提高國企檔案信息化管理水平之我見

文| 翁倩玉

國企檔案信息化管理的必要性

我國國企長期來一直使用傳統的人力檔案管理制度，該制度存在諸多不足和弊端：在日常企業工作中會產生大量的檔案類文件需要歸檔，在沒有自動管理分類歸檔文件的辦公系統條件下，這些歸檔文件的分類、歸檔、管理、保存和檢索都非常困難繁瑣；由檔案工作人員對歸檔的檔案進行手動整理、編寫索引工具及各種目錄，普遍存在手動編寫目錄速度很慢、不規范，索引速度和準確率低的情況，同時效率也并不高，費時費力；檔案部對外提供查詢的時候需要借閱文件，若是只依靠人工方法來獲取紙質文件很可能造成重要檔案文件的缺失或破損，對于檔案文件的保管和再次利用帶來種種問題。

由于當前電子技術的高速發展，檔案管理的信息化建設逐漸受到國企高層的重視，將原始的紙質材料轉化為電腦可讀的電子資料，同時將辦公自動化環境下產生的大量電子文件納入檔案的收集范圍，利用信息技術、網絡技術提供的便利條件，最大限度的整合檔案信息資源，為國企的各項工作提供有效的信息支撐。

國企檔案信息化管理的實施路徑

1.加強檔案信息化管理制度的規范建設。由于國企的行業特點和實際情況存在差異，決定了在國家有關檔案信息化建設的法律法規指導下，國企要根據自身的綜合實力以及檔案管理的實際，制定本企業檔案信息化管理的制度。筆者認為，一般國企檔案信息化管理制度中需要界定及規范的主要有以下幾個方面：規范檔案信息化管理中的基本術語、用語，檔案信息化管理的基本目標、基本框架、基本原則等宏觀層面的基礎性、通用性概念；用制度的方式公開界定本企業檔案信息化管理中需要參與和配置的部門和人員，并明確他們各自的權利與義務；針對企業檔案信息化管理各個階段中需要界定和規范的所有內容，主要包括軟硬件基本需求、數字信息資源的標準規范、應用系統采買（開發）的基本要求、安全保障體系建設以及其他所有需要約束和規范的方面；與本企業信息化管理相關的其他所有內容。

2.開發符合自身需求的檔案管理信息系統。各國企在實施檔案信息化管理的過程中，按照行業和部門的不同有很多種檔案管理信息系統可供選擇，例如社會保險事業中的社保三核管理系統、扶貧開發中的大數據系統等，各有各的檔案管理信息系統，而且各個系統截然不同，因此國企應按照不同的檔案管理系統進行相應的電子檔案處理。為此應做好這些方面：一是確保各個電子檔案管理錄入的準確性，越是復雜的管理系統越是要進行認真對待；二是及時進行升級更新，不斷優化檔案信息化管理；三是不斷開發創建檔案管理信息系統，因為信息技術的革命，帶來的是日新月異的變化，所以生產制造的計算機也在不斷升級優化，其安裝的各類管理系統也在不斷的升級。

3.構建檔案信息管理的安全保障體系。第一，保證硬件實施的安全。定期對國企檔案管理工作中投入使用的計算機、掃描儀、服務器、打印機、路由器等硬件設施進行設備檢查，確保硬件設施在運行過程中不會發生突發事件，造成不良后果；準確查看大型服務器和網絡設備安全與否，及時更新檔案日志，確保日常的檔案工作順利開展；加強對于機房和檔案庫房的環境監測與維護，若發現老化線路和陳舊設備也應該及時更換。第二，保障檔案信息的安全。主要是保證本企業日常生產經營等環節形成的、檔案管理信息系統中所存儲的以及對企業過去保存的紙質檔案進行數字化加工的信息等是原始的、完整的和準確的，同時也要防止未授予權限的、非法的用戶通過不正當的手段進入檔案管理信息系統竊取信息。第三，做好網絡安全。企業中涉及個人隱私和重大保密事項的檔案可放在內部網絡，除此之外還可在企業員工的計算機和服務器上使用防火墻技術，防止不法分子和未經授權的用戶侵入檔案管理系統信息。第四，做好人員的安全教育。做到安全教育經常化、防護知識普及化，以增強和提高員工的安全意識和防護技能。只有所有員工自覺遵守網絡安全的各項規章制度，密切配合檔案工作人員和網絡管理人員的工作，才能真正保證企業檔案的安全。

4.提高檔案工作人員的自身素質。具體做法如下：國企可以和高等院校進行聯合培養，將系統、全面學習過專業檔案知識和計算機專項技能的人才聘用進入企業，完善企業檔案部門的人才儲備；招聘擁有熟練計算機技術的人員，讓其掌握企業日常檔案管理的流程和原則，使其不僅發揮出本身所具有的計算機技術，還與專業檔案知識進行有機的結合；鼓勵在職檔案工作人員進行深造，繼續學習更精深的檔案專業知識和計算機等技能；積極參加由專門檔案機構開展的線上、線下培訓活動，從中學習檔案機構在檔案信息化管理中的經驗教訓。

結語

國企檔案信息化管理建設是一項長期且艱巨的任務，必須在深刻認識其必要性和重要性的基礎上，逐步加強檔案信息化管理制度，提高檔案工作人員的綜合素質并開發適合自身需求的檔案管理信息系統，從而使檔案管理工作更好地服務于國企。