醫院人事檔案管理存在的問題和解決方法

摘 要：作為醫治患者和處理疾病的單位，醫院肩負著重大的社會責任，其中醫院人事工作在醫院整個工作體系中占據著重要地位，而醫院人事工作的開展又賴以對醫院人事檔案進行規范化、精細化和科學化管理。醫院人事檔案工作成效直接關系到人力資源調配的利用和效率，也是醫院進行崗位安排和選人用人的科學依據。近年來，醫院人事檔案工作引起了各個醫院的高度關注，如何提升管理效能，解決管理困境，一直是檔案管理人員需要思考的重大課題。因此，探討醫院人事檔案工作并提出優化路徑是具有現實意義的。

關鍵詞：人事檔案；醫院；專業人才；人事工作

一、醫院人事檔案管理概括

醫院人事檔案主要是記載醫院各個工作人員工作經歷、思想素質和專業能力等情況的信息資源的集合體[1]。在社保繳納、申報職稱、定級轉正以及調動升遷過程中，人事檔案無疑能夠起到一個憑證和參考作用。醫院人事檔案管理是醫院人事工作的基礎，忽視醫院人事檔案管理會導致人事工作欠缺科學性、公平性和合理性。總體而言，對醫院的人事檔案進行管控，提升檔案管理質量意義突出。

第一，適應時代發展的需要。在信息化的浪潮和經濟全球化的背景下，社會各行各業的生產方式隨之變革，人事制度改革前行的步伐加快，醫院人事檔案管理模式也要與之相配套，才不會影響整個人事工作的進程[2]。醫院人事檔案是考核并評價醫院工作人員各項能力的重要依據，其意義自然不言而喻。只有高效率的對檔案進行管理，才能更加科學合理地選人用人、激勵工作人員和培養工作人員，這也是人力資本理論在新時代的要求。

第二，實現人事檔案增值增效的保障。典型表現在人事檔案信息化管理領域，現階段許多人事信息都是電子化格式，這就要求醫院人事檔案管理工作也要體現出數字化和信息化的特征。醫院人事檔案如果不能實現信息化，就難以走向現代化，就會影響到醫院人事工作的順利開展。近年來，許多醫院都增加在檔案信息化領域的投入，使得信息化對組工業務的支撐作用明顯，人事檔案能夠被不同部門所共用，實現了人事檔案的增值增效和人事檔案的多用共享。

二、醫院人事檔案現存問題

（一）管理機制不健全

一方面，信息化管理機制的缺失。許多醫院雖然開展人事檔案信息化工作，但是卻沿用傳統的管理機制來開展信息化工作，導致管理機制與實踐工作的脫軌。典型表現在數字檔案文件的格式規定、日常維護和安全管理上，如果沒有相應的規章制度，就會使得人事檔案管理工作亂套，影響到檔案管理成效。另一方面，考評辦法不健全。沒有考核就等于沒有管理，醫院人事檔案工作不僅要有確定的目標，更要有切實的行動，否則一切目標都是空談。同時，醫院人事檔案管理水平也需要通過具體指標來衡量，只有衡量水平之后，才能更有針對性的進行人事檔案建設。現階段，部分醫院考評辦法不健全，主要存在方法步驟不明確、評價指標不科學以及激勵舉措不完善的問題，缺乏一套健全的考核評價機制。

（二）專業人才匱乏

現階段，檔案管理人員尤其是新進人員主要是采取邊干邊學的方式，通過積累經驗來進行檔案管理，這就導致需要較長的周期才能培養出業務能力強的檔案管理人[3]。然而與之相矛盾的是現階段人事檔案工作量較大，尤其是數字化管理模式的運用，需要檔案管理人員具備相應的信息技術和現代檔案管理素養。究其原因，主要還是培訓工作沒有開展到位，沒有分階段、有針對性的開展培訓工作，進而導致不能迅速培養出一批符合時代發展需求的工作人員。

三、醫院人事檔案管理優化方法

（一）健全管理機制

一方面，管理機制要立足于醫院人事工作實際，結合新時期人事檔案工作和組織工作的要求，建立一套行之有效的管理機制。在信息化管理層面，要構建與信息化管理相配套的機制，制定相關管理細則。例如，統一規定掃描紙質檔案的像素、格式和制式；統一規定電子檔案的目錄制作和排版；統一規定電子檔案的調檔與查閱；統一規定電子檔案的轉交與傳遞；統一規定電子檔案的審批權限和責任落實等等。另一方面，健全考評機制。通過完善考評機制來提升工作人員對于人事檔案管理的認識高度，提升服務能力水平和管理效能。考評機制要堅持公平性、科學性和可操作性的原則，考評指標要明確具體，易于判斷。根據每一年度的考評結果來制定下一年度的人事檔案工作計劃，不斷發現漏洞并彌補漏洞。

（二）加強人才隊伍建設

醫院人事檔案工作的推動，重點在于人才隊伍建設。因此，有必要構建一套可行性強、分階段和有針對性的培訓機制，打造復合型人才隊伍。一方面，按照檔案管理的工作量合理分配工作人員對檔案進行管理，保障管理工作的順利開展。同時，根據信息化建設的要求，增加具有信息技術能力的人員進入到人事檔案管理部門，為信息化建設提供人才支撐。另一方面，健全培訓機制，拓寬培訓渠道和方式。例如，醫院可以聘請專家到醫院開展有關的主題講座、交流會和論壇；醫院可以與本區域的大學簽訂定向委培協議，根據醫院人事檔案管理工作需要培養相關人員進入到檔案管理部門，增強醫院人才續航能力。除此之外，醫院也要積極組織人事檔案部門的人員到檔案館、檔案局以及其他檔案管理部門學習借鑒，積極學習其他單位的管理經驗，在學習中找出自身的短板和優化路徑。

四、結語

醫院檔案管理可以從多層面、多角度進行分析，無論是哪個層面進行優化，都離不開“精細化、規范化和高效化”的原則，這是醫院工作性質所決定的。只有通過檔案管理精細化、規范化和高效化，才能使醫院檔案管理呈現出嶄新的面貌，才能真正發揮人事檔案在人力資源管理中的作用。筆者認為，隨著未來人工智能技術以及信息化技術的迅猛發展，醫院人事檔案管理模式會愈發的豐富化和創新化。除此之外，醫院人事檔案發展趨勢和發展路徑，很大程度上是通過管理實踐摸索出來的，只有選擇最適合本醫院實情的發展模式，才是最值得選擇的模式。

參考文獻

[1]陶源.精細化管理形勢下公立醫院人事檔案管理的思考[J].中國市場，2018（30）：111-112.

[2]程毫杰.人事檔案管理基本問題梳理之二[J].蘭臺內外，2018（04）：76.

[3]朱艷梅.淺談新時期如何做好醫院人事檔案管理工作[J].辦公室業務，2018（16）：179+192.

（作者單位：山東省高密市婦幼保健院）