新時期企業檔案管理水平提升路徑的探究

文| 劉 承

新時期企業檔案管理存在的問題

1.檔案管理水平落后于現實需求。具體體現在：檔案管理制度不健全，如借閱時不進行登記，不需要履行手續就隨意出借，也沒有要求借閱人及時歸還；對庫房的溫度及濕度控制等沒有具體到責任人，有時檔案管理人員還需要與其他部門人員在同一區域辦公，容易引發檔案的丟失或損毀；從簽訂合同開始就應該進行項目檔案的記錄，并在項目通過驗收，完成資料移交時方能終止，但實際操作中往往是項目基本完成時才進行檔案的歸檔工作，導致原始記錄的丟失而只能憑借相關人員的記憶補檔。

2.檔案管理人員綜合素質不達標。不少企業管理層對檔案管理的認知存在偏差，僅將其作為簡單的文字工作，沒有認識到檔案管理能給企業帶來效益，因此無法將檔案管理與企業的升級發展相融合。此外，很多檔案管理者沒有相應學歷學位并缺乏應有的責任心，并且在薪酬和級別上面低于其他部門，這導致他們沒有足夠的積極性投入工作，跳槽和換崗都是常有的事情，檔案管理團隊的不穩定和頻頻更替造成了檔案管理工作難以規范，不利于企業檔案管理的延續。

3.檔案信息化的建設及應用遠遠不夠。檔案信息化建設需要購置專業的硬件設備及軟件系統，同時隨著信息技術的不斷更新，在使用過程中還必須進行檔案管理硬件的養護升級、軟件系統的更新換代，這些都需要大量的資金作支撐。而企業的本質是用最小的投入創造最大的價值，因此更愿意將富余的有限資金投入到擴大再生產中，這是造成檔案信息化建設滯后的重要因素。

企業檔案管理水平的提升路徑

1.完善檔案管理工作制度。在開展檔案管理工作的過程中，需要熟悉我國相關法律法規并嚴格按照要求執行，并在此基礎上不斷完善各項檔案安全工作制度：搭建安全指標體系，參照企業安全目標管理制度，簽訂相關的檔案保密書；對相關檔案安全管理制度進行健全和完善，通過細化將工作分解至每個部門，使得安全責任逐層落實；設立獎懲機制，大力表彰為檔案安全作出奉獻的工作人員，對于違法相關規定甚至產生不良狀況的個人要及時給予處罰。

2.加大檔案信息資源的開發力度。企業檔案信息資源開發的方式多種多樣，應根據企業本身的具體情況進行運用，通常而言，一是要突出本企業的特色，即根據本企業發展過程中的特殊人物、特殊事件、特殊工藝、特殊流程等形成的檔案材料，開發富有企業發展特點的檔案信息資源；二是要針對性的開發，即了解一定時期企業的工作重點、工作要求，隨時根據業務需求開發檔案信息資源；三是要推進不同層次的檔案信息資源開發，即在開發本企業檔案信息資源時，制定合理的發展目標和計劃，根據不同的時期、面對的不同人群，進而分層次的開發。

3.構建符合企業實際需求的檔案管理系統。構建符合企業實際需求的檔案管理系統，橫向上將文書檔案、科技檔案、人事檔案、實物檔案、聲像檔案等所有的檔案門類納入統一平臺，實現了檔案資源的集中統一管理。

一個典型的檔案管理系統的業務包括：（1）電子檔案管理。負責存儲業務的檔案信息，系統日志以及采集到的圖像等電子數據，主要包括電子檔案維護，電子檔案審核，電子檔案查詢以及電子檔案統計功能；（2）實物檔案管理。可采取電子標簽（RFID）管理方式實現檔案出入庫等管理，并通過數據庫建立電子檔案和實物檔案的對應關系，包括實物檔案入庫，實物檔案出庫，實物檔案盤點以及實物檔案查詢四個服務；（3）構建電子檔案與實物檔案間的良好聯系。實物檔案存儲的單位是卷，而電子檔案存儲單位是圖像文件，從邏輯上說是一對多的關系，即一個實物檔案將會有多個文件，每個文件又有一個或者多個圖片組成。因此在兩者之間通過一個編碼建立關系，即檔案編號。通過編碼器給實物檔案以及電子檔案設計一個編號，從而了解實物檔案的部分信息，甚至可以去網上找到對應的電子文件。

4.提高檔案管理員的綜合素質。一方面，檔案管理員要改變陳舊的思想，養成良好的職業素質，全心全意服務于檔案管理工作。檔案管理具有服務性，檔案管理員需要時刻提醒自己為用戶提供高質量的服務，優化服務質量；擅長和檔案利用者進行溝通、交談，與其處理好關系，諸如良好的交際能力、公關能力、調節能力、商議能力等能力均為檔案管理工作者不可缺少的一些能力。另一方面，檔案管理員還需不斷積累新的知識與新的技能，以活到老學到老的心態生活，開闊自己的眼界與思維，關注檔案管理方面的現狀與最新動態，學以致用，借助檔案管理的專業知識與技能提高工作的效率，力爭將單一化的檔案管理形式改變為豐富多樣的形式。

結語

為適應經濟環境的變化，企業要不斷對檔案管理工作進行改革與創新，培養一批高素質的專業人才，用信息技術大力開展檔案信息資源的開發與利用，積極摸索檔案現代化管理的新模式，使檔案管理工作能夠為企業的改革與發展奠定基礎。