論檔案信息化的系統性及要素關聯模式

王菊

摘 要：在信息化技術的不斷滲透過程中，新型的檔案系統被構建起來，在處理檔案相關的事務時，應用信息化技術可以達到更快的處理速度，因此很多檔案管理部門已經加大了信息化手段的應用頻率，雖然檔案事業的信息化改進進程在不斷加快，但是一些特殊的問題仍舊對于檔案事業的改進活動起到了阻礙的作用，管理者要充分系統信息化改進活動的要素關聯模式以及系統性。

關鍵詞：檔案信息化；系統性；要素關聯模式

信息化活動是現代化檔案事業進步的一種比較明顯的標志，基于檔案行業原有的問題，信息化活動已經全面開展，從檔案信息所處的載體以及處理方法等多種角度來優化該行業。在進行檔案信息化相應的工作時，管理人員需要將檔案信息具有的價值充分提升，使其系統性更為明顯，加大對部分特殊的檔案資源的開發力度，構建出可靠的要素關聯模式來完善信息化的檔案資源庫。本文談談關于檔案信息化活動的要素關聯模式以及系統性的主要看法。

1 系統性概述

檔案信息化具有突出的系統性，這種系統性體現在工作要素以及工作環境方面，由于工作環境與常規的工作要素具有緊密的連接性，因此檔案信息體系可以被看做一種內涵豐富的綜合體，在信息化工作中，需要先優化信息結構，同時將原有的封閉化檔案部門進行開放，以此為共享檔案信息做好準備，為了給檔案信息化活動提供開設條件，需要做好環境以及技術等多個方面的準備性工作，檔案信息應用工作具有一定的服務性，因此檔案應用者的實際需求很關鍵，技術升級以及優化管理都是必要行為。如果想要提升信息化改進活動的成功率，就要把握好這項工作的系統性，強化各種內部元素之間的聯系，從技術、工作環境等多個方面給收益極高的檔案服務活動提供條件。

2 要素關聯模式分析

在構建信息化要素的關聯性模式時，必須要處理好幾個基本要素之間的關系。

2.1 操作要素與屬性要素

檔案信息的多元化的產生原因基于檔案的數字化，其中包括各種格式的文本，圖像和聲音以及音頻和視頻等等。但是不同的屬性特點需要采用的操作模式也會隨之變化，因此，屬性和操作的信息共同構成了檔案信息的復雜性。可見在實際的檔案信息化系統中，需要充分考慮到信息的載體形式以及實現的網絡環境等等。檔案信息化的服務和設計功能是相對較為重要的兩個因素。

在應用中，要做好這兩種模式的關聯工作，具體來說，復合文檔模式要和相對應的操作相結合，形成一種操作性較強的信息實體。在實際的工作中，描述方式和轉換方式要并用，要應用科學的元數據來對各種類型的信息屬性踐行描述和處理，同時將硬件環境和軟件環境向區別。組件模式也是檔案信息化過程中一種必不可少的形式。通過組件進行分裝可以促進各種關聯要素的協調發展。

屬性要素和關聯要素相關聯的最有效途徑就是采用組件方式，主要是由于這種方式的應用可以對系統的結構進行簡化，同時還能夠實現一種較為常見的動態效果。另外，從管理角度和技術角度來看，這一點是很容易理解的。同時還需要結合面向服務的體系結構來形成不同功能的信息單元，也就是將相應的結構和契約線連接。

2.2 技術要素與管理要素

在構建關聯模式時，必須要對技術與管理這兩種要素之間的關系進行認識，在做好分別做好兩方面工作同時，還要將這兩種截然不同的工作結合進行，在安排檔案管理工作人員時，需要優先選用具有極強的實踐能力的工作人員，這部分工作人員還要具有較強的專業能力，因為管理工作的必要條件就是管理者的技術性。為了更好地做管理工作，可以嘗試將其進行分解，劃分成不同的部分，分別處理。技術性工作也是信息化活動中的必要工作，尤其是在軟件開發這個方面事務處理上，開發工作必定需要技術援助，但是這部分的管理工作也很重要，科學的管理行為可以給技術人員創建良好的技術研發環境，開發效率也能夠充分提升。因此可知在信息化工作環節中，必須要縮小技術與管理兩種元素之間的距離，這兩種要素均會影響信息服務效果。

2.3 系統相關性分析

完整的企業信息系統包括了事務處理系統、管理信息系統、決策支持系統、人工智能、專家系統，這些系統形成了操作、戰術、戰略三個功能層次及自低向上的信息數據支撐結構。對應于檔案信息化服務系統，可以將檔案管理與服務形成一個類似的系統層次，將其對應分為檔案事務處理、檔案信息化系統、檔案信息資源管理與服務系統，它們自底向上形成具有數據支撐關系的層次結構，其中事務處理子系統按照檔案管理的要求對檔案原始資源進行收集、加工及保存，也是對上層服務的基礎，具有相對的完備性、獨立性及穩定性。檔案信息化系統用于將檔案資源按照社會服務需求將其組織成數字信息資源，通過進一步對其進行分類、加工、存儲，最終形成便于在分布式網絡環境下應用的信息資源管理系統，該子系統在基本管理內涵與數據結構上有一定的穩定性，但在技術環境、數據模型等方面有一定的動態性。服務子系統按照一定的主題需求發布相關信息，直接向社會提供服務，或進行信息分析、決策支持等應用，系統具有相對的動態性、虛擬性、時效性。

2.4 一致性分析

在檔案信息化及利用過程中，由于信息與信源的可分離性，因此在信息化與信息服務過程中，要保持檔案實體蘊涵的內容與對應的數字信息在語義上保持一致性也是面臨的關鍵問題之一。檔案是非現行或半現行狀態下的文件，具有長期不變性的要求，但對應的數字信息在利用過程中必然與計算機內存及網絡傳輸信號相關，從理論上來說任何基于數字形式并存在于計算機內存中的數據都是可以被訪問和修改的，只是要求的技術水平和代價不同。

因此，為了維護檔案實體與對應信息資源的一致性，必然產生各種附加屬性，如副本信息、元數據信息、用戶訪問控制信息、摘要信息等，保持這些信息與檔案實體相關元素的一致性關聯，無論從技術層面還是管理層面都是十分困難的事，需要較高的維護代價和管理成本，同時也導致利用效率的降低。這些要素之間的關聯應建立在主因素基礎之上，在相關技術條件允許的情況下建立以語義為核心的關聯模式，通過語義形成能夠唯一標識的關鍵字段建立各相關信息要素之間的聯系。

3 結束語

檔案信息化活動給檔案部門帶去了一些極富生命力的新變化，將傳統化的檔案系統充分改進之后，使更多的檔案資源被賦予了新的價值，在開展并完善檔案信息化活動時需要將常規的信息服務的基本特征充分展現，包括時效性、可用性、高效性積極公正性，而檔案具有的價值特點包括憑證性、原始性等，因此在信息化進程中，不能將信息化改進與數字化改進混為一談，而是要充分區分二者，同時認知檔案信息系統的復雜特點，積極找出檔案系統的各種存在關聯性的要素。

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