新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)檔案鑒定工作必要性探討

劉寧宇

【摘要】在企業(yè)檔案信息化進(jìn)程中，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，而檔案鑒定工作是決定檔案數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量?jī)?yōu)、劣的關(guān)鍵因素。本文從新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)檔案鑒定工作的必要性、企業(yè)檔案鑒定工作中存在的主要問題、做好企業(yè)檔案鑒定工作應(yīng)采取的對(duì)策3個(gè)方面試對(duì)此問題進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;鑒定工作;必要性

檔案資源信息化是適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展，深度利用檔案資源的必然選擇。在傳輸技術(shù)和存貯技術(shù)飛速發(fā)展的今天，企業(yè)檔案管理對(duì)象正在從傳統(tǒng)的以紙質(zhì)載體形式為主的檔案向以“機(jī)讀檔案”為代表的適宜于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)處理和管理的載體形式轉(zhuǎn)變。檔案管理的對(duì)象更多的體現(xiàn)為存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中的集圖、文、聲、像于一體的多媒體信息，而該信息的獲取不外乎兩種途徑：一方面是對(duì)庫(kù)藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，另一方面是對(duì)利用辦公軟件直接形成的電子文件的接收。而這兩種不同來源的信息最終是否能轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)據(jù)庫(kù)中的“一分子”，決定它們“存、毀”命運(yùn)的正是檔案鑒定工作。由此可見，隨著企業(yè)檔案數(shù)字化工作的不斷推進(jìn)，檔案鑒定工作的任務(wù)將更加艱巨，而檔案的特性決定檔案人員必須在文件的源頭和文件生命的全程展開鑒定工作，因此，信息化背景下的企業(yè)檔案鑒定工作不但不應(yīng)被弱化，反而應(yīng)逐漸成為企業(yè)檔案工作的重心。

一、信息化背景下加強(qiáng)企業(yè)檔案鑒定工作的必要性

企業(yè)檔案鑒定工作是企業(yè)檔案管理工作的重要組成部分，是對(duì)企業(yè)在社會(huì)活動(dòng)中形成的龐雜文件進(jìn)行存精去冗的一種手段，是依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件精煉、優(yōu)化的過程。

（一）對(duì)企業(yè)檔案鑒定工作的理解。檔案鑒定一般是指對(duì)檔案真?zhèn)魏蜋n案價(jià)值的鑒定。檔案鑒定工作是在檔案管理不同階段依次分別展開的。通常劃分為初始鑒定、歸檔鑒定和期滿鑒定。初始鑒定是指各單位擬辦人對(duì)辦結(jié)完畢的文件進(jìn)行初步的鑒定。歸檔鑒定是指檔案人員對(duì)文件材料保存價(jià)值的鑒定和對(duì)歸檔文件材料的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性的鑒定。期滿鑒定是指建立專門的鑒定委員會(huì)對(duì)保管到期檔案再次進(jìn)行鑒定，鑒別對(duì)其是要剔除銷毀，還是延長(zhǎng)保管期限的鑒定。檔案鑒定直接決定檔案的存毀，是檔案管理中最重要、難度最大的工作。

（二）企業(yè)檔案鑒定工作貫穿了從檔案生成到銷毀的整個(gè)檔案運(yùn)動(dòng)過程。檔案鑒定就是在文件的形成使用期對(duì)其進(jìn)行監(jiān)控和預(yù)選，在規(guī)定的歸檔“界點(diǎn)”對(duì)其進(jìn)行甄別審查，對(duì)文件的潛在效用和未來價(jià)值做出判斷并在此基礎(chǔ)上做出存與毀的決定。依據(jù)歸檔范圍和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)將文件收集之后，經(jīng)過歸檔鑒定文件才能成為檔案;在檔案整理工作中，需要按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)區(qū)分不同價(jià)值的文件，對(duì)其真實(shí)性、原始性、完整性進(jìn)行鑒別，劃分不同保管期限，在此基礎(chǔ)上按照檔案整理的工作程序進(jìn)行分類組合和排序的系統(tǒng)化整理;在編研、保管、開發(fā)利用等工作環(huán)節(jié)中也滲入了鑒定工作;檔案的保管期滿之后是續(xù)存還是剔除銷毀也要通過鑒定。所以說鑒定工作貫穿了從檔案生成到銷毀的整個(gè)檔案運(yùn)動(dòng)過程，是文件轉(zhuǎn)存為檔案以及對(duì)失效檔案進(jìn)行處置的必要手段。

（三）為適應(yīng)信息時(shí)代數(shù)字化工作的要求，必須強(qiáng)化企業(yè)檔案鑒定工作。在企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程中，核心的部分是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，一方面是對(duì)庫(kù)藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，即利用掃描設(shè)備對(duì)庫(kù)存檔案數(shù)字化。在實(shí)際工作中，大部分企業(yè)的紙質(zhì)檔案庫(kù)存數(shù)量很龐大，而且隨著時(shí)間的推移，其保存價(jià)值也發(fā)生了變化，哪些檔案可以優(yōu)先掃描，哪些檔案己沒有掃描的意義，能夠給出滿意答復(fù)的只有檔案鑒定工作。另一方面是對(duì)利用辦公軟件直接形成的電子文件的接收。電子文件由于其具有動(dòng)態(tài)性、易逝性，必須在文件形成之初確定是否需要?dú)w檔保存，因此，在電子文件管理中，鑒定工作的位置前移至電子信息系統(tǒng)的源頭，成為首要環(huán)節(jié)。由于電子文件的動(dòng)態(tài)性，在電子文件的制作、使用和信息匯集整理過程中必須進(jìn)行全程監(jiān)控。以維護(hù)電子文件的原生性、真實(shí)性和完整性。這樣，鑒定就成為貫穿電子文件管理和歸檔工作的核心。

綜上所述，不難發(fā)現(xiàn)，伴隨著信息時(shí)代的到來，紙質(zhì)文件與電子文件“雙軌”運(yùn)作己成為檔案工作的新模式，這對(duì)企業(yè)檔案鑒定工作提出了更高要求，企業(yè)檔案鑒定工作的任務(wù)將更加艱巨。因此，企業(yè)檔案鑒定工作必須得到加強(qiáng)。

二、信息化背景下企業(yè)檔案鑒定工作中存在的主要問題

當(dāng)前很多企業(yè)的檔案鑒定工作不能夠滿足信息時(shí)代對(duì)企業(yè)檔案發(fā)展提出的要求，使得檔案鑒定工作已經(jīng)成為檔案管理工作中的一個(gè)難點(diǎn)與薄弱環(huán)節(jié)，導(dǎo)致這種情況出現(xiàn)的原因是多方面的：

（一）企業(yè)檔案人員對(duì)鑒定工作的理解不全面，對(duì)鑒定工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒有把鑒定工作列入發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃。在每年的檔案工作計(jì)劃中，常見的是各門類的歸檔計(jì)劃、編研計(jì)劃，卻鮮少出現(xiàn)銷毀鑒定的“身影”，這與檔案人員對(duì)鑒定工作的理解不全面、對(duì)鑒定工作的重要性認(rèn)識(shí)不足有相當(dāng)大的關(guān)系。有的認(rèn)為己經(jīng)做了歸檔鑒定，搞不搞銷毀鑒定無關(guān)緊要;有的認(rèn)為銷毀鑒定難度大、責(zé)任重，把檔案放在庫(kù)房里最安全……。類似的種種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，直接影響到檔案鑒定工作的開展。另外，廣大檔案人員對(duì)電子文件的鑒定工作普遍認(rèn)識(shí)不足，存在一定畏難情緒。電子文件具有的動(dòng)態(tài)性、非直讀性使它與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的鑒定工作大相徑庭。面對(duì)新生事物，廣大檔案人員無論在思想認(rèn)識(shí)上還是在技術(shù)準(zhǔn)備上，與當(dāng)前信息化的要求還有一定差距，難以跟上信息時(shí)代發(fā)展要求。

（二）絕大多數(shù)企業(yè)檔案部門沒有鑒定工作常設(shè)機(jī)構(gòu)和鑒定專職人員，沒有開展正常的檔案鑒定工作，致使檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng)，給檔案信息化、數(shù)字化工作帶來壓力。由于檔案工作在企業(yè)普遍不受重視，絕大多數(shù)企業(yè)檔案部門沒有鑒定工作常設(shè)機(jī)構(gòu)和鑒定專職人員。大部分企業(yè)的檔案鑒定工作開展得比較“隨意”，通常在必須對(duì)某些檔案進(jìn)行鑒定時(shí)，才會(huì)臨時(shí)組織鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。這樣臨時(shí)組織的鑒定小組一般缺乏力度，難以適應(yīng)檔案鑒定工作的需要。檔案鑒定工作責(zé)任重、風(fēng)險(xiǎn)大、程序復(fù)雜，必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行。由于企業(yè)檔案鑒定工作長(zhǎng)期沒有鑒定工作常設(shè)機(jī)構(gòu)和鑒定專職人員，企業(yè)檔案管理部門難以組織有效的檔案鑒定，致使大量超過保管期限的檔案滯留庫(kù)房，加重了檔案人員的日常工作負(fù)擔(dān)，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案的信息化、數(shù)字化進(jìn)程。

（三）檔案鑒定工作對(duì)檔案人員的素質(zhì)要求較高，而企業(yè)檔案人員很少有機(jī)會(huì)接受到相關(guān)培訓(xùn)，普遍對(duì)檔案鑒定工作感到力不從心，直接影響企業(yè)檔案鑒定工作的開展。檔案鑒定工作是對(duì)文件流程進(jìn)行監(jiān)督控制的一種手段，它要對(duì)文件中具有保存價(jià)值的文件和不具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行分流，以實(shí)現(xiàn)對(duì)失去效用文件的淘汰和檔案的選留。因此，檔案鑒定工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性。檔案鑒定人員只有具備扎實(shí)的檔案專業(yè)功底，才能對(duì)紛繁復(fù)雜的檔案作出全面的、準(zhǔn)確的甄別和判斷。企業(yè)檔案種類繁多、專業(yè)性較強(qiáng)，對(duì)鑒定人員素質(zhì)要求較高。企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，又較少有機(jī)會(huì)接受到相關(guān)培訓(xùn)，大部分檔案人員無法完成檔案鑒定工作。

總之，鑒定是文件轉(zhuǎn)為檔案的關(guān)鍵，是對(duì)失效檔案進(jìn)行處置的唯一手段。面對(duì)信息化的時(shí)代要求，企業(yè)檔案人員必須認(rèn)清形勢(shì)，勇于接受挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇，積極探索新時(shí)期做好檔案鑒定工作的思路、方法。

三、信息化背景下做好企業(yè)檔案鑒定工作應(yīng)采取的對(duì)策

在檔案信息化進(jìn)程中，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的核心，而檔案鑒定工作是決定檔案數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量?jī)?yōu)、劣的關(guān)鍵因素。因此，企業(yè)檔案人員必須努力做好企業(yè)檔案鑒定工作，保證企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的成功建設(shè)。

（一）加大宣傳，更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，把企業(yè)檔案鑒定工作列入企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，實(shí)行檔案鑒定工作制度化、程序化。企業(yè)檔案鑒定工作是企業(yè)檔案管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，直接影響檔案質(zhì)量和管理效益。尤其是人們?cè)絹碓蕉嗟厥褂秒娮游募涗浶畔⒉⑼ㄟ^網(wǎng)絡(luò)傳輸信息的今天，檔案工作者更要對(duì)鑒定的意義與地位有正確的認(rèn)識(shí)。要把企業(yè)檔案鑒定工作列入檔案工作計(jì)劃，納入日常工作程序。建立檔案鑒定工作制度，對(duì)檔案形成階段的初始鑒定監(jiān)管和按期歸檔鑒定要認(rèn)真做，檔案的后續(xù)復(fù)查鑒定和到期檔案鑒定也要定期進(jìn)行。要根據(jù)各類庫(kù)存檔案的到期情況，確定需要鑒定的范圍，分批分期按程序進(jìn)行鑒定。

（二）成立檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，建立完善有效的檔案鑒定制度和操作規(guī)程，嚴(yán)明責(zé)任，層層把關(guān)，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。企業(yè)應(yīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員、專業(yè)技術(shù)專家組成鑒定組，負(fù)責(zé)本單位檔案鑒定及銷毀的最終審定，具體實(shí)施工作由檔案部門和與檔案工作有關(guān)的職能部門共同承擔(dān)。檔案鑒定工作是一項(xiàng)復(fù)雜的專業(yè)工作，在組織和人員上應(yīng)相對(duì)固定，鑒定人員應(yīng)當(dāng)是經(jīng)過資格審查的專家，進(jìn)行檔案鑒定審批的負(fù)責(zé)人也應(yīng)當(dāng)經(jīng)過鑒定專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。對(duì)鑒定工作組織和程序以及審批手續(xù)、鑒定人員的職責(zé)、職權(quán)等應(yīng)當(dāng)有明文規(guī)定，避免隨意性，以使這項(xiàng)工作納入正軌，避免因檔案庫(kù)存良莠不分而導(dǎo)致管理浪費(fèi)。

（三）檔案鑒定工作的好壞、質(zhì)量的高低最主要取決于鑒定人員的專業(yè)水平和工作責(zé)任心，因此，培養(yǎng)高素質(zhì)的鑒定人才是企業(yè)檔案鑒定工作的重心。檔案鑒定的主要目的是要在文件中選取檔案，對(duì)其使用價(jià)值進(jìn)行評(píng)價(jià)，然后依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)預(yù)測(cè)其保存價(jià)值，對(duì)文件的去留作決策和處置，換言之，檔案鑒定就是檔案人員對(duì)文件價(jià)值的識(shí)別和選擇的工作，因此要求從事這項(xiàng)工作的人要有較高的文化素質(zhì)和相關(guān)專業(yè)知識(shí)。檔案鑒定人員一定要具備強(qiáng)烈的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，熟練掌握檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)知識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案鑒定工作制度。可采用多種形式，通過多種途徑，加強(qiáng)檔案鑒定理論的研究學(xué)習(xí)，提高檔案人員的鑒定工作業(yè)務(wù)水平。

美國(guó)檔案學(xué)家莫斯說：“鑒定是檔案工作整個(gè)系列決定中第一個(gè)關(guān)鍵性決定，是所有決定得以產(chǎn)生的基礎(chǔ)”。在信息化背景下，企業(yè)檔案鑒定工作的重要性更是得到了突顯。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息越來越依賴網(wǎng)絡(luò)的獲取。檔案作為一種特殊的信息資源，只有盡快實(shí)現(xiàn)“信息數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化”，才能在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮越來越重要的作用，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案應(yīng)有的價(jià)值。