人事檔案管理若干問題的思考

關莉

摘要：近些年國家人事管理部門逐漸意識到人事檔案管理的重要性，也做了相應的努力，但人事檔案管理中還是存在一些不足，影響人事管理工作效率和質量。文章對人事檔案管理中存在的問題進行思考，探討如何做好人事檔案管理工作。

關鍵詞：人事檔案管理

問題策略

人事檔案是社會公共信息的重要組成部分，企業單位借助人事檔案查詢就職人員學歷、工作經驗、技術職稱、社會關系等信息。從人力資源管理、開發、利用角度來看，人事檔案在豐富求職者信息的同時，為企事業單位人才招聘提供參考；從檔案查閱利用來看，人事檔案利用率較高，因此加強人事檔案的管理十分必要。

一、人事檔案管理中存在的問題

1.人事檔案管理意識淡薄。從我國人事檔案管理現狀來看，很多企事業單位領導對人事檔案管理不夠重視，認為人事檔案管理工作就是保管性事務，沒有列入企事業單位日常管理工作范疇，認為人事檔案只要不丟失、不泄露，能夠應付上級檢查就夠了。一些領導甚至直接把人事檔案人交由企業檔案部門管理，而企業檔案管理工作也不夠腱全、完善，而且不具備人事檔案管理的條件、場所、設備、經費、人員等，人事檔案管理自然做不好。

2.管理水平低下，管理手段落后。我國企事業單位檔案管理人員多是蒹職，導致檔案管理人員流動性大。檔案交接制度不完善，難以保證人事檔案的完整性。就檔案管理人員素質來說，專業知識水平低，企事業單位沒有進行針對性的業務培訓，管理人員工作熱情不高、精力投入少，檔案管理工作，又停留于檔案收集、整理、歸檔等工作上。此外，人事檔案管理手段相對落后，檔案借閱過程中反復調用原始材料，對檔案造成了不可避免的損毀。檔案室室內溫度、濕度、采光等不符合標準，導致紙張發黃、字跡變暗，嚴重影響檔案的安全性和有效性。

3.人事檔案收集力度不夠。由于人事檔案收集、歸檔制度不健全、不合理，導致工作人員對檔案工作執行不嚴格，檔案收集不完整、檔案歸檔不及時。此外，收集和歸檔的檔案材料在形式和內容上千篇一律，沒有任何實用價值，不能準確反映個人信息，對企事業單位的人力資源管理非常不利，從而影響人事檔案管理工作效率和質量，降低檔案實用價值。

4.人事檔案管理信息化程度不高。在社會經濟和科技的進步推動下信息處理技術的發展，人事檔案管理信息化管理系統逐漸完善。盡管計算機水平在不斷更新，但有恨多先進技術手段沒有被挖掘和利用，計算機技術在人事檔案管理中應用不夠廣泛，這不僅不利于人事檔案管理效率的提高，也造成了一定的資源浪費，增加企事業單位檔案管理成本。

二、人事檔案管理策略

1.加強對人事檔案管理工作的重視。領導階層和管理人員加強對人事檔案管理工作的重視，是做好人事檔案管理工作的重要保證。企事業單位領導積極關注人事檔案管理工作，將其納入日常工作范疇，成立檔案管理領導組，定期檢查人事檔案收集、歸檔工作進度，加強監督，及時發現管理中的不足并加以指導糾正，把檔案管理工作納入年度考核，與單位其他考核掛鉤，提高對檔案管理工作的重視。企事業單位領導要加強對檔案法律知識學習，明白人事檔案管理工作的重要性，明確檔案管理人員職責、職權，努力做好人事檔案管理工作。

2.增加資金投入，構建良好環境。各企事業單位要加大檔案工作財政投入，尤其是檔案維護、檔案搶救、檔案信息化建設的資金投入。檔案管理經費要做到年初預算、年終總結，做好檔案收集、歸檔、管理等環節的專項預算。各單位需嚴格按照國家檔案管理建設標準完善本單位檔案室建設，采購一定數量和規格的檔案柜、檔案袋，做好采光、通風、防潮、防塵、防蟲等工作，在條件允許的情況下，爭取資金開展人事檔案數字化建設工作，提高檔案利用效率；根據各單位工作實際檔案室應配置空調、掃描儀、監視器等設備，為企事業單位檔案信息化管理提供保障，確保檔案利用安全、完整。

3.提高人事檔案管理人員素質。各單位人事部門要加強檔案管理人員隊伍建設，保證工作人員人生觀、世界觀、價值觀積極向上。企事業單位領導加強對員工的教育培養，積極深入一線，關心員工生活、工作，充分調動員工工作積極性。提高檔案人員管理素質，一方面提高本單位檔案人員錄用標準，不僅要具備專業知識，工作經驗也很重要；另一方面積極開展業務培訓，為員工提供一個交流學習的機會，進而提高人事檔案管理水平。

4.加強人事檔案材料的收集。加強人事檔案材料的收集是提高人事檔案管理的重要基礎。隨著社會政治、經濟體制改革的不斷深化，干部任職、企業招聘、學生就業、職稱評選等對人事材料需求的不斷增加，對人事檔案管理提出了新的要求。檔案人員必須及時收集一切與人事有關的檔案材料，認真整理、仔細鑒別，提高檔案實用價值。工作中對不符合歸檔要求的材料要立即處理，確保歸檔材料齊全、完整，提高人事檔案材料的準確性、實用性和權威性。認真登記檔案轉入、轉出、接受等情況，嚴格檔案借閱手續，避免檔案丟失、泄密、凈改、損毀等現象的發生，實行責任制，保證檔案完整，提高人事檔案利用效率。

總之，人事檔案是國家決策、企業發展的重要依據，加強人事檔案管理至關重要。目前我國人事檔案管理意識薄弱、工作人員素質不高、管理制度不健全、信息化建設不夠完善等問題突出。企事業單位領導應將人事檔案管理納入日常工作，加強對檔案收集、歸檔工作的重視，保證人事檔案完整性和實用性；積極開展業務培訓，提高檔案管理人員水平，確保檔案管理工作質量；完善檔案管理制度，規范檔案管理流程，提升人事檔案利用率。

參考文獻

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