依托信息技術(shù)更新服務理念積極推進檔案管理工作科學化建設(shè)

張德慧

摘要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，將其應用到檔案管理工作中，不僅有利于促使傳統(tǒng)檔案工作服務理念的轉(zhuǎn)變，而且還有利于拓展檔案信息服務路徑，提高檔案信息服務質(zhì)量和服務效率。本文以依托信息技術(shù)更新服務理念為視角，對推進檔案管理工作科學化建設(shè)的實施路徑進行探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理信息技術(shù)服務理念

一、樹立以用戶為中心的服務理念

在檔案管理工作中，服務理念是檔案信息服務的思想基礎(chǔ)和工作指導。新時期下，檔案管理工作要捍棄傳統(tǒng)的服務思想，從全局出發(fā)，確立以用戶利益為中心，以檔案管理信息化、科學化、數(shù)字化發(fā)展為導向的服務理念。檔案管理要將服務理念貫穿于實際工作中，認真分析不同用戶的不同需求，提，鹽多樣化的服務模式，并通過總結(jié)用戶對服務的反饋信息，改進服務方式，不斷提升用戶對服務的滿意度。同時，檔案管理工作要始終堅持主動服務的理念，轉(zhuǎn)變過去“坐等上門”的服務模式，積極了解用戶對檔案信息的需求動態(tài)，定期向用戶推送知識型檔案信息，拓展檔案信息服務功能和服務效率，以良好的服務態(tài)度改變當前檔案信息服務滿意度不高的現(xiàn)狀。

二、加強檔案館數(shù)據(jù)資源庫建設(shè)

檔案管理工作要依托信息技術(shù)，建立起虛實結(jié)合的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，積極推進檔案管理工作科學化建設(shè)，拓寬檔案信息服務渠道。首先，檔案管理部門要利用掃描、數(shù)據(jù)壓縮、光盤存儲等信息摶術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，建立檔案信息全文數(shù)據(jù)庫、新型多媒體數(shù)據(jù)庫、個性化需求數(shù)據(jù)庫等，提高檔案信息的利用效率。同時，檔案管理工作也可恨據(jù)用戶需求，為喜戶構(gòu)建“我的數(shù)字檔案館”，以便于用戶及時獲取個性化的服務。其次，檔案管理部門要深入挖掘檔案信息的利用價值，建設(shè)知識數(shù)據(jù)庫，使用戶能夠通過利用知識數(shù)據(jù)庫解決自身問題，拓展知識的獲取渠道。再次，檔案管理部門要與其他部門加強合作，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合實現(xiàn)檔案信息共享。為了拓展檔案數(shù)據(jù)庫的服務功能，檔案管理部門還可與圖書館、有關(guān)網(wǎng)站建立起合作關(guān)系，實現(xiàn)無縫連接，構(gòu)建起內(nèi)容豐富的聯(lián)合數(shù)據(jù)庫。

三、更新檔案管理設(shè)備與技術(shù)

檔案管理部門要配備齊全的硬件設(shè)施，包括計算機、檔案密集柜、掃描儀、復印機、空調(diào)等，為了確保檔案滿足長期安全保存的要求，還要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮濕等措施。同時，檔案管理部門要積極引入先進的技術(shù)平臺作為有力支撐，提高服務效率。如，引入信息集成檢索技術(shù)，該技術(shù)可在多數(shù)據(jù)庫、聯(lián)合數(shù)據(jù)庫中檢索所需信息，并對信息進行整合、加工，迅速地將最有價值、最符合用戶需求的信息提供給用戶。

四、實行用戶反饋與監(jiān)督機制

檔案管理工作要重視服務質(zhì)量的不斷提升，建立并實行用戶反饋與監(jiān)督機制，推動檔案管理持續(xù)發(fā)展。檔案管理工作要充分發(fā)揮檔案用戶的外部監(jiān)督作用，簡化監(jiān)督流程，將用戶反饋的意見作為改進檔案工作的依據(jù)。為此，檔案管理部門應當構(gòu)建信息服務質(zhì)量評價體系，優(yōu)選量化的評價指標，對服務時間、服務效果、用戶滿意度、信息利用度、服務系統(tǒng)操作響應度、數(shù)據(jù)資源完整度等方面進行評價。檔案管理部門要將各項評價指標進行細化，以用戶滿意度評價為例，可分為以下四種評價方式，即非常滿意、滿意、不滿意、非常不滿意，并在各個評價結(jié)果下讓用戶提出合理性的建議，以便于檔案管理部門改進服務質(zhì)量。

五、建設(shè)高素質(zhì)檔案服務隊伍

檔案管理部門要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案服務隊伍，確保檔案服務人員具備完善的知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)的服務技能以及良好的道德素養(yǎng)，為檔案管理工作科學化建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)。首先，檔案管理部門要著重于培養(yǎng)知識型檔案服務人員，定期組織檔案服務人員參加培訓，學習與檔案管理相關(guān)學科領(lǐng)域的知識，擴充其知識面，并要求其掌握計算機網(wǎng)絡(luò)操作技能，能夠熟練應用各種信息化操作系統(tǒng)。其次，檔案管理部門要組建檔案信息服務專家隊伍，讓專家隊伍研究有關(guān)檔案管理信息化、科學化建設(shè)的相關(guān)問題，并為用戶提供解決問題的方案，提升檔案信息服務的專業(yè)化水平。再次，檔案管理部門要落實考核激勛機制，對從事檔案工作的人員進行定期考核，考核內(nèi)容包括參與培訓情況、業(yè)務技能、服務態(tài)度、工作成效等方面，將考核結(jié)果與人員職務升降、薪酬掛鉤，激勛人員不斷提高工作實績。

總而言之，新時期下檔案管理部門必須樹立起以用戶為中心的主動式服務理念，通過依托先進的信息技術(shù)，構(gòu)建起高教的檔案信息服務平臺，為用戶提供便捷、快速、個性化的檔案信息服務，不斷提高檔案管理工作成效。同時，檔案管理部門還要健全管理機制，重視服務反饋與監(jiān)督，將其作為推動檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的有力保障。

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