現代企業檔案管理工作的信息化建設淺談

摘 要：現代企業管理突出科學性與時效性，進而給檔案管理工作提出了革新的強烈要求，對其開展信息化建設無疑成為最佳的變革途徑。現代企業必須以科學發展觀為出發點，以科技為依托，以人才為突破，來實現檔案管理信息化的最大服務價值。

關鍵詞：企業檔案管理；信息化；建設

1企業檔案信息化建設概述

檔案信息化，就是指按照國家有關部門頒布的檔案信息化相關法律法規，運用計算機網絡技術，對企業的檔案進行收集、整理、保存、利用，并最終轉化成優質的社會服務。企業檔案信息化的內容，主要包括以下幾點：第一，利用辦公自動化軟件，進行企業電子文件的管理；第二，運用電子儲存設備，將企業檔案信息數字化；第三，企業檔案部門利用計算機網絡技術，為企業內部外部人員提供檔案網絡服務；第四，在企業檔案網絡服務的基礎上，結合傳統的檔案館服務項目，建設企業數字檔案館。企業檔案信息化的特點包括：保持企業檔案的原始性、實現企業檔案管理的全面覆蓋、提升企業檔案信息的時效性、表現企業檔案管理的特殊性。

2企業檔案信息化建設存在的問題

2.1管理制度不完善

很多企業的檔案管理制度不完善，首先，領導對檔案管理工作不夠重視，導致檔案管理的很多規定形同虛設，沒有約束力和執行力度，很多管理細節上的問題得不到有效的解決和優化，具體的工作細節上的規章制度沒有明確的規定，導致職工職責不明，檔案管理工作不能達到高度協作的效果。其次，企業的檔案管理工作缺乏一定的獎懲制度和監督措施，沒有專門的監督制度和監督機制，員工工作表現也沒有明確的懲罰機制，導致員工工作的積極性嚴重下降，工作的執行力度不夠，工作質量降低。

2.2管理模式不完善

如今，很多企業還在采取傳統的檔案管理模式，沒有形成單獨的檔案管理部門，也沒有專業的檔案管理工作人員，這樣的檔案管理模式必定是落后且不完善的，有礙于企業的進一步發展。也有企業初步實施了企業檔案的信息化建設，但僅僅局限于用計算機技術在歸檔文件的在案編輯和歸檔管理上，企業內部沒有建立統一的檔案管理信息化平臺，信息管理工作的效率得不到提升，導致整個企業的工作效率都會受到影響。

2.3企業檔案管理信息化技術落后

國內很多企業的檔案信息化建設還處在初期階段，檔案信息化建設工作面臨的最大問題是信息化技術的不成熟，企業在信息化建設過程中經常出現這樣那樣的問題，比如說，信息化運行過程中，管理軟件無法高效掌控企業檔案管理工作的要求，而且很多企業在檔案存儲技術上存在很大的問題，企業現代化信息設備也得不到更新，信息化技術收集資料的能力和措施都不夠完善，導致企業檔案信息化建設技術落后，停滯不前。

3加強現代企業檔案管理工作信息化建設的措施

3.1革新管理理念，提高信息化意識

現代企業必須著力扭轉檔案管理信息化的尷尬處境，通過廣泛宣傳信息化建設的必要性，促使管理人員轉變觀念意識，提高對信息化建設的熱情。不僅深知信息化手段提高檔案管理的重要效能，還要重視信息化管理模式。通過全系統內檔案管理信息化的宣傳力度，營造企業檔案信息化建設的氛圍，調動參與管理的積極性。從思想上深入革新，從意識上端正認識，從操作上落實效果。

3.2完善信息化制度，建設機構部門

現代企業必須根據實際情況，結合科學理論建立長效的運行機制。制定完善的信息化管理制度，成立專業運營維護機構，監督和落實相關工作的進行。要做到有計劃的信息化建設，通過管理實況調查，制定詳細細則和規劃，用以指導信息化工作的開展；同時，要鋪設性能較高的網絡系統，來提高我國檔案信息化管理的質量，實現資源的互助共享，避免閑置浪費。

3.3加強信息化硬件建設，創新信息化技術

現代企業要建立科技投資的觀念，提高檔案管理信息化軟硬件設施的資本投入。配備齊全、先進的硬件設施，為工作的開展提供基礎性能服務。還要大力引進行業內外的先進軟件技術，以科學理念為指導，不斷創新實踐。進一步劃分處理有效信息，保護機密文檔，提高檔案的安全穩定性，將資源共享開放到最大程度。

3.4組建專業管理隊伍，搞好軟件開發利用

在企業檔案信息化建設工作中，要實行人才戰略。引進專業有素質的復合型管理人才，提高整體檔案管理隊伍的水平。并對其進行定期培訓，傳遞先進的管理理念，教授信息化技術手段。通過在崗繼續教育和業務素質考核，不斷提升信息化管理的能力和工作責任心、使命感。同時，鼓勵管理人員創新應用實踐，開發適合本單位實際的信息化管理軟件，提高現有軟件的利用水平。

3.5強化檔案管理基礎工作

第一，強化管理工作。成立專門的檔案管理信息化部門，由企業高管直接掛帥，給予足夠的權限和資源保障，建立起檔案信息中心核心小組，并對小組成員的權責進行明確的規定、建立相應的績效考核機制，保障執行力，起到帶頭作用。第二，強化人力資源工作。保障核心小組以及項目人員的穩定，控制人員流動；協調好信息化項目工作與本職工作之間的關系，保障項目人員的工作時間、工作效率；強化信息資源培訓工作，重視人員協調。

3.6重視數據庫設計工作

數據庫的完整性，對后期的信息化建設具有深遠的影響，因此，企業檔案信息化建設必須重視數據庫的設計工作，保障數據庫的完整性。第一步，確定任務描述、任務目標；第二步，考察數據收集方法、數據使用方法；第三步，創建數據結構、建立數據表；第四步，確立表聯系，并建立每個聯系的邏輯連接；第五步，確定業務規則、確定數據約束類型；第六步，建立視圖，并使用適當的表和字段進行定義；第七部，審查完整性，包括表、字段的審查、聯系的合法性、業務規則等。保障數據庫設計的完整性，雖然會耗費較多的設計時間，但可以極大地提升數據庫的安全性。

結束語

檔案建設對企業的整體管理和綜合發展具有決定性作用，目前，我國企業檔案信息化建設處在探索階段，還存在一定的問題需要我們準確把握，有效解決。本文就企業檔案信息化建設中存在的問題進行了簡要分析，并且就此提出了具體的強化措施，希望對加強我國企業檔案信息化建設能夠有所幫助。

參考文獻

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[3]劉蓓，趙靖云.企業檔案管理的信息化建設思考[J].企業改革與管理，2017（03）：45+48.

（作者單位：西安航空基地管委會）