新形勢下檔案管理工作的思考探討

謝長春

摘要：近年來，我國檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)取得了長足的進(jìn)步和發(fā)展，一些地方的人才市場管理中心都進(jìn)行了信息化管理，建立了數(shù)字化檔案，最大限度的節(jié)約了工作場地空間，突破了紙質(zhì)化管理的時(shí)效弊端。但同時(shí)也應(yīng)該看到，檔案管理還存在著一些不安全的因素，制約著檔案管理的長足健康發(fā)展。基于此，本文主要對當(dāng)前形勢下檔案管理工作的思考進(jìn)行了簡要的分析，希望可以為相關(guān)工作人員提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；工作思考

中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

現(xiàn)階段，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的環(huán)境下，企業(yè)的運(yùn)行發(fā)展環(huán)節(jié)面臨著極大的挑戰(zhàn)。因此，在新時(shí)期的企業(yè)運(yùn)行過程中，不僅要做好檔案管理工作，還應(yīng)對其加以創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理工作的有效開展。

一、檔案管理的重要性

檔案管理即是對檔案的信息、實(shí)體進(jìn)行管理并利用的各項(xiàng)管理工作的總稱，是統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管、整理、收集、提供利用的活動(dòng)，包括了檔案提供利用、檔案編輯研究、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案檢索、檔案編目、檔案保管、檔案價(jià)值鑒定、檔案整理、檔案收集等管理內(nèi)容。檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性是一個(gè)單位管理水平和業(yè)績的重要評估指標(biāo)，是記載了一個(gè)單位發(fā)展史的資料，也為研究一個(gè)單位發(fā)展史提供了一手資料。為了做好檔案管理的工作，促進(jìn)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，應(yīng)不斷更新管理理念，用于探索和創(chuàng)新管理手段，從而真實(shí)、全面地反映社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的情況和經(jīng)營成果。

另外，將單位經(jīng)濟(jì)的管理與檔案管理成果有機(jī)融合，能夠體現(xiàn)出該單位的資源配置模式，并有利于促進(jìn)單位制定未來的發(fā)展規(guī)劃和商業(yè)版圖，具有發(fā)展的戰(zhàn)略意義，同時(shí)對于提高單位經(jīng)濟(jì)管理效益具有重要的影響。同時(shí)檔案管理也是單位經(jīng)濟(jì)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在單位的各項(xiàng)工作中積極的發(fā)揮出了其應(yīng)有的作用，促進(jìn)了黨的工作順利完成。由此可見，建立一套科學(xué)的、規(guī)范的、適用的檔案管理體系，對于促進(jìn)單位經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有重要意義，并且對于單位經(jīng)濟(jì)信用信息有效性也具有重要作用。

二、新形勢下檔案管理工作的思考

2.1檔案管理應(yīng)與企業(yè)的信息化管理相結(jié)合

傳統(tǒng)的檔案管理工作業(yè)務(wù)量大、差錯(cuò)率高、效率低、保密性差，并使一些不法分子有可乘之機(jī)。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)該適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，進(jìn)行信息化管理，充分實(shí)現(xiàn)檔案的輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化手段，它可以使繁瑣的工作瞬間完成并能達(dá)到信息共享，同時(shí)為企業(yè)提供迅速、準(zhǔn)確、全方位的檔案信息奠定基礎(chǔ)，也為企業(yè)的正常良性循環(huán)起到一定的作用。

2.2加強(qiáng)機(jī)密檔案資料的安全管理

機(jī)密檔案與一般的檔案資料相比，在保密程度上的要求更高，管理更嚴(yán)，工作開展起來難度更大，尤其是對我國而言，機(jī)密檔案資料不僅數(shù)量多，種類也繁多，這就要求檔案管理人員必須要保證機(jī)密檔案的安全。機(jī)密檔案的管理工作可以從制度建立、重點(diǎn)管理以及加強(qiáng)核查三個(gè)方面入手。第一，建立健全機(jī)密單杠安全管理制度，防止違規(guī)操作情況的出現(xiàn)。第二，針對機(jī)密檔案采取單獨(dú)管理、重點(diǎn)管理的措施，設(shè)置專門的管理人員，以責(zé)任制的形式加以管理，責(zé)任到人。第三，定期對機(jī)密檔案進(jìn)行核查，確保機(jī)密檔案萬無一失。

2.3更新檔案管理模式

企業(yè)的內(nèi)部檔案所涉及的資料或是數(shù)據(jù)信息等都較為機(jī)密，因此，不僅要增強(qiáng)檔案管理力度，還要體現(xiàn)出檔案管理方式的創(chuàng)新性，通過加強(qiáng)資金投入力度的方式，逐步對檔案管理措施進(jìn)行更新。其一，可引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)或是現(xiàn)代化的管理設(shè)備，例如，計(jì)算機(jī)設(shè)備或是軟硬件設(shè)施等。其二，強(qiáng)化與其他企業(yè)之間的溝通力度，在交流過程中，汲取彼此的經(jīng)驗(yàn)，真正做到去糟取精。實(shí)際的檔案管理環(huán)節(jié)，可借助先進(jìn)的技術(shù)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，運(yùn)應(yīng)綜合性較強(qiáng)的技術(shù)措施，進(jìn)行針對性的管理。

2.4改善存放環(huán)境

不管信息化建設(shè)進(jìn)程如何推進(jìn)，檔案管理的客體仍然是檔案實(shí)體本身，因此要做好檔案管理工作，首先要保護(hù)好檔案。如控制檔案室溫度和濕度，以防止檔案紙張發(fā)生氧化反應(yīng)；定期打掃衛(wèi)生除去灰塵，保持檔案室的干凈整潔，讓檔案一直處在合適的溫濕度環(huán)境，并盡可能的保持恒定；經(jīng)常保持四壁、天花板、地面和柜架的清潔，定期除塵；進(jìn)入庫房的裝具用品首先進(jìn)行殺蟲處理，并在庫房中使用安全無害的防霉、防蟲藥品；對環(huán)境要求差異大的檔案實(shí)體還要考慮分別存放，如將磁帶遠(yuǎn)離能產(chǎn)生磁場的電子設(shè)備或磁鐵，或使用磁性屏蔽材料的裝具進(jìn)行保存。

2.5健全檔案管理制度，增強(qiáng)人員檔案管理意識(shí)

在《檔案法》的基礎(chǔ)上，根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展情況，建立符合自身的方案管理制度，使得檔案管理的工作滿足標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的要求，使之有章可循、有法可依，形成完善的檔案管理制度。與此同時(shí)，還需要增強(qiáng)人員檔案管理意識(shí)，個(gè)體經(jīng)營、企業(yè)、單位的檔案管理人員應(yīng)深入學(xué)習(xí)《檔案法》，增強(qiáng)管理人員對檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，充分意識(shí)到檔案管理工作與自身的經(jīng)營發(fā)展有著密切聯(lián)系，深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理能為維護(hù)自身合法權(quán)益和為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)展提供可靠的依據(jù)，從而有效增強(qiáng)檔案管理的意識(shí)，提高檔案管理的有效性。

2.6提高檔案管理人員素質(zhì)

要求檔案管理人員既要有高度的責(zé)任感和敬業(yè)精神，又要具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。因此，對檔案管理從業(yè)人員的培訓(xùn)和監(jiān)督是不可忽視的。檔案管理由傳統(tǒng)向信息化發(fā)展，從業(yè)人員也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，掌握信息化管理技術(shù)。尤其要加強(qiáng)對從業(yè)人員在電子信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，以適應(yīng)檔案管理信息化的要求；同時(shí)還需健全人才培養(yǎng)制度可以從全國各地不斷引進(jìn)先進(jìn)的管理人才，個(gè)體經(jīng)營、企業(yè)、單位應(yīng)與高校建立人才培養(yǎng)輸送計(jì)劃，并通過培訓(xùn)過程中的考核評估，為員工制定出清晰的晉升道路，進(jìn)而提高我國檔案管理的質(zhì)量。

結(jié)束語

總之，企業(yè)實(shí)行現(xiàn)代化管理不是局部的，應(yīng)該是全方位、全領(lǐng)域的，檔案管理工作是現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)準(zhǔn)，所以企業(yè)應(yīng)該加大對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與投入，逐步使檔案管理工作電子信息化，同時(shí)也注重專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)培養(yǎng)，最終使檔案管理工作有助于企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

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