工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理探析

王靜

【摘要】在工程項目管理中，檔案管理是非常重要的，直接關系到工程項目后期的正常實施，同時也關系到后期的維護工作。因此，落實工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作，無論是對于工程本身，還是對于今后的使用，都有著重要的推動作用。

【關鍵詞】工程;質(zhì)量監(jiān)督;檔案;管理

所謂工程質(zhì)量監(jiān)督檔案，也就是通過文字、成像等資料的形式來表現(xiàn)工程質(zhì)量實際的監(jiān)督過程。在工程質(zhì)量監(jiān)督中，不能忽視監(jiān)督檔案的重要性，因為其不僅是對建設工程最真實的一種記錄，同時也是工程后期在投入運營之后進行管理與改造的主要依據(jù)。在收集與整理工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的時候，需要確保其檔案歸檔的規(guī)范化，能夠滿足工程質(zhì)量監(jiān)督的實際水平要求，這樣才能夠確保工程質(zhì)量監(jiān)督真正做到有案可查，并且還可以將真實的依據(jù)進行落實，體現(xiàn)出工程質(zhì)量監(jiān)督工作本身的科學性、權威性以及公正性。

一、工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的內(nèi)容

就工程質(zhì)量管理檔案而言，一般的檔案內(nèi)容主要包含了電子文件、錄像、錄音、圖片等內(nèi)容，在工程檔案管理之中，其主要包含的內(nèi)容：第一，在建工程的質(zhì)量投訴，分別由各專業(yè)監(jiān)督室負責處理，處理的資料交綜合檔案室登記存檔。竣工驗收后的工程質(zhì)量投訴需與各專業(yè)監(jiān)督室積極配合。第二，投訴應認真做好登記，在規(guī)定的時間及時處理。工程監(jiān)督報監(jiān)登記書;見證取樣授權書，見證取樣及現(xiàn)場檢測方案;委托檢測合同文本;工程質(zhì)量保證體系審查表。第三，建設單位辦理質(zhì)量監(jiān)督登記手續(xù)時應向建設工程質(zhì)量監(jiān)督站提供以下資料：工程監(jiān)督報監(jiān)登記書;見證取樣授權書，見證取樣及現(xiàn)場檢測方案;工程質(zhì)量保證體系審查表;審查合格的施工圖;施工圖設計文件審查報告和備案通知書;施工、監(jiān)理合同、委托檢測合同;施工組織設計和監(jiān)理規(guī)劃（監(jiān)理實施細則）;檢測機構資質(zhì)及檢測方案（施工現(xiàn)場檢測）;其他需要的文件資料。第四，我站及時對建設單位提交的上述資料審核完畢符合規(guī)定后發(fā)給《建設工程質(zhì)量監(jiān)督通知書》;第五，建設單位憑《建設工程質(zhì)量監(jiān)督通知書》向有關部門申領建筑工程施工許可證。

二、工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理中存在的問題

（一）缺少必要的認識。在《建設工程質(zhì)量管理條例》出臺之后，對于工程質(zhì)量的驗收也從原本的等級核驗制度轉(zhuǎn)為竣工驗收備案制度。在工程監(jiān)督中，已經(jīng)從原本的對于工程實體質(zhì)量的監(jiān)督專項到行為與實體同時監(jiān)督上。因此，工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的內(nèi)容也會出現(xiàn)相對應的調(diào)整，在工程建設中，原本質(zhì)監(jiān)機構以及人員的職責不夠明確，但是現(xiàn)在變得清晰，質(zhì)監(jiān)機構與工作人員在工程之中是否能夠做到位，能夠把好質(zhì)量關卡，工程驗收監(jiān)督的實際情況怎樣，工作的規(guī)范性如何等方面的內(nèi)容，都可以從工程質(zhì)量監(jiān)督檔案之中了解到，最終反映出工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的重要性，從另一個方面來看，也可以直接呈現(xiàn)出工程質(zhì)量監(jiān)督檔案本身的可追溯性。部分質(zhì)監(jiān)機構對于工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理沒有設置專門的檔案管理人員，使得工程質(zhì)量檔案散落于各個質(zhì)監(jiān)人員手中，一旦人員出現(xiàn)變化，工程質(zhì)量監(jiān)督檔案無法及時進行移交，就很容易出現(xiàn)檔案缺失的問題。

（二）工程質(zhì)量監(jiān)督檔案內(nèi)容不統(tǒng)一，形式規(guī)范度偏低。對于工程質(zhì)量監(jiān)督檔案來說，主要是反映出工程質(zhì)量監(jiān)督的全過程，并且對于其結果做好相對應的記錄，其體現(xiàn)的不是全過程、全方位的檔案，個別質(zhì)檢機構直接將所有的資料都放入機構進行存檔處理，這樣不但會浪費時間，同時也會浪費人力資源和物力。另外，監(jiān)督抽查未能將工程的實際情況反映出來，工程質(zhì)量狀況與責任主體的行為無法相互匹配，在書寫檔案的過程中，使用耐久性偏低，容易褪色的材料，字跡過于的潦草，在檢查與簽發(fā)整改通知書的時候過于的混亂，出現(xiàn)了混用的局面，這樣都會影響工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的規(guī)范性。

三、加強工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理的有效途徑

（一）工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理制度。第一，工程質(zhì)量監(jiān)督檔案應包括：建筑工程質(zhì)量安全監(jiān)督申請注冊表及工程質(zhì)量安全監(jiān)督工作方案;工程建設各方主體質(zhì)量行為監(jiān)督檢查（巡查）記錄;工程實體質(zhì)量安全監(jiān)督檢查（巡查）記錄;工程質(zhì)量安全監(jiān)督檢測記錄;地基基礎、主體結構等分部工程質(zhì)量驗收監(jiān)督記錄;工程竣工驗收監(jiān)督記錄;不良行為記錄;施工中發(fā)生質(zhì)量問題的整改和質(zhì)量事故處理的有關資料;工程質(zhì)量安全監(jiān)督報告;其他有關資料。第二，工程項目質(zhì)量監(jiān)督工作的監(jiān)督負責人組織收集有關工程質(zhì)量安全監(jiān)督、監(jiān)督檢查（巡查）與監(jiān)督檢測等的記錄，及時整理建檔并輸入微機。工程竣工驗收合格后，監(jiān)督檔案經(jīng)領導審核，由本單位檔案人員裝訂歸檔。第三，監(jiān)督檔案應隨工作進程及時記錄和整理，使用專用表格，做到項目填寫齊全，并符合檔案管理的有關規(guī)定，監(jiān)督檔案用語要規(guī)范，字跡工整，印章清晰，對提出的問題有處理意見，并有處理結果。第四，監(jiān)督檔案應真實、準確、完整。能反映工程質(zhì)量安全監(jiān)督工作的狀況。不得擅自涂改、偽造監(jiān)督檔案。第五，監(jiān)督檔案保存期限為一般工程不少于15年，重要工程應長期保存。第六，監(jiān)督檔案裝訂后應妥善保管，需要借閱和移交時，須經(jīng)領導批準并辦理相應借用手續(xù)。到期需要銷毀的應經(jīng)領導批準后方可統(tǒng)一銷毀。

（二）嚴格建檔程序。監(jiān)督檔案主要是由責任監(jiān)督員來搜集、整理與編制的，技術負責人主要負責復核與審查，站長主要負責的審定，檔案人員負責檢查、編號、統(tǒng)計、歸檔與保管等一系列的工作，并且按照借閱的實際規(guī)定做好借閱與回收。監(jiān)督檔案應該隨著單位工程實際到位的檢查、質(zhì)量問題的處理、出入工地記錄、質(zhì)量的評價等一系列的操作和監(jiān)督，同步收集、編制、整理和修正。按照實際的監(jiān)督工作開展情況以及預期的監(jiān)督計劃做好搜集、整理與編制處理，其內(nèi)容應該正確的反映工程實體質(zhì)量、使用功能、結構安全、工程質(zhì)量以及觀感質(zhì)量的真實的情況。

（三）完善監(jiān)督檔案的信息化建設。以往的工程質(zhì)量監(jiān)督檔案室利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行存檔，不僅需要花費較多的費用，同時檢查也非常繁瑣，這樣會直接影響資料后續(xù)的共享使用，并且在日常的監(jiān)督中，無法及時保存其圖像與影像等方面的資料。所以，利用質(zhì)量監(jiān)督信息系統(tǒng)，就可以實現(xiàn)在線作業(yè)的監(jiān)督處理，就能確保監(jiān)督的資料與工程的實際進度相互的匹配起來，不會出現(xiàn)任何影響其進度的問題。同樣，信息平臺的程序化，還可以讓質(zhì)量監(jiān)督業(yè)務的程序更為標準，通過質(zhì)量問題數(shù)據(jù)庫的建立，就可以幫助監(jiān)督人員解決日常工作中質(zhì)量問題不閉合、用語不規(guī)范以及執(zhí)法不嚴謹?shù)戎T多的問題，最終對執(zhí)法的公正性、科學性以及嚴肅性造成威脅。通過監(jiān)督檔案信息化的應用，就可以滿足規(guī)范化、標準化與制度化的要求，最終為利用監(jiān)督檔案奠定良好的基礎條件，提供全新的平臺支持。

（四）提升檔案服務能力。想要提升檔案服務能力，就需要結合實際情況，加大投入，創(chuàng)設良好的服務環(huán)境和條件，實現(xiàn)從原本單一的手工服務朝著現(xiàn)代化信息服務的轉(zhuǎn)變。進一步加大檔案信息的編研與加工處理，編制有利于提升服務效能的資料，并且將其印刷出來，發(fā)放到相關人員手中，確保其可以利用高度的責任感及時了解工作的重點，采取積極主動上門服務的方式，提升服務質(zhì)量，確保事業(yè)發(fā)展到哪里，檔案工作就能延伸到哪里。

四、結束語

總而言之，希望通過本文對工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理的研究，能夠?qū)窈蠊こ藤|(zhì)量監(jiān)督檔案管理的狀況帶來積極的推動作用，為工程的建設奠定良好的支撐條件。

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