檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

劉海霞

摘 要：在現代信息技術飛速發展和人類社會不斷進步的今天，先進技術的廣泛應用與先進管理水平的全面提升，為檔案管理開創了良好的前景，也給檔案信息化建設與工程檔案管理工作提出了新的要求，這就要求檔案工作者適應信息化時代檔案工作的需要，不斷推進檔案信息化建設進程，豐富檔案工作創新發展內含，實現檔案信息社會化和檔案信息資源共享。文章重點就檔案信息化建設與檔案管理相關問題進行研究分析，以供參考和借鑒。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；思考；研究

引言

檔案信息化建設是社會信息化發展的必然趨勢，它不僅可以提升檔案部門的服務能力，同時又能提升檔案工作的管理能力，當前為順應時代發展趨勢，對檔案信息化建設與管理的研究，已成為檔案工作人員的一項重要任務。

1檔案信息化建設的內容及作用

1.1檔案信息化建設的基本內容

檔案信息化的內容包括狹義上的信息化和廣義上的信息化兩個方面：第一，狹義上的信息化，即檔案自身內容的信息化；第二，廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經濟、文化等多方面的信息進行融合處理的信息化。因此，檔案信息化建設的目標就是在現代化的技術條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統，在社會中廣為傳播；另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，廣泛地服務于社會，這兩個方面的目標相互聯系，相互促進，因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案信息資源，必然與社會發生普遍聯系，與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成廣義上的檔案信息化。

1.2檔案信息化建設的重要作用

1.2.1改善檔案管理工作

檔案工作只有實現信息化，才能走向開放，實現檔案真正的價值，檔案部門通過信息化的建設，使檔案工作從管理利用慢慢向資源采集、管理及服務的方向轉變，使檔案信息資源得到科學有效的配置與管理，為社會提供優質高效的服務。

1.2.2拓展檔案服務

檔案管理工作實質上就是信息資源管理，而信息資源的真正價值在于其如何收集利用，其利用效果更是直接關系到信息資源的時效性及利用范圍，所以檔案信息化建設對于現代的檔案工作來說十分重要，其服務領域更寬。

1.2.3增加信息儲量

科學技術的發展帶動了信息技術行業的發展，而這其中的信息儲存技術更是得到了廣泛應用，使得檔案信息資源的儲存更加方便，同時儲存量更加大，儲存密度相比以前的紙質儲存要高，而且其儲存的安全系數也得到了成倍的提高，從紙質儲存的信息單一化到現在儲存形式多樣化，不僅有文字、表格，還包含圖片、影像、聲音、動畫等。

2檔案信息化建設的現狀分析

2.1信息來源分散復雜

檔案資料通常來源較為分散，難免出現各個相關單位或管理部門移交的檔案文件出現重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現大量無差異化的信息。因此，對于繁雜冗余的大量檔案資料，進行科學的篩選、管理，合理的對具有重要價值的信息進行選擇、發掘，就成為了一項重要課題。通常情況下，受傳統檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強，浪費大量人力物力。

2.2檔案管理模式陳舊滯后

隨著經濟社會的迅速發展，傳統的檔案管理模式已經不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據可查，難以保障當前對檔案信息的現實需要。近年來，國家大力推進信息化辦公進程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設施不足，檔案管理流程繁復，造成檔案信息服務效率低下。

2.3人員心態亟待轉變

在大力推動檔案信息化建設的新形勢下，檔案管理人員的心態亟待轉變。傳統檔案管理工作中，檔案管理單位主動性較低，部分管理人員服務意識差，工作缺乏熱情和責任感，難以在實際工作中樹立正確的工作態度，無法真正積極的投入到工作當中。很多檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識，怠于緊跟政策步伐、積極學習新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責任、消極工作，難以很好的端正服務心態，這些思想上、專業技能上出現的心態問題，影響了檔案信息化建設和檔案管理工作的順利開展。

3檔案管理信息化建設應采取的措施

3.1加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平

根據檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案（紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案）進行數字化處理和轉換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并制訂電子檔案管理辦法。

3.2穩定檔案隊伍，提高業務素質

保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發展，人的因素是主要的。檔案管理領域缺乏懂軟件開發又精通檔案專業知識的復合人才；提高整支隊伍素質，創造條件有針對性適合不同工作崗位的學習進行知識更新，適應對外指導工作和內部基礎管理工作；建立競爭機制，克服人的惰性，充分發揮入的主觀能動性，有他們的用武之地和舒展才能的場所；建立激勵機制，合理設置崗位。工作科學量化，體現一個單位內工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創造性充分發揮。

3.3提高現代化管理手段，實行資源共享

檔案工作要圍繞部門的工作重點、關注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術高速發展，已形成了網絡化、數據化的時代。檔案系統如何認識“網絡化管理”和“數據化檔案”，實現信息共享、共建的目的。對此，開展現代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規范化、通用化，并有很強的包容性。

結束語

綜上所述，檔案信息化建設的積極推進，有助于幫助檔案管理工作更好的實現和發展。隨著我國在政治制度和建設方向的不斷深化改革，檔案管理部門應當順應發展形式，積極響應政策發展檔案信息化建設，保障檔案管理工作的進一步發展。

參考文獻

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（作者單位：興隆縣衛生和計劃生育局）