試論如何實現檔案綜合管理中的優化管理

范麗潔

摘要：檔案可以看作是各種信息的集合，檔案管理工作的目的不僅在于保證這些信息的完整性，而且要通過優化管理，深入挖掘檔案信息的潛在價值，進而為相關工作的開展提供必要的借鑒與參考。但是由于檔案本身具有復雜性和多樣性，給綜合管理增加了一定的困難，因此如何實現檔案綜合管理的優化管理，也成為現階段檔案人員需要重點考慮的問題之一。

關鍵詞：檔案管理 綜合管理 特點分析 問題與對策

時代的發展對檔案管理模式產生了深刻的影響，尤其是在信息技術得到廣泛應用后，許多簡單、重復的檔案管理工作都可以由計算機來完成，從而減輕了檔案管理壓力和提高了工作效率。除此之外，借助于大數據技術還能夠實現對檔案信息深層次價值的綜合利用，從而更好的發揮了檔案本身的服務價值。文章首先概述了檔案綜合管理具備的一些優勢，隨后指出了當前檔案管理工作中面臨的一些問題，最后結合實際工作經驗，提出了檔案優化管理的具體措施。

一、檔案綜合管理的優勢分析

（一）有利于保障檔案資料的安全

現階段的檔案資料主要分為紙質檔案和電子檔案兩種形式，但是無論采用何種載體進行檔案信息存儲，都面臨著一定的安全隱患。例如傳統紙質檔案在保存過程中可能會出現丟失、損壞，電子檔案容易被黑客竊取等。而檔案包含了個人的許多隱私信息，一旦這些信息泄露或被不法分子利用，將會給檔案擁有者帶來嚴重的負面影響。檔案綜合管理能夠采用多種安全保障手段，例如實行“五防”工作制度和信息化管理相結合的綜合管理方式，杜絕了檔案信息泄露的隱患，確保了檔案資料的安全。

（二）有利于推動檔案事業的發展

信息時代的到來，傳統的檔案管理工作既迎來了新的發展機遇，同時也面臨嚴峻的挑戰。要想在新時期實現檔案事業的健康和可持續發展，做好檔案綜合管理工作尤其關鍵。現代人對于檔案管理的要求不斷提高，除了要保障檔案信息安全外，還要求體現出檔案本身的價值屬性，包括在求職方面、薪酬方面以及保險方面等。基于信息系統的綜合化檔案管理，可以根據人們的不同需求，對檔案資料進行多樣化的管理、維護，從而為個人的發展提供必要的支持和幫助。這樣一來，才能為檔案工作本身的優化開展起到必要的支持。

二、當前檔案綜合管理面臨的問題

（一）缺乏檔案綜合管理制度

檔案綜合管理是一項復雜性的工作，不僅要求檔案管理人員具備較為豐富的工作經驗，而且也需要完善的檔案綜合管理制度，從而為各項管理工作的有序開展提供必要的支持。但是目前來看，一是檔案管理部門沒有結合自身的工作需要，建立起健全的綜合管理制度，二是即便初步建立了綜合管理制度，也因為沒有將這些制度貫徹落實，而難以取得檔案管理的預期效果。例如，許多新入職的檔案管理人員由于沒有制度的規范和約束，經常會存在檔案文件目錄順序錯亂、部分重要文件缺失的問題，這樣的檔案其應用價值也會大打折扣。

（二）檔案管理的信息化程度不高

在檔案的綜合化管理中，信息技術的應用不僅可以減輕工作壓力，而且也可以實現對檔案資源的優化利用。目前來看，雖然許多檔案管理部門都引進了信息化管理系統，但是信息化程度不高，加上檔案管理人員自身素質的影響，對于這些信息設備的使用也停留在檔案資料查詢、搜索等簡單應用上，沒有發揮信息化管理應有的價值。

三、實現檔案綜合管理的具體措施

（一）制定檔案工作的計劃和目標

檔案綜合管理的開展，需要首先明顯基本的任務和最終要實現的目標，這樣才能以此為基礎進行工作任務的細化，為實現檔案的優化管理提供必要的支持。作為檔案管理部門的領導人員，要樹立發展的眼光，加強對信息技術的重視，并主動在部門內部建立起信息管理系統，減輕檔案管理壓力。同時，也要安排專人服裝檔案工作計劃的制定和落實，確保各項計劃能夠按部就班的完成，在提高檔案安全性的同時，也能夠進一步挖掘檔案本身的利用價值。從領導機制到管理體系，從規章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。

（二）做好檔案綜合管理的“五個統一”

抓好組織建設，完善管理制度，做到“五個統一”抓好組織建設是做好檔案管理工作的關鍵。一是成立由分管領導任組長、辦公室主任為副組長、主要科室負責人為成員的檔案管理領導小組；二是把檔案管理工作列入領導層辦公室的議事日程年初有部署年底有總結平時有檢查指導，并接受上級和地方檔案管理部門的領導和指導；三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協調發展，檔案部門做到統一領導、統一制度，統一規劃計劃，統一檢查指導和統一培訓交流。這樣一來，實現了多部門的聯合行動，對于實現檔案的綜合利用、確保其價值的最大化也起到了必要的幫助。

（三）提高檔案資料的利用效率

檔案綜合管理的目的并不是簡單的對檔案資料進行保存，而是要深入挖掘檔案本身的利用價值，從而為檔案擁有者提供更加完善的服務。以往的檔案管理中，由于人工管理的效率較低，因此檔案的利用效率不高，不利于人才的管理。而借助于信息化技術、實現綜合化管理，則可以通過對數字化檔案的調用、分析，實現檔案資源的整合。這樣一來，原本單一的檔案資料呢過過依托網絡進行有機聯合，實現了資源的共享。除此之外，對于大型的人才市場來說，還可以在本單位內部建立局域網，專門用于數字檔案的管理，這樣還可以在很大程度上避免了網絡病毒或黑客的供給，對于保障檔案資料安全也有積極作用。

四、結語

檔案管理工作是容易被忽視的組織工作，但是它在工作中起到的作用是不可忽視的，所以檔案的綜合管理是檔案標準化、系統化的必要之舉。檔案綜合管理的加強是對企業、事業單位、社會基礎資料、數據的整合和統一化管理，只有建立高效、統一的檔案管理和查詢系統才能更好的發揮檔案的真正作用。

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（作者單位：黑龍江省人才服務局）