淺談檔案利用與檔案傳播

□劉娟

近幾年，國內學術界普遍開始關注傳播學，并且在關于檔案學的論文中，“傳播”一詞經常出現，是因為涉及到檔案管理領域，所以經常出現關于檔案傳播的提法。生搬硬套不能應用于傳播理論，我們要做的是將檔案傳播與檔案管理實踐理論完美地結合在一起。

檔案利用和檔案傳播有著緊密的關系。但是檔案的利用率一直持續降低，所以檔案利用者希望能夠拓展出更大的生存空間，尋求出路。要發揮檔案的政治功能，因為例如文化、教育等方面無法利用傳統的檔案利用，所以我們要尋找更大的出路，也就是借助于檔案傳播。二者在產生背景等方面有哪些異同，如何進行整合，本文對此進行探討。

一、檔案利用與檔案傳播的涵義

檔案傳播主要包含兩層意思，廣義上的傳播主要是將信息進行重新加工制作，然后進行傳播；狹義上的意思則比較靈活，主要是利用信息進行大眾之間的交流從而達到傳播。狹義上的檔案傳播主要包含三個基本要素，即傳播者、受眾和傳播的檔案信息，檔案傳播就是指這三種基本要素之間的信息的交換和互動。通過信息的傳遞，了解傳播者的意圖。

檔案利用的含義是利用人或者事物所有的作用使自己獲益。它也包含兩層意思，有著廣義和狹義的區別。廣義上不但包含著利用者的信息，同時也包括檔案機構和檔案工作者提供給利用者的信息。狹義上是攝取對自己有利的信息，指利用者使用檔案信息中對自己有利的信息。檔案利用也包含著三個基本要素，即檔案利用者、提供檔案者以及檔案機構的工作人員。通過這三種要素之間的交流，發揮檔案的現實作用并且滿足利用者的需求。

二、檔案利用與檔案傳播的異同

（一）產生背景

檔案利用與檔案開放相伴而行，相對于檔案封閉、保密來說，檔案利用理論及實踐的不斷發展離不開關于檔案開放原則的頒布與實施，可謂是功不可沒。在我國，對于檔案利用來說，80年代初開放歷史檔案方針的出臺具有里程碑式的意義。檔案利用的研究一直在關注著檔案的作用，尤其是政治作用。

檔案傳播理論是關于檔案學和傳播學的整合，雖然有些不同，但是有著交叉性。它主要是通過兩個原因興起的：首先是傳播學的發展和成熟，其次是大眾對于檔案本身的認識更加深刻，檔案本身不但有政治功能，還有一些僅僅靠檔案利用無法實現的功能，例如文化、娛樂和教育等功能，這些功能的實現需要依靠檔案傳播的理論和實踐。傳統式的“你要我予”的被動式服務已經不能實現檔案的功能，需要將檔案利用和傳播進行整合。

（二）二者理論基礎各有差異

檔案的價值以及檔案的作用是檔案利用的理論基礎。檔案的理論基礎一直以來都比較重視研究檔案的情報價值，同時估測檔案價值及其效益的尺碼，這對于計算利用率來說是個很大的局限。因為檔案宣傳等過程中與受眾的接觸比例并沒有加入到利用率的計算當中，而這些信息很可能改變大眾對于檔案的一些態度和變化，這是一種實現檔案價值的形式，并且會產生較好的效果。這是因為衡量利用率的標尺發生了改變，檔案對受眾造成的當前影響是最主要的。據此我們可以推測檔案利用的主要目的是滿足受眾的需求。

檔案信息利用者的分享和信息的流動是檔案傳播的主要理論。教育、文化、娛樂等功能以及傳統的政治功能都是檔案傳播理論重視的對象。不僅要滿足利用者當下的需求，也要重視檔案信息傳播過程中語言的說服性。所以其主要的目的在于傳播、傳遞，要讓大眾正確理解與吸收檔案信息，幫助大眾樹立長遠目標。

三、從檔案利用到檔案傳播的意義

不同的概念有著不同的意義，檔案利用與檔案傳播也是如此。有了檔案利用問題的產生，才會有檔案傳播的出現，與此同時，檔案利用本身還會隨著實踐的發展發生不同的轉變。最開始是由發揮傳統的政治功能向發揮各個方面的功能轉變，不是像以往那樣單純地提供信息，單單研究如何根據社會需求開發資源是遠遠不夠的，還要研究如何將這些信息傳播給大眾，使大眾理解這些信息，并且在大眾接受信息的圈子內產生一定的影響力，贏得關注度。傳播學理論的引入正是適應了這種發展趨勢。其實這種變化也是一種關于檔案問題的發展。

第一，與檔案利用工作和實踐需要相符。檔案傳播理念的引入是十分有意義的，特別是使檔案信息及檔案部門贏得更多注意力和影響力。現在，越來越多的人已經認識到檔案利用受眾的多少是利用工作發展的一種表面現象，而檔案信息由檔案部門輸出后，在多大范圍內產生了多大程度的影響才是真正有實質意義的衡量指標。換句話說，另外一種衡量標準就是這些影響到底能引起多大的關注。首先，檔案部門應在人力、物力方面大量投入，著力研究如何獲得注意力和影響力，這些都可以從檔案傳播對傳播效果的重視方面體現出來；其次，從利用到傳播，將組織信息納入檔案的過程中我們可以利用各種手段以及媒介，充分調動各種社會因素，擴大檔案信息的受眾范圍，提升檔案部門服務的主動性，贏得公眾的注意力，使傳播效果變得更好，并形成一定的影響力。總之，檔案部門整個工作能發展起來的標志就是部門的信息能夠在大眾中贏得關注度并獲得較大的影響力。

第二，反映了檔案利用及檔案信息管理理論發展的要求。眾所周知，信息和傳播是相互聯系的，既沒有離開傳播的信息，也沒有離開信息的傳播，這有利于檔案信息與整個信息系統研究的溝通。傳播是一種很普通的行為，包含在社會信息中的檔案信息所進行的傳播就是傳播學的范疇，所以，為了使社會信息規律性地流動，研究檔案信息也是非常必要的。利用網絡進行傳播是在新的科學技術環境下的一種方式，為了使原先的檔案信息利用活動在更廣泛的平臺上進行，可以將檔案信息融入整個信息傳播系統。實際上，越來越多地借鑒傳播學理論，檔案利用會發展得越來越好。

第三，重新定位檔案時代的職位。檔案工作人員應該力爭成為一個信息傳播者，讓自己的使命升華，努力推進檔案信息的公開與共享，使用各種媒介手段傳播信息，使大眾的觀念和價值觀發生良好的變化。該職業的主要任務就是傳播積極的文化和信息。檔案工作有著深深的文化底蘊和人文內涵，秉持“以人為本”的理念，緊貼大眾的需求。在這種情況下，檔案工作人員便有了廣闊的發展空間，充分發揮職業魅力來服務大眾。

四、結語

綜上所述，隨著社會的發展，檔案的作用不容忽視，從檔案利用到檔案傳播的過程是一個很必要的過渡。值得關注的是，為了使檔案學和檔案工作不斷豐富和發展，在這個復雜的過程中，不但要吸收新的傳播學理論，還要充分利用檔案利用的傳統優勢，順應環境變化，經得起時代考驗。