論計算機技術在辦公自動化中的應用

摘 要：隨著我國科學技術的不斷發展，網絡發展速度也在逐漸加速，人們對計算機的要求也在不斷提升。尤其是對于辦公領域來說，已經逐漸想著辦公自動化方向快速發展。基于此本文針對計算機技術在辦公自動化中的運用進行了簡要闡述，并提出幾點個人看法，僅供參考。

關鍵詞：計算機技術；辦公自動化；運用

前言

就我國來說，計算機基本已經普及，所以在企業中要做好計算機技術的推廣與運用工作，加速企業的發展，同時還要完善各個細節，在綜合實際情況的基礎上來提高工作的質量。因此，在實際中要做好企業辦公自動化的運用工作，減少成本的投入，提高企業的經濟效益。

一、信息技術

隨著社會經濟的不斷發展，信息技術已經得到了普及，尤其是對于科學技術來說，對現有的辦公模式與辦公理念提出了全新的要求。尤其是對于局域網的建立來說，也為數字化與無紙化的辦公提供了技術支持。從具體上來說，局域網就是一種具有代表性的內部網，且這種網絡也是辦公系統中比較常用的，能夠加強文件之間的聯系，同時也可以提高安全性與準確性。可以說內部的網的操作往往是采取了統一的方法，借助中央網絡來向不同的部分發布信息[1]。但是也應當要明確的是內部網只能是辦公自動化中的一個組成，其運行方式也代表了運用的情況。

二、在辦公自動化中運用計算機技術的意義

（1）提升工作的效果

借助局域網以及相關的軟件，能夠有效提升辦公的效果，同時也可以實現個人與個人、群體之間的有效溝通。在這種協同辦公的影響下，通過使用計算機技術也可以實現對信息的及時處理，建立出高效的聯合機制，最大限度的提升工作的質量[2]。

（2）節約成本

通過使用計算機技術能夠實現數字化與無紙化的辦公，且在這種辦公模式的影響下，也可以最大限度的降低辦公成本，在節約紙張與材料等基礎上減少了采購費用的投入。確保辦公浪費能夠降至到最低，從而提高不同設備資源的共享與維護效果。

（3）做好內部與外部的聯系

在進行數字化辦公以前，許多工作環境都受到了場所內容的影響，且不論是內部還是外部交流都需要按照正規的流程來進行，這樣也就需要花費大量的時間，甚至還難以實現交流的目標。但是在辦公自動化的影響下，這種內部與外部之間的交流也更加的便捷，且在工作范圍內，辦公人員也可以更好的掌握相關的信息，從而積極開展業務交流與學習活動等。

（4）為決定提供支持

在計算機技術的影響下，可以將原本滯后的指揮步驟變得更加高效，在提升了工作效果的同時，也可以滿足工作的要求。對于領導部門來說，在決策與指揮時也可以實現快速跟蹤與跟進，從而獲取到反饋。作為實時的管理模式，能夠實現科學化與規范化的發展目標[3]。

三、在辦公室自動化中運用計算機技術的措施

（1）硬件與軟件

對于辦公來說，主要的工作內容就是要進行文字的編輯以及信息的處理等，且對于這些業務內容來說，在計算機技術的快速發展下，也開始想著高效與快捷的方向不斷發展。但是也應當要明確，想要實現辦公自動化，要先具備完善的硬件設備，確保運行系統與條件的有效支持，從而提高辦公自動化的效果。可以說程序在計算機運行與管理中有著極為重要的影響，所以要做好詳細的分析工作。第一，要具備基礎的通信設備，如電話以及局域網等。第二，要具備輸出設備，如復印機等。第三，要做好系統的維護與處理工作，完善辦公軟件。第四，要具備系統支持軟件，完善數據庫。第五，要具備文字處理系統等。第六，要具備專用的辦公軟件以及管理系統等[4]。

（2）做好文檔管理的自動化

在計算機技術的有效運用下，能夠有效提升文檔管理的效果，同時也包含了文件的送閱與審批等都可以在計算機中來進行。從具體上來說，就是這些流程可以由辦公人員自行定義的，通過對文檔形成的瀏覽以及批復痕跡等進行收集與保留，以此來為后續工作提供支持。也就是說在工作人員拿到文件后就可以先在計算機中進行保存，然后做好登記工作，最后在發送到其他人員手中。在一系列的操作后，原始的文件就可以轉變成為電子穩定，從而實現了文檔的歸檔。可以說歸檔能夠根據不同全新進行保存與分類，同時也可以設計出不同的查詢全新以及查詢密碼等。如員工在進入到公司后，就可以設計出專門的用戶身份，員工也可以設置查詢權限，且這一權限只可以自身來查詢，不僅可以及時對系統文件以及通知等進行瀏覽，同時也可以對工作情況以及福利等進行記錄。

（3）建立出信息發布的平臺

對于相關部門來說，要建立出完善的信息發布與交流場所。隨著計算機技術的有效運用，在這一場合中也就不再需要紙質的文件，而是可以借助電子公告以及刊物等來進行信息的發布，從而確保各個事項的有效發布，最大限度的傳遞到平臺中，實現共享的目標。對于公司職員來說，也可以及時掌握好企業中的最新信息，這樣也就實現了廣泛傳達的目標，可以說這一平臺是公共的，同時也是共享的，所以員工也就可以及時掌握好企業中的動態情況，明確企業發展以及形象等內容。這這一平臺不僅是管理者發布信息的渠道，同時也是職工發表自己意見的平臺。

（4）加強內部之間的合作

借助信息技術，企業中的內部資源也就可以實現最大限度的有效利用，同時也可以保證工作的靈活性與適應性。對于相關企業以及機關單位來說，往往存在著許多的流程化工作內容，且這些內容主要包含了文件的編輯以及收發辦公室軟件等。所以說在無紙化辦公模式的影響下，能夠提高企業工作流程的自動化程度，以此來保證內部的協作發展，節約了辦公的時間，減少了人為出現錯誤的可能，提升了工作的效果，此外，企業在日常工作中還存在著許多的日常管理內容，如會議以及物品管理等。所以要清楚認識到這些工作內容的協調程度對企業的正常發展所存在的影響。

結語

綜上所述可以看出，在經濟的快速發展下，企業中的工作內容也在不斷提升。所以對于辦公人員來說，要做好信息資源的收集工作，主動對辦公系統進行改革，通過從滿足自動化要求入手，以此來實現對信息的有效處理，促進企業實現更好的發展。

參考文獻

[1]宮浩，曲世釗. 論計算機技術在辦公自動化中的應用[J]. 建筑工程技術與設計，2017，（04）：78-78.

[2]羅勝. 辦公自動化中的計算機技術應用[J]. 網絡安全技術與應用，2014，（06）：65-65.

[3]夏春梅. 辦公自動化中的計算機技術應用探討與研究[J]. 價值工程，2014，（36）：205-206.

[4]宋新樂，宋文文. 基于辦公自動化中的計算機技術應用的探析[J]. 電子測試，2016，（10）：64-65.

（作者單位：廣西科學技術咨詢中心）