第一，預算編制是全面預算管理的基礎，沒有建立全面預算管理機構，對預算控制缺乏整體的規劃管理。第二，基數增長法是預算編制通常采取的傳統方法，在實際工作過程中，預算方法顯得過于簡單。管理方式顯得過于粗放，使財務預算的準確程度出現偏差；同時預算的執行有賴于日常工作的監督，對于財務預算監督不到位，往往造成實際執行情況與預算計劃出現差異。

（三）企業財務內部控制制度有待進一步完善

當前物業企業長期處于無法可依的狀態，不具備完善的企業財務內部控制制度，帶來了企業在財務管理環節的諸多不良后果。財務信息的反映和調控是物業管理企業經營業務和價值流轉的重要組成部分，由于內部控制處罰力度較輕，導致內部控制缺陷而引發的會計舞弊頻繁發生，必將妨礙企業的發展。

（四）監督機制、內部審計制度急需建立、健全

由于企業內部監督機制不完善，工作中缺少必要的制衡；工作人員相互串通、以權謀私，隱瞞客戶信息，致使有些工作人員產生不滿情緒，缺乏工作積極性，喪失對企業的認同感，影響企業凝聚力，從而引發財務風險。有些物業企業目前沒有設立獨立的內部審計機構，有的即使設立了，財務負責人兼任內審負責人，形同虛設，大大削弱了內部審計的獨立性與嚴肅性，造成財務內部控制的質量信息失真。內部審計的宗旨應該是為企業提供服務的，目的在于優化現有業務流程，識別重大財務風險，建立關鍵控制點和控制措施，這是目前大多數企業需要扭轉觀念的地方。

四、物業企業財務內部控制優化的方案

物業企業在內部控制建設上，應從五個基本要素抓起，積極改善內部控制現狀，逐步建立適應物業企業發展的嶄新的內控模式。

（一）組織形式保障

為保證內控制度的有效運行，首先，應該明確要求全體員工共同參與、積極加入，而不能把工作全部推到財務人員的身上，其他部門的人員都袖手旁觀；其次，還要明確各個部門的工作職責，劃分責任權限，避免出現由于信息不對稱而導致的管理層凌駕行為，同時加強董事會在企業經營管理中的作用；第三，還必須執行不相容崗位分離的原則，劃分出企業經濟活動的各個環節，如：授權、簽發、核準、執行和記錄等的不相容職位。針對每一環節中的不相容職位均由相對獨立的人員或部門實施，做到不相容崗位職務的分離；此外，關鍵崗位的人員必須做到定期輪換。只有這樣才能充分發揮內部控制的作用。

此外，企業應當根據自身發展的實際情況，總結企業成立以來的優良傳統，優秀員工的工作事跡、工作成果，挖掘企業文化底蘊，提煉核心價值，確定企業文化建設的目標和內容，形成獨樹一幟的企業文化。最大程度上化解因制度失靈而出現的種種矛盾。樹立現代管理理念，強化風險意識和法制觀念。

還有，全面預算控制的內容涵蓋了企業經營活動的全過程。物業企業應分解全面預算控制的各個環節，主要有：確定預算目標的確定；編制和審定預算；指標下達并落實責任人；預算執行的授權、預算執行過程的監督；預算差異的分析與調整；預算業績的考核和獎懲等，盡快落實全面預算控制工作，發揮出全面預算控制的強大約束力與管控力。

（二）信息技術系統保障

企業財務管理系統電算化已經普及很長一段時間了，隨著我國會計信息技術進入規范化、智能化、互聯化、產業化階段，如果不規范財務系統管理，使得會計軟件及其運行所依賴的軟硬件環境遭到破壞，可能造成用戶機密信息泄露、資金被盜、數據被篡改、甚至造成系統癱瘓等重大問題。為此，應該通過建立服務運營商行業準入制度和運行規則，創造良好的市場競爭環境，提供優質的信息化服務，保障企業的資金安全和信息安全。

隨著信息技術和財務會計工作結合的日趨緊密，企業財務會計工作的實施勢必將變得更加規范化和嚴格化。為了提高財務軟件系統的運行效果，加強企業會計系統內部控制制度的完善是十分必要的。在財務系統中建立有效的崗位責任制，進行崗位設置時，要準確把握不相容職務分離原則的精髓和要義，合理的賦予相關人員職責權限，通過強化輸入、處理、輸出過程的管理，保障電子數據的真實、完整、安全。嚴格做到系統設計的業務處理流程在實際執行過程中不走樣、不變型。

（三）風險評估與控制機制保障

構建物業企業財務風險預警體系，需涵蓋方方面面的工作，根據實際工作中出現的情況設立風險預警點，同時完善風險評估體系。風險評估的立足點在于對企業業務流程的充分認知，以及對財務報表的深刻理解。

企業常有的風險評估內容有籌資風險評估、投資風險評估、信用風險評估。籌資風險評估主要是對企業的權益風險和負債風險進行評估。對于企業來講，應根據特定的條件靈活地采取不同的籌資方式或籌資方式組合；投資風險評估是對投資項目的技術風險、市場風險、資金風險、管理風險等，采用風險度評價、檢查表評價、決策樹等方法進行評估；信用風險評估包括企業失信信息、法律訴訟、行政處罰等行為，通過風險評估認清企業存在的潛在風險，有效管理和降低風險可能帶來的損失。企業應結合自身具體情況，靈活運用各種評估方法，對企業面臨的風險有一個完整、清醒的認識，及早發現企業運營中存在的問題，從而做出正確的經營決策。

在企業各項經濟業務制度執行過程中，嚴格遵循國家行業標準的規定，遵守相關法規、條例、制度的規定，構建健全、完善的復核、檢查及監督制度，做到日常工作有章可循，日常管理運行高效、客戶服務質量節節高升。建立起規范、標準的風險管理程序， 將風險管理的目標及具體措施落實到實際的工作流程中，并根據實際執行情況進行必要的調整， 及時糾正偏差，以達到持續改善經營的目的。同時，針對企業存在的潛在風險，定期（每年至少一次）開展測試、評估并提出應急預案，定期進行演練。

五、結語

黨的“十九大”報告指出，我國經濟已由高速增長階段向高質量發展階段轉變，增速下行正是企業改革的有利時機、物業企業應順應時代發展的潮流，向精細化管理邁進，彰顯財務內部控制的重要功能。可以預見在不久的將來，財務內部控制健全、財務管理方法先進、資金運作優良的企業，必將在激烈的市場競爭中成為領頭羊、引航者。因此，物業企業一定要積極行動起來，不斷提高服務質量，提升品牌價值，實現經濟價值和社會價值最大化，繪制出企業發展的美好藍圖。

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（作者單位：北京北新房屋開發有限公司）