高職院校采購檔案管理存在問題與對策研究

梁梅

摘要：隨著財政部87號令的頒布，國家采購政策放管服的落實，對高職院校采購過程中出現問題進行重點剖析并提出相應對策，旨在更好地做好采購檔案管理工作，使高職院校能借助有序的采購檔案管理更好地提高科學決策水平和采購效率。

關鍵詞：采購檔案；問題；對策研究

高職院校以培養合格的實踐技能性人才為己任，培養學生以實踐技能教學為主，教育、科研、生活所需要設施設備較多，采購活動頻繁、采購金額較大，因此采購檔案的歸檔利用顯得尤其重要，特別是財政部87號令的頒布，進一步落實國家采購工作放管服政策，強化了采購人的責任意識和廉潔自律意識，從程序導向轉變為結果導向。采購歸檔的是采購活動中形成的具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，對采購實證、總結、決策等起著舉足輕重的作用。

1.高職院校采購檔案管理存在的問題

1.1檔案人員采購知識缺乏，管理質量差

目前高職院校有政府采購、院內詢價采購、院內公開招標、委托招標等多種采購方式，采購檔案涉及預算執行文件、采購前期準備文件、開標文件等全套資料，內容多、程序性強，許多檔案人員采購知識缺乏，與采購部門互動性差，導致采購重要資料缺失，管理質量差。

1.2采購歸檔缺乏統一標準，保存范圍過小

采購檔案歸檔沒有統一標準，導致許多重要資料沒有歸檔，目前政府采購存檔期為15年，由于沒有統一標準，導致供應商資質證明文件、履約參數檢測報告、履約會計檔案等沒有進入歸檔范圍，資料嚴重缺失。

1.3檔案使用效能較差

檔案具有實證效能和使用效能，目前許多采購檔案歸檔后成為死檔，沒有形成檢索資料與全文電子檔案，導致歷史采購項目中供應商投標技術方案、技術指標、財務狀況、服務能力、商務資質等缺乏充分利用，未來采購的標書制作和評分辦法的形成缺乏有力的編制依據，隨意性和傾向性較大。

1.4缺乏對重要性資料的收集

很多學校沒有對流標資料的收集，沒有對未中標企業投標文件正本的收集，沒有對專家評委會流標原因說明的收集，導致在查閱檔案時難以還原評標流標真實狀況，沒有形成全套實證性材料，不利于后期同類項目采購技術參數的把控，不利于對項目實施效率、效果的分析。

2.提高高職采購檔案管理的對策

2.1強化制

度建設，提高檔案管理人員的業務水平

強化高職院校制度建設，建立鑒別歸檔制度、核查制度、檔案利用制度、保密制度等，檔案管理人員多學習，認真學習《中華人民共和國招投標法》、《政府采購法》、《檔案法》等法律法規，充分認識采購檔案的特點：一是采購方式的多樣性，有公開招標、邀請招標、非招標采購等多種方式，每種采購方式適應的對象是不一樣的；二是參與主體的廣泛性，采購參與主體有采購人、供應人、代理機構、審批監督機構、專家評審委員會等多主體參與，采購檔案會將這一系列動態主體的全部活動記錄下來；三是檔案信息的系統性，采購的每個環節環環相扣，均會在采購檔案中體現；四是檔案信息的重要性，在采購檔案中，包含了供應商的財務信息、專利技術、資質條件等多樣重要資料；五是檔案利用的限制性，正是因為采購信息的重要性，所以利用的限制性要求高，特別是高校科研人員眾多，未經許可將供應商的業績或實操案例作為論文素材的比比皆是，對采購人和供應商來說風險較大。因此采購人員加強學習，才能明白采購檔案起著法律憑證的作用，特別是采購項目受質疑和投訴的較多，起著廉政督促作用，采購工作涉及利益較多，供應商競爭激烈，如何做到公平、公正、公開顯得尤其重要。

檔案管理人員除了自身學習提高外，還得加強檔案宣教工作，多給采購人員講解檔案法等相關知識，防止采購人員將重要資料忽略。

2.2制訂采購統一歸檔標準，防止歸檔范圍較小

采購檔案應當妥善保存，不得仿造、變造、隱匿或者銷毀。政府采購文件保存期限從采購結束之日起至少保存十五年。統一編制歸檔資料的內容和格式，編寫總目錄，按年度、季度編號順序進行組卷，歸檔內容應明晰，應逐一進行明確且具有可操作性。

2.3提高采購檔案利用率

檔案管理人員要想辦法提高采購檔案的利用率，一是要對歸檔采購資料進行統計分析，形成檢索目錄，如流標原因說明、供應商資質情況展示、供應商財務狀況；二是利用歸檔資料召開采購工作研討會，在會上可從采購檔案的歸檔情況來研討如何提高采購工作效率；三是召開采購檔案展覽會，進行廉政教育，充分展示采購工作的規范性和嚴謹性，如參與采購的供應商是否具有對應資質、評審專家是否客觀公正、是否遵守了公開透明的原則、采購活動是否真實完整記載等；四是學校相關專業的重要實訓場地；六是建立信息化數字檔案，避免資料因歷時久遠而失真，同時相關使用人可全文下載，看到過去采購項目的真實狀況，同時利用高校網絡技術優勢，實現從檔案歸集、保管、利用、統計、分析及信息開發的信息化。

2.4加強對重要資料的收集，避免遺漏

加強對采購檔案中重要資料的收集，如前期項目的實施方案，看出需求的定位和構想；項目需求論證，是否充分反映出適應教學、科研、服務的實際情況；評審記錄；履約驗收是否真實，有沒有產品合格證與質檢報告，質檢指標是否和采購響應參數一致；款項支付情況記錄，是否存在故意拖欠供應商貨款的情況，是否按期支付履約保證金與質保金；質疑回復是否有據可依，對待質疑是否做到客觀公正，不偏不倚；中標（成交）通知書等重要檔案的收集是否應收盡收。

采購檔案是采購工作的終點，卻是檔案工作的起點，檔案工作是采購工作有力的法律憑證，也是科學合理的總結，是廉潔自律的體現，也是教育資源優化配置的佐證，做好采購檔案管理工作對采購人員來看說，也是新的起點，回憶過去，才能糾錯防弊，科學決策，更好地采購符合需求的產品，更好地為完成資源配置尋求有效解決方案。

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