機(jī)關(guān)事務(wù)精細(xì)化管理

周憲

摘要：文章闡述精細(xì)化管理內(nèi)涵和在機(jī)關(guān)事務(wù)管理中的運(yùn)用，論述機(jī)關(guān)事務(wù)工作的特征、現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題，從教育宣傳、優(yōu)化流程、完善制度和監(jiān)督反饋四個(gè)方面提出了機(jī)關(guān)事務(wù)精細(xì)化管理的對(duì)策。

Abstract： The article elaborates the connotation of fine management and its application in authority affairs management， discusses the characteristics， current situation and existing problems of authority affairs work. It puts forward the countermeasures of authority affairs fine management from four aspects： education propaganda， process optimization， perfecting system and supervision feedback.

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事務(wù)；精細(xì)化管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

Key words： authority affairs；fine management；status quo；countermeasures

中圖分類(lèi)號(hào)：D630 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2018）10-0072-03

1 文獻(xiàn)回顧

1.1 機(jī)關(guān)事務(wù)工作

機(jī)關(guān)事務(wù)工作是黨和政府促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展以及保障人民利益工作中的重要內(nèi)容，基礎(chǔ)工作主要包括機(jī)關(guān)事務(wù)的管理、組織、保障、以及其他日常服務(wù)工作等。王德（2005）認(rèn)為科學(xué)把握機(jī)關(guān)事務(wù)工作的定位與職能是當(dāng)前日常工作和重要理論研究所面臨的主要問(wèn)題，如何進(jìn)行準(zhǔn)確定位和職能劃分，將密切關(guān)系到機(jī)關(guān)事務(wù)工作的全面發(fā)展。郭濟(jì)（2008）認(rèn)為在中國(guó)共產(chǎn)黨十一屆三中全會(huì)之后，改革開(kāi)放有效地促進(jìn)了機(jī)關(guān)事務(wù)工作的興起與發(fā)展，掀起了機(jī)關(guān)事務(wù)工作開(kāi)拓和發(fā)展的新浪潮。隨后，一大批學(xué)者開(kāi)始嘗試對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)工作進(jìn)行深入研究，例如焦煥成（2009）認(rèn)為推進(jìn)機(jī)關(guān)事務(wù)工作發(fā)展的自覺(jué)性和科學(xué)性、加強(qiáng)機(jī)關(guān)事務(wù)工作部門(mén)等人員的思想建設(shè)以及提高領(lǐng)導(dǎo)干部的機(jī)關(guān)事務(wù)工作能力是推動(dòng)機(jī)關(guān)事務(wù)工作再上一臺(tái)階的新發(fā)展思路和重要保障措施；張柏森（2015）認(rèn)為深入貫徹“四個(gè)全面”指導(dǎo)方針、抓好機(jī)關(guān)事務(wù)工作法制建設(shè)、完善機(jī)關(guān)內(nèi)部建設(shè)以及提高機(jī)關(guān)事務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)是經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)下對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)工作提出的新要求；譚家玲（2016）在重慶市機(jī)關(guān)事務(wù)工作會(huì)議上特別強(qiáng)調(diào)，辨識(shí)問(wèn)題導(dǎo)向，不斷創(chuàng)新；貫徹法制建設(shè)，遵法守紀(jì)；提高服務(wù)意識(shí)，明確需求以及做好當(dāng)前工作是提高機(jī)關(guān)事務(wù)精細(xì)化管理的重要保證。

1.2 精細(xì)化管理

精細(xì)化管理思想起源于日本，是現(xiàn)代化管理的必然要求，最早應(yīng)用于企業(yè)管理。因精細(xì)化管理思想的現(xiàn)代化、科學(xué)化以及在企業(yè)所取得的顯著成績(jī)，目前被各個(gè)國(guó)家廣泛應(yīng)用于政府、企業(yè)、高校以及其他各組織機(jī)構(gòu)等。張喜愛(ài)（2009）認(rèn)為精細(xì)化管理是在日常管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)上，按照相關(guān)規(guī)章制度嚴(yán)格執(zhí)行，強(qiáng)調(diào)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化，高要求、高質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，部分學(xué)者開(kāi)始研究精細(xì)化管理在政府工作中的運(yùn)用，尤其是在對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)工作的研究，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是精細(xì)化管理在日常工作中的運(yùn)用，例如羅云（2010）強(qiáng)調(diào)機(jī)關(guān)事務(wù)工作中的制度精細(xì)化、服務(wù)精細(xì)化、保障精細(xì)化和考核精細(xì)化，并且深入研究和探討如何在工作中推廣精細(xì)化管理以及合理有效的運(yùn)用；二是機(jī)關(guān)事務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化建設(shè)研究，例如王德（2017）認(rèn)為要實(shí)施有效措施，完善科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)體系，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，發(fā)揮調(diào)節(jié)和控制功能以提高機(jī)關(guān)事務(wù)工作的科學(xué)化和精細(xì)化水平；三是機(jī)關(guān)事務(wù)工作的管理模式研究，例如陳利（2017）在對(duì)機(jī)關(guān)后勤服務(wù)研究中認(rèn)為，服務(wù)是基礎(chǔ)，質(zhì)量是保障，要明確發(fā)展目標(biāo)，以社會(huì)化和規(guī)范化服務(wù)作為監(jiān)管的基礎(chǔ)，提高機(jī)關(guān)服務(wù)工作的高效運(yùn)行。

2 精細(xì)化管理在機(jī)關(guān)事務(wù)工作中的運(yùn)用

精細(xì)化管理的實(shí)質(zhì)是在實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)工作過(guò)程中系統(tǒng)管理各個(gè)流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)以及規(guī)劃措施的有效貫徹。將精細(xì)化管理全面推廣和應(yīng)用機(jī)關(guān)事務(wù)工作當(dāng)中去，加快提高精細(xì)化管理水平，對(duì)我國(guó)機(jī)關(guān)事務(wù)工作部門(mén)高效工作具有重要影響。要做好精細(xì)化管理在機(jī)關(guān)事務(wù)工作中運(yùn)用的探索工作，主要有：

第一是提高精細(xì)化管理意識(shí)，重視精細(xì)化管理。精細(xì)化管理是政府、企業(yè)、高校以及其他各組織機(jī)構(gòu)的管理能力達(dá)到一定水平后的必然要求，它強(qiáng)調(diào)管理的“精”和“細(xì)”，即精益求精。機(jī)關(guān)事務(wù)工作部門(mén)要緊緊圍繞“注重細(xì)節(jié)、高效服務(wù)”來(lái)營(yíng)造精細(xì)化管理的氛圍，全面提高機(jī)關(guān)事務(wù)工作的效率，大力提升機(jī)關(guān)事務(wù)工作的管理、保障和服務(wù)工作的執(zhí)行力，逐步實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)“粗放型”管理到“精細(xì)化”管理的轉(zhuǎn)變。

第二是制定精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施精細(xì)化管理。機(jī)關(guān)事務(wù)工作要有效實(shí)行精細(xì)化管理，必須建立一套精細(xì)化管理制度、條例和政策，在機(jī)關(guān)事務(wù)日常工作的各個(gè)關(guān)節(jié)上，把握細(xì)節(jié)，使工作流程的科學(xué)化和高效化。比如在機(jī)關(guān)事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理、機(jī)關(guān)公共機(jī)構(gòu)節(jié)能以及機(jī)關(guān)公務(wù)車(chē)輛管理規(guī)定等有關(guān)工作中，實(shí)行精細(xì)化管理，最大限度提高工作效能。

第三是貫徹精細(xì)化管理要求，推廣精細(xì)化管理。根據(jù)精細(xì)化管理的效益，不斷完善管理體系，確保管理的規(guī)范性、有效性和科學(xué)性。借鑒運(yùn)用精細(xì)化管理較為成熟的機(jī)關(guān)事務(wù)工作部門(mén)，合理引入、適時(shí)推廣擴(kuò)散到其他部門(mén)中，例如將精細(xì)化管理運(yùn)用到機(jī)關(guān)公務(wù)接待和承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作中等。

3 機(jī)關(guān)事務(wù)精細(xì)化管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題

機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作是我國(guó)政府管理工作的重要組成部分，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和保障人民利益起著重要的作用，但我國(guó)的機(jī)關(guān)事務(wù)管理在其工作本身特性及固有傳統(tǒng)觀(guān)念的共同影響下，呈現(xiàn)出不協(xié)調(diào)、不平衡的狀況。雖然，經(jīng)過(guò)改革開(kāi)放三十幾年來(lái)的改革發(fā)展，機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作已取得了一定的改進(jìn)和完善，但是由于體制方面的不健全和分散化，在機(jī)關(guān)事務(wù)管理過(guò)程中仍存在著以下諸多問(wèn)題。第一，協(xié)同合作度低。機(jī)關(guān)事務(wù)各部門(mén)都有獨(dú)立的管理體系，缺乏相互之間的協(xié)作溝通，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作協(xié)調(diào)性較差，影響了公共資源的優(yōu)化配置，進(jìn)而降低了機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作的效率。第二，管理成本高。由于機(jī)關(guān)事務(wù)各部門(mén)之間、部門(mén)內(nèi)部協(xié)同合作低，無(wú)形中增添了許多不必要的程序，增加了機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作的成本。第三，管理體系不健全。部門(mén)劃分和職權(quán)分配不明確，影響了上下級(jí)、同級(jí)之間的溝通和信息交流，可能導(dǎo)致事務(wù)處理效率低下甚至出現(xiàn)機(jī)關(guān)事務(wù)管理失誤。第四，管理方式落后。我國(guó)機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作多受傳統(tǒng)思想的影響，存在官僚化主義，不夠靈活。由于存在上述問(wèn)題，機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作效率較低，亟待完善提升。

近年來(lái)我國(guó)政府部門(mén)提高了對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作的重視，面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下一體化的發(fā)展趨勢(shì)和經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的飛速發(fā)展，機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作做出改進(jìn)，引入精細(xì)化管理。機(jī)關(guān)事務(wù)精細(xì)化管理可以提升機(jī)關(guān)事務(wù)人員的工作能力，降低管理工作成本，提高管理工作的質(zhì)量和效率。精細(xì)化管理運(yùn)用到機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作的過(guò)程中，也遇到了諸多問(wèn)題。其一，由于傳統(tǒng)觀(guān)念和管理模式等方面的影響，精細(xì)化管理運(yùn)用不夠深入，由此導(dǎo)致了機(jī)關(guān)事務(wù)工作人員響應(yīng)度不高。例如，機(jī)關(guān)事務(wù)工作人員在最初引入時(shí)對(duì)精細(xì)化管理不理解、不接受，同時(shí)對(duì)涉及到考評(píng)等與獎(jiǎng)懲相關(guān)的問(wèn)題時(shí)表示質(zhì)疑。其二，由于管理制度與精細(xì)化還未進(jìn)一步磨合，呈現(xiàn)出精細(xì)化管理不到位等問(wèn)題。其三，在引入精細(xì)化管理之后，相應(yīng)的監(jiān)督考查制度未跟進(jìn)，使得精細(xì)化管理效果不盡人意。但在機(jī)關(guān)事務(wù)管理人員的領(lǐng)導(dǎo)和宣傳下，大部分機(jī)關(guān)事務(wù)精細(xì)化管理工作取得了一定的成效，機(jī)關(guān)事務(wù)工作人員工作積極性提高，能夠主動(dòng)思考，互相幫助，形成了良好的工作風(fēng)氣和工作環(huán)境。

4 機(jī)關(guān)事務(wù)精細(xì)化管理的對(duì)策

在推進(jìn)精細(xì)化管理在機(jī)關(guān)事務(wù)工作中的運(yùn)用，首先要明確精細(xì)化的概念和核心思想；其次根據(jù)機(jī)關(guān)事務(wù)的特性和自身發(fā)展情況制定精細(xì)化管理運(yùn)行的制度；最后嚴(yán)格要求準(zhǔn)確落實(shí)并及時(shí)反饋調(diào)整。具體的機(jī)關(guān)事務(wù)精細(xì)化管理對(duì)策如下。

4.1 加強(qiáng)精細(xì)化管理教育宣傳，形成意識(shí)。首先明確精細(xì)化管理在機(jī)關(guān)事務(wù)工作中的重要性。機(jī)關(guān)事務(wù)工作具有繁瑣復(fù)雜、工作面廣、服務(wù)型強(qiáng)、工作責(zé)任高、精確性要求高等特性，而精細(xì)化管理對(duì)象十分符合機(jī)關(guān)事務(wù)工作的這些特點(diǎn)。通過(guò)精細(xì)化管理，工作人員的工作積極性能夠得到提升，工作程序能夠更加簡(jiǎn)化條理，從而能夠保障機(jī)關(guān)事務(wù)工作的全面、準(zhǔn)確，改善目前存在的工作效率低下、管理成本居高等問(wèn)題。其次引導(dǎo)機(jī)關(guān)事務(wù)工作人員形成精細(xì)化理念。習(xí)慣于原有工作環(huán)境和工作程序的工作人員可能難以接受一種全新的管理方式，但如果對(duì)其進(jìn)行思想上的教育，使其自發(fā)地形成對(duì)精細(xì)化管理的認(rèn)同和支持，在機(jī)關(guān)內(nèi)部形成一種精細(xì)化管理的文化，加強(qiáng)機(jī)關(guān)所有工作人員對(duì)精細(xì)化管理的重視，由此可以更加順暢的實(shí)施機(jī)關(guān)事務(wù)的精細(xì)化管理。

4.2 明確職責(zé)所在，優(yōu)化流程。機(jī)關(guān)事務(wù)工作繁雜，如果沒(méi)有清晰明確的工作程序，很容易導(dǎo)致事務(wù)處置延誤或失誤，影響工作效率和效果。進(jìn)行精細(xì)化管理須將機(jī)關(guān)事務(wù)的工作要求和工作事項(xiàng)進(jìn)行梳理，明確工作流程，在此過(guò)程中，重點(diǎn)標(biāo)明經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題的工作環(huán)節(jié)，有針對(duì)性地進(jìn)行精細(xì)化管理。同時(shí)必須明確各工作環(huán)節(jié)的工作人員的職責(zé)，落實(shí)到個(gè)人，既保證工作開(kāi)展的效果，又便于工作考核。機(jī)關(guān)事務(wù)精細(xì)化管理可以簡(jiǎn)化明晰工作流程和工作人員職責(zé)所在，避免程序化導(dǎo)致的問(wèn)題，提升工作效率和效果。

4.3 完善制度體系，強(qiáng)化管理。原有的機(jī)關(guān)事務(wù)制度體系不能適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)化的迅速發(fā)展，精細(xì)化管理的推進(jìn)需要制度體系的革新來(lái)保障實(shí)施。第一，建立人才管理體系。本著以人為本的理念，深入考察工作人員特性，使其在適合自己的工作崗位最大效率地發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，提高機(jī)關(guān)事務(wù)處理的整體效果。加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)，貫徹學(xué)習(xí)精細(xì)化管理的精髓，不斷更新知識(shí)儲(chǔ)備。同時(shí)，精細(xì)化管理引進(jìn)必然會(huì)帶來(lái)一些技術(shù)上的改進(jìn)，需要工作人員及時(shí)學(xué)習(xí)跟進(jìn)，全面把握新技術(shù)，提升工作效率。第二，建立過(guò)程控制體系。在精細(xì)化管理過(guò)程中，時(shí)刻關(guān)注在機(jī)關(guān)事務(wù)處理中出現(xiàn)的問(wèn)題，樹(shù)立全體工作人員的問(wèn)題意識(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題并積極思考解決辦法，對(duì)個(gè)人無(wú)法解決的問(wèn)題成立專(zhuān)題小組，團(tuán)隊(duì)協(xié)作，集思廣益，促成問(wèn)題解決。由此不僅能夠提升工作人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題的能力，也能形成良好的互幫互助、團(tuán)結(jié)一致的工作氛圍。第三，建立績(jī)效考核體系?？?jī)效考核關(guān)系到工作人員的工作熱情和工作效率，在機(jī)關(guān)事務(wù)精細(xì)化管理過(guò)程中需提高重視。在調(diào)動(dòng)工作人員工作積極性后，一定要公正合理的考查工作績(jī)效，獎(jiǎng)懲分明、合理，維持并進(jìn)一步提升工作人員的工作熱情。第四，建立信息管理體系。機(jī)關(guān)事務(wù)繁雜，信息量大，如果管理不當(dāng)會(huì)導(dǎo)致工作效率低下。通過(guò)精細(xì)化管理在機(jī)關(guān)事關(guān)管理過(guò)程中有順暢的信息流通渠道和信息管理制度，例如，形成完善的工作交流平臺(tái)、辦公檔案管理制度等。

4.4 監(jiān)督反饋，持續(xù)改進(jìn)。機(jī)關(guān)事務(wù)精細(xì)化管理不是一蹴而就的，而是需要持久的維護(hù)和不斷的提升。在精細(xì)化管理過(guò)程中，嚴(yán)格檢查控制，通過(guò)監(jiān)督反饋發(fā)現(xiàn)上一階段的工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，總結(jié)解決方案，積攢經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)，循序漸進(jìn)地深入機(jī)關(guān)事務(wù)精細(xì)化管理。

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