文件歸檔的一體化管理

摘 要：無紙化辦公的普及，使得傳統的檔案管理已不適應辦公自動化電子公文管理的新要求。筆者提出在辦公自動化系統建設中檔案管理部門應采取“前端控制”、“前端介入”的策略，推行檔案信息管理標準體系建設，實行機關檔案工作文檔一體化管理，實現檔案資源的最大化利用。

關鍵詞：電子公文；文檔 一體化；管理

隨著河南油田辦公自動化電子公文管理的普及，無紙化辦公已成為油田企業提高機關辦事效率的一個重要手段。也使機關檔案工作長期以來以紙質文件為基礎建立的傳統管理模式、方法等都將受到挑戰，但也為促進機關檔案工作的發展帶來機遇。本文就文件歸檔的一體化管理進行探討

一、問題的提出

隨著河南油田辦公自動化系統一期、二期的推廣應用，電子公文大量產生，其重要性和利用的方便性日益凸現。電子文件歸檔后形成的數字檔案在檔案管理中所占的地位和比重也迅速上升。電子文件作為一種新型的記錄形式，異于傳統的紙質文件。一份完整的電子文件，不僅包括內容信息，還包括元數據和背景信息。因此，改變管理模式，深化文件歸檔的一體化管理成為了當前需要研究解決的問題。

二、創新管理方法

改變傳統的文件與檔案管理工作流程，依據電子文件和檔案管理工作的業務流程的變化、管理信息系統的特點對傳統的檔案管理業務流程進行重組，某些工作環節需要提前監控，某些重復性的工作環節需要撤銷合并等。

三、實施文檔一體化管理

歸檔工作體現為文件管理權限的移交和文件內容的鎖定，這要求機關檔案人員要熟悉系統的使用方法，關注電子文件歸檔前的管理模式和運行特點，檔案工作要提前介入到電子文件管理的全過程。

（1）“前端控制”策略。“前端控制”指檔案工作者不能再像過去那樣坐等守攤，而是在電子文件形成之時甚至生成之前，即在電子文件管理系統設計時就積極介入其中，把電子文件（包括電子文件歸檔）的管理融入系統功能設計之中。

（2）檔案管理工作的提前介入。提前介入實際上是要求檔案工作者從文件的形成階段就開始介入到電子文件的管理工作過程，通過網絡使用電子文件管理系統，實施文件處理過程前端監控，而且應在電子文件管理信息系統的設計和研制階段就參與需求調研和系統分析，打好提前量，更便于了解和認識電子文件的管理特性，對歸檔鑒定、歸檔移交、數據轉換與數據遷移等工作實施有效管理。

（3）“全程管理”策略。“全程管理”指對電子文件從產生到最終銷毀或永久保存進行全過程的監控和管理。電子文件從產生到最終銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，而且各個運動階段之間的界限不再像紙質文件那樣明顯、容易區分，這就需要對電子文件從生成、運轉到保管、利用和銷毀的整個生命過程實行實時監控，以確保電子文件的完整性、真實性、可靠性、安全性和可讀性。

（4）建立完善相關管理制度和標準規范。加強制度建設是檔案工作不斷發展的客觀要求。如何做好電子公文有序管理，關鍵是要認真研究、建立各項管理規章制度。通過規范文檔一體化管理流程，統一公文登記內容和檔案著錄項目，使著錄目錄涵蓋公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期、收發文日期等。這就為檔案部門今后管理不再重復進行著錄奠定了基礎。

（5）實行雙套保存制度。通過OA辦公自動化系統管理平臺，實現文檔一體化管理，完成紙質檔案和電子檔案一一對應，實行電子公文“雙套保管”制度。其流程是：部門文書將處理完畢的電子文件，按《歸檔文件目錄》中的各項參數填寫完整，完成“辦結歸檔”程序，將文件發送給具有歸檔權限的檔案室人員，檔案室人員收到部門文書的電子文件后，對文件的類別、保管期限（永久、定期30年、定期10年）進行檔案分類，檔案人員便可將這份文件歸檔，文件便在《歸檔文件目錄》中自然生成一個件號，隨后檔案人員反饋部門文書此份電子文件的類別、保管期限及件號，部門文書將紙質文件依照“歸檔文件目錄”順序進行排列，加蓋歸檔章，裝盒，即完成了文件的歸檔工作，形成了紙質文件和電子文件一一對應，實現紙質文件與電子公文關聯歸檔。

四、改革傳統的歸檔方式

《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條規定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯”。這就要求紙質公文與原電子公文兩者之間建立互聯，即他們應具有統一的檔案編號。但因歸檔時間要求不同，影響檔案整理。如按第二年上半年移交檔案，會造成歸檔時間過長，影響編號及借閱利用；若按電子公文應在辦理完畢后即時歸檔、整理、編號，第二年再整理紙質文件時，帶來紙質文件編號與電子公文檔號對應時工作量大和整理困難。因此，采用邊形成、邊篩選、邊鑒別、邊歸檔的歸檔方式：文件產生量多的處室文件辦理完畢一個月后，編好件號的紙質文件集中向機關檔案室歸檔，便于實現紙質文件的整理、編號與電子公文的整理、編號一一對應。文件產生量少的單位，編好件號的紙質文件每季度歸檔一次，改變過去傳統的文件辦結后第二年統一歸檔的方式，加速從文書到檔案管理的周期，提高效率。

五、取得的成效

（1）河南油田所屬二級單位，均在辦公自動化系統統一平臺上實現了電子公文的歸檔和利用。

（2）省去了檔案著錄信息的重新錄入或者重新導入，減少了重復輸入數據造成的錯誤，減少了文書和檔案人員的工作量，大大提高工作效率。

（3）通過這一開放的、動態的系統，從開端上理順信息化管理，健全信息管理制度和檔案管理制度。

（4）進行集中歸檔的電子文件是共享信息資源，向全局提供檔案信息，利用便捷，提高了檔案信息服務水平。

（5）有利于編研油田年鑒、史志和檔案專題，實現了檔案資源的二次開發利用。

參考文獻

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（作者單位：中國石化河南油田分公司物資供應處）