檔案工作如何在企業(yè)管理中發(fā)揮作用

李進(jìn)

摘要：社會(huì)在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步，一個(gè)企業(yè)要想獲得可持續(xù)發(fā)展，就要緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流和步伐，積極運(yùn)用檔案工作的積極作用，為企業(yè)管理作出重要的保障。

關(guān)鍵詞：檔案工作;企業(yè)管理;作用

引言：

檔案工作在企業(yè)管理中具有決策工具的行政作用，真實(shí)記錄的業(yè)務(wù)作用，歷史文化的積累作用，維護(hù)權(quán)益的法律作用，資源共享的教育作用，因此在今后的發(fā)展過程中，就要充分發(fā)揮檔案工作的積極作用。

一、檔案工作在企業(yè)管理中的積極作用

（一）檔案工作是企業(yè)科研工作的基礎(chǔ)

企業(yè)產(chǎn)品的工藝改造、創(chuàng)新、完善、新設(shè)備和新產(chǎn)品的生產(chǎn)創(chuàng)新等科研工作，都是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)，就需要參考大量的檔案資料信息，在之前的工藝基礎(chǔ)上不斷進(jìn)行創(chuàng)新完善。有些還可以直接套用之前的科研成果，這樣就可以有效避免工作重復(fù)，節(jié)約了更多的設(shè)計(jì)費(fèi)用，工作效率也得到提高。

（二）檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)管理的基礎(chǔ)

一個(gè)企業(yè)的產(chǎn)品技術(shù)改造、生產(chǎn)加工、設(shè)備維修管理過程中，都需要有資料以及圖紙的支持。如果沒有準(zhǔn)確無誤的檔案，就無法根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙的要求來進(jìn)行生產(chǎn)加工，更無法進(jìn)行后續(xù)更多生產(chǎn)管理工作。因此檔案工作時(shí)企業(yè)生產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，能夠?yàn)槠髽I(yè)的生產(chǎn)管理提供更加準(zhǔn)確的資料信息，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（三）檔案工作是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的基礎(chǔ)

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在做重大決策時(shí)，就需要對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況有一個(gè)全面充分的了解，還需要根據(jù)市場(chǎng)需求，做出科學(xué)合理的決策。這時(shí)就需要借閱企業(yè)的檔案資料，來根據(jù)檔案資料了解企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況以及發(fā)展前景。如果檔案資料不準(zhǔn)確，在做出重大決策時(shí)就會(huì)有很多失誤。

（四）檔案工作是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)

一個(gè)企業(yè)有很多個(gè)部門，包括生產(chǎn)、技術(shù)、銷售、公關(guān)、財(cái)務(wù)、行政等，因此就需要很多檔案管理系統(tǒng)，檔案工作就會(huì)相對(duì)復(fù)雜。而檔案工作就是將每一個(gè)部門的最原始檔案資料匯集在一起，進(jìn)行輸入、加工、整理，最終才形成完善的檔案系統(tǒng)。因此檔案工作也是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)，為企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)指向長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展道路。

（五）檔案工作與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益相關(guān)

企業(yè)的檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所有檔案的總和，包括了產(chǎn)品生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)銷售、技術(shù)管理、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資等，因此檔案工作還與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益緊密相連，與企業(yè)的生存發(fā)展息息相關(guān)，更是企業(yè)基礎(chǔ)工作的基本構(gòu)成。

二、企業(yè)管理中發(fā)揮檔案工作的措施

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和基礎(chǔ)工作人員的認(rèn)知度

由于檔案管理工作就有相對(duì)的封閉性，長(zhǎng)期處于一個(gè)相對(duì)孤立的工作狀態(tài)，它的工作性質(zhì)是服務(wù)性和輔助性。因此很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及基礎(chǔ)工作人員都對(duì)于檔案工作不夠重視，認(rèn)識(shí)不到檔案工作的重要性，因此并沒有將檔案工作納入議事日程和企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃中。因此在今后的發(fā)展過程中，首先要讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，將檔案工作納入到議事日程和發(fā)展規(guī)劃中，在做重大決策時(shí)也要嚴(yán)格遵循檔案資料進(jìn)行。其次就要加大宣傳力度，讓每一位基層工作人員都充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，并做好咨詢服務(wù)工作。最后要在企業(yè)中建立一個(gè)和諧、融洽的工作氛圍，讓工作人員感受到檔案工作為自身帶來的積極效應(yīng)，不斷提高自身工作熱情和積極性。

（二）做好檔案的收集考核工作

檔案的收集工作也是一項(xiàng)非常重要的環(huán)節(jié)，更是一個(gè)難題。很多企業(yè)由于種種問題，導(dǎo)致企業(yè)檔案資料在收集過程中，存在不及時(shí)、資料缺失、資料信息不完整等等，這就嚴(yán)重制約了檔案工作的進(jìn)一步完善。因此在今后的工作當(dāng)中，檔案部門就要加強(qiáng)與行政、生產(chǎn)、技術(shù)、銷售、公關(guān)、財(cái)務(wù)等部門的聯(lián)系，并且加強(qiáng)宣傳工作，讓每一位工作人員都能夠了解到檔案工作的重要性，在今后的工作中加強(qiáng)溝通交流，積極參與到檔案的收集工作中。

其次就是檔案的考核評(píng)價(jià)工作，要不斷加強(qiáng)每一位基層工作人員的思想認(rèn)識(shí)，積極投身于檔案的考核評(píng)價(jià)工作中。要根據(jù)檔案工作的重難點(diǎn)來建立考核評(píng)價(jià)制度，制定相關(guān)的制約措施、管理措施、考核方式等來加強(qiáng)對(duì)檔案工作各項(xiàng)環(huán)節(jié)的監(jiān)管，還要對(duì)檔案管理部門進(jìn)行不斷的細(xì)化，選用高素質(zhì)管理人員進(jìn)行管理。此外還要做好檔案的收集、整理、記錄、移交等工作。

（三）建立健全檔案管理機(jī)制

企業(yè)只有充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，才能在今后的發(fā)展過程中不斷完善檔案管理機(jī)制。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中，必須實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)一體化管理，明確檔案工作的檢查、審查機(jī)制。要嚴(yán)格根據(jù)檔案工作的安全、質(zhì)量和管理制度相關(guān)的管理機(jī)制，將檔案管理制度全面落實(shí)到每一位工作人員的身上，落實(shí)到每一項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中，做到權(quán)責(zé)分，責(zé)任明確。

（四）提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

企業(yè)檔案工作的改革成功，離不開檔案工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能。在現(xiàn)代化信息技術(shù)背景下，只有專業(yè)技能高強(qiáng)和專業(yè)素質(zhì)過硬的綜合型人才，才能適應(yīng)檔案管理工作。因此在今后的發(fā)展中，就要積極引進(jìn)掌握互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的專業(yè)人才，并鼓勵(lì)在職人員進(jìn)行學(xué)習(xí)溝通交流，不斷總結(jié)自身的工作經(jīng)驗(yàn)，尋找檔案工作的有效捷徑。還要定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，必須要提高檔案工作的硬件水平，提高檔案工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，培養(yǎng)一批既精通業(yè)務(wù)又具備必要的信息技術(shù)人才，適應(yīng)新時(shí)代檔案工作的各種需求。

（五）加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的建設(shè)

在檔案管理的工作中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要加大資金的投入力度，做好硬件基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)，為工作人員積極的改善工作條件，讓工作人員能夠在一個(gè)環(huán)境整潔優(yōu)美、井然有序的氛圍中工作。單位領(lǐng)導(dǎo)還要將完善檔案管理的信息化作為今后發(fā)展的議程，完善檔案管理的各項(xiàng)關(guān)系，完善檔案管理的相關(guān)制度，使檔案管理能夠有管理和保管兩項(xiàng)職能。此外企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還要不斷的提升檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，構(gòu)建一個(gè)具有企業(yè)特色、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)管理和服務(wù)有效的檔案管理體系。積極采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)管理手段，為檔案管理提供一個(gè)良好發(fā)展的平臺(tái)，全面將工作重心進(jìn)行調(diào)整。

結(jié)語：

在當(dāng)今瞬息萬變的知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮流中，企業(yè)只要做好檔案工作的安全性、可靠性和實(shí)用性，才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，才能獲得高速發(fā)展。

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（作者單位：中國(guó)煤炭地質(zhì)總局第一勘探局）