優化國有企業檔案信息化建設的策略分析

邵姝藝

摘 要：檔案作為重要的信息資源，其不僅是企業的重要財富，同時也凝聚了企業全體員工的智慧，能夠為企業決策提供重要的信息支持。國有企業檔案具有巨大的經濟價值和突出的社會價值。為了實現對國有企業檔案的充分利用，在當前信息化環境下，需要加大國有企業檔案信息化建設的進程，推動國有企業檔案的數字化，實現檔案信息資源的有高效利用。

關鍵詞：國有企業；檔案；信息化；作用；策略

國有企業記錄了企業發展的全過程，是對企業發展過程中關鍵數據信息的真實記載，是企業提升核心競爭力的重要組成部分，同時也是企業發展決策的重要依據。通過優化國有企業檔案信息化建設，全面提升檔案管理的信息化水平，實現企業檔案的高效利用，使檔案工作能夠更好的服務于國有企業的發展。

1 國有企業檔案信息化建設的內涵及作用分析

（一）檔案信息化建設的內涵

當前計算機技術、互聯網技術及通信技術等取得了較快的發展，這也使檔案管理工作中開始引入信息化技術，利用計算機來對檔案信息進行存儲和管理，實現對檔案信息的快速檢索和準確調用。在檔案信息化建設過程中，以檔案信息的數字化為基礎，構建動態化的檔案信息數據庫。同時借助于網絡，數字化檔案信息資源可以進行借閱和交互，有效的提高了檔案工作的服務水平。而且檔案信息資源實現了自動化檢索，提高了檔案信息的查閱效率，對檔案信息的開發利用奠定了良好的基礎。

（二）國有企業檔案信息化建設的意義

（1）資源共享、提高效率

在當前互聯網環境下，檔案信息資源共享成為可能。在當前國有企業檔案管理工作中，通過網絡來進行信息收集、統計、匯總、分析和儲存，通過構建檔案管理信息系統，實現企業內部檔案信息資源的共享。不僅提高了檔案的高效利用，而且檔案管理人員工作效率也大幅度提升。

（2）快速查詢、高效利用

在國企運營過程中，檔案管理部門需要提供信息查詢和搜集服務。通過優化檔案信息化建設，在為檔案使用者提供服務時，只需要在檔案管理系統中輸入關鍵文字就能夠查詢到所需要的資料。實現了即時搜索和即時利用，檔案整個服務環節的效率大幅度提升。而且檔案信息管理系統與企業信息系統實現有效銜接，檔案利用者可以進入信息系統自主搜索所需要的檔案信息，使檔案管控工作更具靈活性和高效性，全面提升了檔案查詢和利用的效率。

（3）快速備份、高效管理

在進行信息化管理之前，檔案管理工作受客觀因素影響較大，一般性自然災害和由人為因素導致的災害都有可能讓檔案受到損害。而且，國有企業大多數是規模較大且結構完善的企業，其中各部門的檔案資料數量龐大，且名目眾多，所以，管理部門必須要準備大面積的檔案室來存儲這些檔案，這也相應增加了國企的房屋、土地和物業等成本。實施信息化后，檔案管理工作不僅輕便，而且能夠將這些檔案快速復制到其他存儲設備中，及減少了檔案存儲空間，又方便了檔案信息的存儲和查閱。

2 國有企業檔案信息化建設優化策略

（一）重視檔案管理信息系統整體水平的提升

當前，大部分國有企業都已經認識到了實現數字化對企業發展空間的有效作用，然而，在信息化管理工作的逐步開展當中，由于側重點不同，其信息化整體水平還有待提高。為加強對檔案管理機構的數字化管理，必須要就國企信息化系統進行整體監測，補足信息系統中的薄弱環節，特別是要加強檔案管理部門與其他部門的連接，為推動檔案內容信息共享掃除障礙，以提升檔案管理部門的效率。

（二）建立完善的檔案信息化標準規范和制度

國有企業檔案信息化建設過程中，需要建立健全檔案信息化標準，并進一步對檔案管理制度進行完善，明確檔案管理部門在檔案信息化建房過程中的職責和任務，建立電子檔案管理技術標準、歸檔規范、安全規程等，進一步對網上檔案上傳及檢索流程進行規范，針對具體的管理級別來劃定具體的權限，以此來對檔案信息的使用人員進行限定，確保檔案信息的安全性。

（三）抓好數據庫建設

數據庫建設是所有大型企業進行信息化建設所關注的重要內容。企業自建數據庫，一方面可以自己掌握企業的重要信息數據，確保數據庫的整體安全性；另一方面，也可以有效提高數據庫的運轉速度，促進國有企業內部資源共享的便利。在國有企業發展過程中，檔案信息資源的數量越來越龐大，針對于不斷增加的檔案數量，檔案管理部門通過構建檔案信息數據庫，可以實現對檔案信息的高效管理，而且能夠隨時調用所需要的檔案信息資源，為檔案信息的開發利用打下了堅實的基礎。

（四）積極應對數字化檔案的安全問題

檔案信息建設過程中，紙質檔案轉化為數字檔案后，雖然為檔案管理和利用提供了更多的便利性，但檔案信息在保存、傳輸和共享過程中存在較多的安全問題，因此要求檔案管理人員要具有較強的安全意識，在具體操作過程中嚴格按照標準化程序，避免檔案數據被篡改和復制的問題發生。基于當前檔案管理的實際情況，國有企業檔案在較長一段時間內還會保持雙套保管制度，即電子檔案與紙質檔案共存。這對檔案信息的安全管理工作也十分有利。另外，為了進一步強化對數字檔案的安全管理，還要推動數字檔案異地存儲方式，通過建立異地備份庫，針對于一些重要檔案進行異地備份，確保檔案信息的安全性。

（五）重視檔案信息化人才管理

人才培養是國有企業任何時候都不應忽視的一項重要內容，在當前國企檔案信息化建設過程中，對于檔案管理人員提出了更高的要求。不僅需要檔案管理人員要具備專業的檔案知識，同時還要掌握信息化技術，在實際工作中能夠靈活運用現代化技術來完成各種檔案工作。因此國企要重視現有檔案管理人員的培訓工作，定期組織檔案管理人員進行針對性的培訓，全面提高檔案管理人員的計算機技術和網絡技術水平，使其在實踐工作中對檔案信息的處理能力得以增強。另外，國企還應當招聘部分計算機方面的專業技術人員，專門負責檔案管理系統維護和計算機網絡信息內容的維護工作，提高國企檔案信息資源的安全，更好的發揮出檔案信息化建設的效能，使檔案信息能夠更好的服務于國企的各項工作。

3 結束語

國企檔案信息化建設作為國企信息化建設的重要內容，在當前國企結構優化升級的關鍵蜞，國企檔案的重要性更加凸顯出來。因此需要進一步優化國有企業檔案信息化建設，全面提升國企檔案信息化水平，構建檔案數據庫，建立健全檔案信息化建設標準，全面提高檔案管理人員的信息化技能，這樣才能加快推動國企檔案信息化進程，實現檔案信息的高效檢索和利用，為國企的發展和建設提供重要的信息支持。

參考文獻

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