淺析干部檔案管理的問題及改進措施

趙曼

摘要：干部檔案因其形成的規范性、重要性、保密性，因而作為組織人事部門培養、選拔和任用干部的重要依據。目前干部檔案管理，在管檔意識、管理機制、管理方法等方面還存在諸多困難及弊端，本文在分析這些問題形成原因的基礎上，提出了一些相關的改進措施。

關鍵詞：干部檔案問題弊端改進措施

干部檔案來源于人事管理活動，是按照一定的規定、原則和方法進行整理立卷，以個人為單位，真實地反映一個人的歷史全貌，包括其政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇、身體狀況及其經歷和變化情況。干部檔案材料整理收集的全面、完好，有利于組織人事部門歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部。中央組織部于1980年2月頒布的《關于加強干部檔案工作的意見》指出：“干部檔案工作，是一項政策性、機密性恨強的工作，各級黨委和主管部門應予以關心和加強領導。”各級領導應認真貫徹中央的指示精神，認真學習、宣傳檔案管理的法律法規，增強檔案管理意識，正確認識人事檔案工作的特點、地位和作用，從人、財、物諸方面積極支持人事檔案工作。

一、干部檔案管理工作中存在的弊端

第一，管檔意識滯后。干部人事檔案工作是干部工作的一項基礎性工作，是做好干部工作的基礎和前提，搞好干部人事檔案管理，對于全面地了解干部、正確選拔使用干部具有重要意義。但是由于干部人事檔案工作是一項內部性、保密性恨強的工作，是一項并不引人注目的、默默無聞的工作，因此有的同志常常看不到這項工作的重要性。有的同志認為，現在使用干部重在現實表現，干部檔案沒有多大作用；還有的同志認為干部檔案工作是干部檔案工作人員的事情，與己無關；也有的同志雖然口頭上講干部檔案工作的重要性，但實際工作中卻不夠重視。這些情況表明，相當一部分人員對干部檔案工作的意識還是不強的。

第二，管理方法滯后。目前的干部檔案管理方法，局限于“看堆式”的管理。接收材料、轉遞檔案、錄入材料信息、查找干部相關信息，以上就是干部檔案管理人員的日常工作。這些操作工作，繁瑣、耗時，材料堆積如山，一般是從年頭干到年尾，沒有終點，現代化管理水平不高。許多單位人事檔案材料的審查、鑒別制度，人事檔案材料補充制度，移交轉遞制度，查閱、借閱制度尚不健全，造成了人事檔案管理中的一些漏洞。也有許多單位雖然建立了規章制度，卻不按章辦事。如人員調動時，檔案不及時轉遞；接收檔案時不及時清查檔案材料是否齊全，也不及時填寫并郵寄回執；未收到回執不及時電話催要等，造成檔案丟失及檔案材料不全、不實等嚴重后果。檔案方法的繁瑣很大程度上是由于檔案工作本身的繁瑣所造成的，這就要求必須改進檔案管理方法。

第三，管理經費滯后。目前在干部檔案管理中都普遍存在著設施與設備的不到位、不達標，對干部檔案管理工作沒有相應的年度預算計劃，因此，造成了庫房面積不足、三室不能分開、檔案柜不夠、六防措施不能到位等等問題。這些硬件設施的不達標，紿干部管理工作造成了散漫與停滯。

二、上述弊端造成干部檔案管理實際操作中的問題

第一，檔案材料短缺、填寫不規范。如較早的履歷表未蓋人事部門公章、近期的履歷表家庭成員信息填寫不完整，因而都無法作為重要的參考依據。

第二，學歷材料不完備。恨多同志通過各種方式的學習來提高文化水平和學歷層次，但由于學習渠道如函授、電大學習等差異，各個學校對歸檔材料的要求不同，導致人事檔案中學歷材料不齊備，且無法補辦手續。

第三，入黨材料不齊全。恨多同志先后經歷了多個單位，但入黨的單位沒有將該同志的入黨材料放入個人檔案，在審核檔案發現問題后，與原單位聯系，原單位有的已經不存在，有的因原檔案管理人員轉崗離職，導致相關材料無法收集。

第四，任免考察材料不完整、不規范。有部分干部任免材料，由于當時沒有及時歸檔，材料沒有保留，特別是考察材料，缺夫較為嚴重。

第五，檔案材料內容填寫前后不一，“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡，學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。

三、干部檔案管理工作的改進與發展措施

以上問題，都是在干部審核中，發現的較為突出的問題，這些不完整、不規范的方面，嚴重影響了干部檔案的真正使用價值，同時也使企業的發展受到了不可避免的影響。因此，干部檔案管理工作的改進與發展是迫在眉睫，不可避免的。通過在干部檔案管理崗位中的實踐與操作，總結以下若干意見，可以在實際管理工作中得到應用。

第一，加強隊伍建設。做好新形勢下的干部檔案管理工作，必須有一支在思想上、政治上、工作作風、業務能力等方面過得硬的干部人事檔案工作隊伍。一是要有吃苦耐勞的精神。干部人事檔案工作是紛繁復雜的，要做大量艱苦細致的工作，好多工作是不為人知的。這就要求干部檔案工作管理人員要淡泊名利，忠于職守，踏實工作，提高為檔案事業建功的責任心。二是要有較高的政治素質。作為干部人事檔案工作管理人員，其行為必須規范。干部人事檔案管理人員要重視和加強理論學習，要通過學習，使自身有較高的綜合素質，有嚴格的組織紀律，有良好的職業道德。三是要有較強的服務硯念。檔案工作本身就是一項服務性較強的工作，干部人事檔案工作的宗旨就是服從和服務于干部工作。四是要有較強的業務能力。作為一個干部人事檔案干部要想更好地完成本職工作，不僅要具備有深厚的專業知識，而且還要根據形勢的需要熟練地掌握現代化的管理方法，同時要學習相關學科的知識。因此，要加大對干部人事檔案管理人員的培訓力度，滿足干部人事工作的需要。

第二，嚴格執行收集歸檔制度，確保檔案完整準確。干部人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量。對收集到的檔案材料，要從手續是否完備、表述是否準確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退紿有關單位，做到不散失、不積壓。一是做好檔案的日常收集工作，把好材料的入口關，對有疑義的材料，要進行調查核實，做好初步認定工作，切斷文件材料的污染源頭。二是把好鑒定關。根據形成材料的歷史條件、主要內容、用選等檢查材料是否完整，逐一審查事實是否準確，手續是否完備，書寫是否清楚。對“三齡一歷”等要重點核對，確定無誤后，方可入檔。確保收集的文件材料歷史地、全面地、準確地反映個人的政治思想、H口業道德、業務能力、工作表現、工作實績等方面情況。三是轉來的歸檔材料要做好接收登記。對于接收的材料，要核對名單，及時歸檔，絕不積壓材料。

第三，改進檔案的檢索與查閱方法。目前對于干部檔案的檢索，都是采用姓氏檢索進行，為提高效率，可以根據職位、用工形式等具體再分類，這樣可以大大提高管理的效率。

第四，加強人事檔案的現代化管理。目前計算機與網絡已成為現代化技術的核心，在企業中，已經有相應的人力資源系統應用于干部檔案管理中，實現ERP系統與紙員材料的相對應。這就要求管理人員不，又要熟悉日常的紙質檔案的管理，更要掌握檔案系統的操作與應用，保證檔案與系統信息相一致。

以上，是對干部檔案管理工作的一點認識與思考，當然在實際的工作中可能還存在一些這樣或那樣的問題，作為干部檔案管理人員，必須要克服困難，盡職盡責，堅守崗位，保證檔案的真實性、保密性，更好的為企業服務。