高校檔案管理信息化建設(shè)的途徑分析

白晶

【摘要】在當(dāng)前高校檔案管理工作中，通過引入信息技術(shù)，突出了檔案管理工作的高效性和檔案信息的共享性，這促使各高校對檔案管理信息化建設(shè)工作都十分重視，并采取積極的措施進(jìn)一步完善檔案管理方式，全面推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，更好地發(fā)揮高校檔案的重要作用。文中分析了高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，并進(jìn)一步對高校檔案管理信息化建設(shè)的途徑進(jìn)行了具體闡述。

【關(guān)鍵詞】高校;檔案管理;信息化建設(shè);問題;途徑

一、高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）檔案意識淡薄。當(dāng)前高校在發(fā)展過程中，更重視教學(xué)、科研等工作，而對于檔案工作較為忽視，這就導(dǎo)致部分高校檔案管理工作還局限在建檔和管檔，檔案管理水平普遍偏低，檔案資源沒有得到有效的開發(fā)利用，一些具有較高價值的檔案材料往往被長期保存起來，無法充分發(fā)揮檔案信息資源的重要價值。

（二）資金投入不足。當(dāng)前大部分高校檔案信息化建設(shè)過程中普遍存在資金投入不足的問題，這就導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)過程中存在設(shè)備、軟硬件、人員和技術(shù)無法及時供給的問題，嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。同時檔案信息化建設(shè)中設(shè)備和軟硬件還存在維修和更新升級問題，這必然需要資金的消耗。高校大部分經(jīng)費都用于教育科研方面，檔案信息化建設(shè)過程中很難做到資金的足額保障，這必將制約高校檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。

（三）缺乏健全的檔案管理信息化建設(shè)機(jī)制體制。當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)工作開展過程中，制定完善的監(jiān)督體制，對檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程缺乏動態(tài)的監(jiān)管，這樣就導(dǎo)致具體建設(shè)過程中存在的問題無法及時發(fā)現(xiàn)并解決。另外，當(dāng)前高校檔案工作人員薪酬待遇實行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致信息化建設(shè)過程中信息技術(shù)人員付出與收獲存在不對等，薪酬制度的不合理會對信息技術(shù)人員的工作積極性帶來較大的影響，從而影響高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（四）檔案管理信息化建設(shè)中存在網(wǎng)絡(luò)安全問題。高校檔案管理信息化建設(shè)需要依托于計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但網(wǎng)絡(luò)具有開放性的特點，而檔案信息具有保密性，再加之當(dāng)前電腦病毒及黑客攻擊等現(xiàn)象頻繁發(fā)生，這對檔案信息的安全帶來了較大的威脅。可以說當(dāng)前我國檔案信息化建設(shè)過程中網(wǎng)絡(luò)安全是其中最為薄弱的環(huán)節(jié)。而且高校檔案管理系統(tǒng)與各部門系統(tǒng)之間實現(xiàn)了有效的銜接，信息利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳遞和共享，這無疑更加劇了檔案信息的安全性問題。

二、加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)的途徑

（一）加強(qiáng)對高校檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識。高校中的辦公基本都實現(xiàn)了自動化管理，所以檔案管理也應(yīng)該做到與時俱進(jìn)，才能夠與高校發(fā)展保持一致性。所以要想加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)，首先應(yīng)該在思想意識上有所轉(zhuǎn)變，深刻認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，能夠在高校管理工作中發(fā)揮什么樣的作用，由此才能夠為后續(xù)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。思想意識的轉(zhuǎn)變也是更好發(fā)揮檔案管理信息化價值的重要驅(qū)動力，所以對重要性的認(rèn)識非常關(guān)鍵。

（二）加大資金投入力度，夯實高校檔案管理信息化基礎(chǔ)。檔案管理信息化建設(shè)需要充足的資金保障，信息化建設(shè)的開展需要硬件、軟件、人員等各項支撐，所以這是一項投資較大的工作。資金投入一直以來都是高校檔案管理工作中存在的重要問題，所以只有加大資金的投入力度，才能夠為高校檔案管理信息化建設(shè)夯實基礎(chǔ)。在資金比較充足的情況下，就可以購置先進(jìn)的硬件設(shè)備和各項基礎(chǔ)設(shè)備，使用先進(jìn)的軟件管理系統(tǒng)，并且配置高素質(zhì)的人才管理隊伍。由于高校檔案管理的資金來源基本為財政，部分可以依靠政府解決，但是數(shù)量依然會存在一定的局限性。所以高校應(yīng)該拓寬思路，加強(qiáng)資金籌集渠道的多樣化，募集檔案管理信息化的專項資金，確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展。

（三）規(guī)范高校檔案管理信息化建設(shè)。為了保證高校檔案管理的規(guī)范性，高校管理人員必須制定符合高校實際情況的管理工作標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步完善相關(guān)的體制和機(jī)制，盡可能保證所有檔案管理環(huán)節(jié)的規(guī)范性和合理性。在高校檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要嚴(yán)格執(zhí)行制定的檔案信息化建設(shè)工作標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步完善檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)，全面提升檔案管理工作的規(guī)范性和便捷性，為檔案利用者查詢提供更多的便利，進(jìn)一步推動高校檔案管理信息化建設(shè)工作的有序開展。

（四）完善高校檔案管理信息化安全保障體系。因為檔案的特殊性決定了檔案具備較強(qiáng)的保密性以及使用權(quán)限，但基于計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理更容易受到黑客攻擊，檔案的信息容易被竊聽篡改，技術(shù)程序等也極易遭受病毒的侵害，因此，只有逐步完善網(wǎng)絡(luò)安全保障體系，才能為實施檔案信息化管理提供保障。在具體工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行與信息安全管理相關(guān)的法律規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，全面提升安全意識，防止檔案信息資源利用時以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)過程中出現(xiàn)失密、泄密的情況。充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)保護(hù)措施提升高校檔案管理信息的安全系數(shù)。積極探索新的防護(hù)技術(shù)，為檔案信息資源的安全、有效使用提供健康的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

三、結(jié)束語

高校檔案管理信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然結(jié)果，也是促進(jìn)高校管理水平提升的重要環(huán)節(jié)。由于受到資金、技術(shù)等各方面因素的限制，高校檔案管理信息化建設(shè)工作還存在各種問題，所以通過對問題的分析，可以更加有針對性地提出改善措施，有利于檔案信息化建設(shè)工作的有效開展，為促進(jìn)高校的健康持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。