人事檔案工作在企業發展中的地位與作用

陸永玲

摘 要 改革開放以來，國家不斷發展，不管在經濟、政治，還是文化上，都有了明顯的進步，而人事檔案工作的作用也越來越顯著，成了很多企業在發展中一個重要的部分。人事檔案工作在一定的程度上能夠幫助企業領導做決策，因為它通過記錄企業員工的一些個人事跡，以文字的形式進行整理總結，能夠幫助人力資源識別和選拔人才。特別在近年來，隨著企業人事制度的改革，以及各大企業對人才需求的增加，人事檔案工作逐漸受到人們的關注。基于此，本文主要分析了人事檔案工作在企業發展中的地位與作用，從而為企業的可持續發展提供可靠的人才分析，最大化地實現個人和組織的目標的統一，有一定的參考價值。

關鍵詞 人事檔案 企業 作用

一、人事檔案可有效推動企業發展

企業的發展主要依賴的是競爭力，而在當代，市場上的競爭力主要體現在人才上，因此很多企業都是堅持“以人為本”的宗旨。畢竟一個企業想要成長，必須做好管理工作，無論是出發點還是歸宿點，都應該注重“人”這一資源，這是在當代市場競爭日益激烈的環境下各大企業必須關注的。人事檔案管理工作對企業每個職員包括德、能、勤、績等方面的有關信息，都會進行相關記錄和整理，可以更為方便和快捷地對個人進行分析，從而作出合適的決策，從而充分發揮每個人的優勢。企業應該對人事檔案工作給予重視，因為它能夠比較全面地把各種人才的專長和性格等表現出來，從而更好地發現人才，并且合理地使用、調動人才，起到揚長避短的作用，促進企業的發展。這樣一來，也能有效地提高該企業所有職員的工作積極性及創造性，進一步提高工作的效率。人事檔案的合理化管理也能夠讓職員感覺到企業對其的關心。所以，人事檔案工作對企業有一定的推動作用，但如果企業不重視人事檔案工作，不加強管理，也會直接影響到企業的可持續發展。

二、有利于企業人力資源規劃的開展

人事檔案管理工作可以說是企業人力資源規劃中的一個重要環節，具有舉足輕重的作用。人事檔案工作涉及企業的人才結構和特征，所以能夠幫助企業領導者更為全面地掌握有關的信息。就企業的人力資源規劃來說，能夠增強企業內部職員的流動性，分析退休人員，把握人才流動的方向，關注每個人才的發展，是企業人力資源規劃的重要參考信息。特別在當代，各種人才市場使各種不同領域的人才，比如科技人員、教師等的流動日益頻繁，而人事檔案工作能夠更好地讓企業得知應聘者的情況，從而合理使用人才。人事檔案的建立也是時代發展的產物。通過人事檔案工作，可以進一步增加企業對聘員的信任和認可度，建立和諧的關系，人事檔案也是人才日后晉升的參證，能夠有效地扼制部分企業盲目選人的弊端。在新時代的市場下，人事檔案工作能夠幫助人力資源部制訂出更為長遠的人才培養計劃，進一步優化人力資源配置，根據不同的人才不同的能力，進行合理的配置，揚長避短，優化企業人力資源規劃。

三、為企業選用人才提供一定參考

良好的人事檔案工作可以很好地適應企業的改革或者其戰略發展要求，而人才工作計劃也能更合理，發揮著重要作用。通過對人事檔案工作的整理，可以了解企業內人才的儲備狀況，而且還能夠進一步預測企業的人才需求及發展方向，以便制訂科學的人力資源計劃，為企業選用合適的人才。如果缺乏人事檔案工作，企業便不能較為方便、快捷、準確地得知企業的所有人才的有關信息，難以作出選用人才、調動人才的決策。避免花費大量的時間和精力，這也是人力資源需求預測的關鍵。在當代的市場經濟建設背景下，人事檔案是了解人才狀況的重要且最直接的方式，能夠更直觀、更系統地了解一個人所有的經歷，從而幫助企業更好地利用人才。

四、可提高企業員工的整體素質

通常來說，人力資源部門在內部招聘時，往往會忽略員工自身的素質，甚至唯親是用，導致企業職員素質整體降低，不利于企業內部的有效管理。而通過人事檔案工作，能夠很好地避免招聘過程中的違規行為，也進一步保障了該企業職員的質量和素質，良好的人事檔案工作能夠優化員工選拔和任用。同時，在企業對職員進行培訓的時候，人事檔案工作也能提供一定幫助，能夠更好地了解員工的教育背景或者培訓需求，能夠更好地分析每個職員的狀況從而進行有針對性的培訓。比如，對于那些工齡比較大的老員工可能對于基礎知識的培訓存在抵觸，就可以向其開展健康保健培訓；而對于那些新人，應該更注重對工作技能的培訓。通過人事檔案分析，針對不同的職員做不同的培訓，能夠進一步地調動職員的積極性。另外，企業員工有不同的需求層次，可以結合馬斯洛需求層次論，針對性地實行激勵性政策，激發企業職員的工作熱情。

五、結語

人事檔案工作在企業發展過程中起著非常重要的作用，特別在當代市場競爭如此激烈的環境下，人事檔案能夠為企業做發展戰略計劃提供很好的參考依據，促進企業的發展，也有利于企業人力資源規劃的開展，為企業選用人才提供一定參考，提高企業員工的整體素質，企業應當給予重視。

（作者單位為廣西壯族自治區南寧樹木園）

參考文獻

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