對中等職業學校檔案管理工作實踐的分析

摘 要 加強中等職業學校檔案工作的管理，對提高我國學校管理工作效率具有極為重要的意義。目前存在的問題包括，對中等職業學校在現今教育行業的地位認識不夠;對檔案管理的重要性認識不夠，以及管理理念跟不上時代更替的步伐。對此的幾點建議，擺正對中等職業學校地位的認識;了解檔案管理的重要性，以及實現信息化檔案管理。

關鍵詞 中等職業學校 檔案管理工作 實踐分析

中圖分類號：G717文獻標識碼：A

0引言

隨著互聯網的發展，信息傳播速度越來越快，中職院校作為人數流動較大的單位，每天每年產生的數據量越來越多，傳統的檔案管理方式已經無法滿足數據增長的需要，而效率更好的信息化檔案管理方式也逐漸占據主流。在數據傳輸和移動速度飛速提高的今天，中職院校也應當進行檔案信息化建設。做好檔案信息化建設工作也是中等職業院校發展的基本要求。

1當前中等職業院校檔案信息化建設現狀

雖然隨著互聯網的發展，檔案信息化建設已經在全國范圍內展開，但是很多地方還沒有完全進行改革。中等職業院校之中已經達到檔案信息化建設的學校僅占百分之四十五，這離我們的目標還相差很遠。我們將從幾個角度探討一下中等職業院校檔案信息化建設過程中存在的問題。

1.1對檔案管理工作認識不足

從當前中等職業院校檔案信息化建設普及程度我們可以明顯看出來，當前我國中等院校校方領導對檔案信息化管理的認識仍然不足。部分中職院校對檔案信息化建設還有一定的偏見，認為是浪費時間的行為。但事實上，無論是大型企業還是單位個人，當前都已進入了信息化的時代，檔案作為人信息的一部分，也應當順應時代的潮流，邁入信息化進程。雖然傳統的方式已經沿用很多年，但是顯然適者生存，新型的檔案管理方式已經逐漸替代傳統的檔案儲存方式。除了檔案信息化建設滯后，我國很多中等職業院校的依法歸檔意識也不強，我國已經頒布《檔案法》，明確規定了檔案管理的重要性，很多學校仍然一意孤行，事實上卻是與我國的發展相背離的，這樣的不重視往往會嚴重阻礙中等職業院校檔案信息化進程。

1.2檔案管理制度不到位

雖然很多院校已經開始進行檔案信息化建設，但是建設過程中的實際配套措施還不夠完善，部分中職院校在進行檔案管理工作時往往制度不明，獎懲措施也不足，因此本身屬于長期工作的檔案管理建設更加難以推進。檔案信息化建設者的工作熱情和工作積極性常常受到打擊，反而難以促進檔案信息化建設的完善。

1.3檔案信息化建設人數素質水平一般

我國檔案信息化建設是近幾年起步的工程，因此很多院校難以直接招來人員，很多檔案信息化建設人員都是臨時雇傭，甚至有些達不到檔案信息化建設的學歷水平。建設人員的水平參差不齊，也就很難造就優秀的團隊，那么在實際的建設過程中就會產生一定的影響，無論是工作效率還是工作質量都難以把控，這對我國中職院校的檔案信息化建設來說是一個較大的問題。

2解決對策

在檔案管理工作的發展過程總有很多的問題和困難需要解決，但是中職院校產生的問題都有一定的相似性。通過經驗的積累，我們可以熟知常出現的問題，在面對這些常見問題時，我們可以順利的進行解決。檔案管理工作發展到今天以及逐步完善，然而中職院校的檔案管理工作才在起步階段，本文就當前大環境下檔案管理工作的一些問題舉例，以期對中職院校的檔案管理工作有所啟發，強化檔案管理工作的有效性。

2.1提高重視

檔案信息化建設結束之后，學校存儲和提取檔案的效率會直線上升，對學校對學生都有利，這是一件惠及全校人的大事。因此一定要提高學校的重視程度，這樣在建設過程中也能保證效率。信息化建設必然是一項耗費資金的工程，因此學校要明白，拖的時間越長越消耗資金，學校應當把信息化建設歸屬到資金投入中去，確定工程建設的造價和時間，以免拖延時間太長，增大經濟支出。

2.2完善檔案信息化管理體系

首先，要形成檔案管理工作的制度。聘請業務熟練的專制檔案管理人員，專業的、系統的進行信息化檔案管理工作，這樣才能把檔案管理工作結合到各項內容當中，使得檔案管理實現正常化與規范化。檔案管理的信息化具有很強的業務性與技術性，從原始資料的形成到信息檔案的歸檔，中間內容復雜且又環環相扣。各個階段形成的資料，需及時的歸檔封存，并及時的做好移交工作。我們要建立一套嚴謹的自上而下的檔案信息化管理體系，資料的制作部門、檔案的管理部門及使用部門需相互協調，相互制約，從而形成一套系統的文件信息化管理體系，強化檔案資料的質量，保證檔案資源的真實性可靠性，進而促進信息化檔案管理的發展。

2.3改變檔案管理的傳統思維

檔案管理的舊有體系，以人工操作為主，效率低，功能差等缺陷，造成檔案管理的利用率大幅度降低。科學技術的不斷前進，事業的飛速發展，舊有的傳統檔案管理體系無法滿足當今的需求，信息化在檔案管理中的應用尤為重要。通過軟件的自我研發，或通過引進的方式對現有系統進行更新，利用便捷的工程軟件來更好的進行檔案的信息化管理。加強軟件資源的開發工作，積極引進國外優秀的管理軟件，創造條件使得國內的從業人員能夠學習到發達國家檔案軟件方面的知識。

3結束語

檔案管理事業有益于學校發展，對于人們意義非常重大，與院校內每個人的生活息息相關。時代的進步，中職院校也應當摒棄原有的傳統的檔案管理方式，由繁入簡，采用效率更高，更有利于中職院校發展的檔案存儲方式。

作者簡介：王元卿，男，生于1975年2月12日，籍貫，云南富民，漢族，畢業于昆明學院，本科學歷，現任云南省輕工業技工學校老師。

參考文獻

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