工程檔案的電子信息化歸檔工作

莫茜茜

摘 要：隨著信息化時代的到來，電子檔案帶來的高效、易于保存、成本小等這些優勢越來越明顯。同時工程檔案是企業檔案管理工作的核心，在對工程項目進行施工、改造和維修等操作中都需要做好工程檔案管理工作。因此，在如今的信息化建設中，如何更安全、高效、便捷的進行工程檔案歸檔工作就越來越重要。

關鍵詞：信息化；電子檔案；工程檔案

電子檔案也是檔案，具有記錄的功能，另外檔案是具有法律性的，比如一些當事人的親筆簽名，能夠很好的表現出檔案真實的原始性。在企業的工程項目中，會大量涉及到與政府和各級開發商之間的文件，這些文件可以保證在項目的合法性以及當出現問題時，可以出示該文件維護合法權益。

一、制度保障

我國是一個法治國家，凡事都要依法進行，任何企業也受到國家法律保護。相關政府單位應該重視工程檔案電子歸檔工作，盡早將電子檔案完善法律保護提上議事日程，對相關不合理的條例進行修改，做好統一管理工作。

為了更好的實現檔案的“確認制”和“責任制”，在每年年初應該到政府部門進行檔案備案工作，等項目完成后，也應當按照要求重新進行歸檔工作。目前，在信息化的大環境下，檔案管理部門越來越多的采用電子存儲載體進行信息存儲和讀取，但是網絡不是絕對安全的，有的計算機或者便攜式存儲器可能感染了計算機病毒，可能會造成數據的破壞或者被盜取。

這就要求國家從法律上給與制度保障，保障數據安全，根據各地實際情況制定工程項目歸檔工作制度，對所涉及到的電子文件采集、存儲、讀取、交換數據等過程具體規定，同時對每步操作時間上也給與一個范圍，避免歸檔時間拖得太長，不利于企業進行作業。定期對數據進行檢查和備份，相關部門要嚴厲打擊黑客行為，將犯罪行為扼殺在搖籃之中。

二、轉變管理觀念

（一）保障數據安全

工程項目往往都是十分復雜的，涉及到的各級施工單位比較多，需要得到的審批也特別多，為了能夠更真實安全的保護檔案數據安全，應當在管理觀念上做出改變。首先，在檔案數據采集階段，就必須做到真實可靠，不允許絲毫誤差，在條件允許的狀況下，多次采集，選取最優數據進行保存；其次，在檔案的管理中，應當及時了解每個階段項目的進度，以及下一階段的工作安排，及時做好記錄工作，但是所需消耗的人力、物力都比較大。

（二）保證金制度

對于一些人員復雜的單位，難以進行跟蹤管理，因此可以考慮收取一定的檔案資料保證金。在工程項目動工前，施工單位向政府部門繳納保證金，并開具收款單，直到項目完工后，施工單位向部門提交完整的檔案資料，并且經過部門核查正確無誤之后，才可以退回保證金。

在進行存檔時，最好是紙質版和電子版同時收取，對于工程項目中的施工圖紙，不僅要收曬制的圖紙，還要征收高清的掃描電子版文件。為了避免電子版數據被改動，可以將圖片文件轉換成PDF文件進行保存。

三、提高檔案管理人員管理水平

為了方便檔案管理人員與項目負責人進行溝通，要對管理人員進行培訓。所有人員應當要按照《檔案管理網絡圖》進行歸檔和查詢，這樣會大大提高效率，不至于在歸檔時隨意儲存，在讀取檔案時，盲目在數據庫中進行尋找，這樣工作量和時間都花費比較大，效率也會比較低下。要形成網絡化管理，做到標準化、規范化。

對于公文檔案和科技檔案，管理人員要夠看懂，要能夠識別一些專業類別的檔案。同時，在我國各個檔案管理處，國家均配有計算機電腦進行檔案管理工作，因此，管理人員要懂得如何操作計算機，提升打字速度，對于檔案管理這些專業軟件要會熟練操作，會操作各個功能。因為時代是發展的，計算機技術和電子存儲技術也在發展，應當建立長期有效的培訓制度，所有人員都要參加培訓，并且要通過單位專業技能考核才能上崗工作。另外為了與群眾更好的溝通，應當強調對群眾的服務態度要友善，不得在辦事上面拖拖拉拉，不得給群眾臉色看，要積極投入到工作中去。

要加強對文書管理部門的監督工作，設置群眾投訴通道。任何業務部門在進行任何一步檔案處理工作時，群眾要能夠隨時關注處理進度。檔案部門也應當對電子文件的形成過程進行有效監督，盡量避免部分管理人員索取不當利益，要對每一個過程有計劃、有監督、有考核，做得好的部門給與嘉獎并頒發獎金，對于效率低、出錯率、保存不當的部門給與通報批評并扣發績效工資。

四、結語

在當前的電子信息化環境下，更高效、安全、規范的進行工程檔案歸檔工作是一項重要的工作，因此，轉變以前不合理的工作方式和思維是必要的，時刻保持學習的心態，接受新事物，將工程檔案的歸檔工作做好。

參考文獻：

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