基于合作與禮貌原則的外貿(mào)函電語用研究＊

袁同娣，謝文婷

外貿(mào)函電在開展國際貿(mào)易活動交流中起著重要的橋梁作用。諸多學者從教學、語言特點等不同角度對其展開了研究，但是跨視域的外貿(mào)函電語用研究相對薄弱，因此，探討合作與禮貌語用原則在外貿(mào)函電中的應用具有很強的實踐價值。

一、合作原則及禮貌原則概述

語用學研究的焦點是描述會話者如何運用句子來完成交際。美國著名語言哲學家格賴斯（Grice）提出的會話中的合作原則是語用學中的重要理論。他在Logic and Conversation一書中闡述會話雙方之間存在著一種溝通上的默契，雙方為達到特定交流目標而自發(fā)遵守的原則即會話的合作原則，包括4個準則：數(shù)量準則、質量準則、關聯(lián)準則和方式準則。格賴斯的合作原則描述了會話者間語言交際的規(guī)約，但無法解釋交際中委婉表達的語言現(xiàn)象。基于此，英國語言學家杰弗里·利奇（GeoffreyLeech）作出了補充，提出了禮貌原則，揭示了語言交際過程中，故意違背合作的原因[1]。同時，提出了6個準則：策略準則、慷慨準則、褒獎準則、謙遜準則、贊同準則和同情準則。

二、合作與禮貌原則在外貿(mào)函電中的應用

（一）數(shù)量準則

外貿(mào)函電以語言為載體傳遞商務信息，語言所載信息應滿足需要，信息量不應盈虧，語句符合數(shù)量準則。數(shù)量準則與外貿(mào)函電自身的“7C”原則中的完整原則是一脈相通的，成功的商務函電應給讀者傳達所有必要的信息，信息量不足往往會造成隨后來函的詢問。

例1 We are interested especially in zebra blind fabrics.What do you have in your offer?I can’t find your website in English,so I can’t check your offer.Pls prepare offer for all your fabrics.

上例未能實現(xiàn)有效溝通，信息不完整，索要報價信息不明確，導致對方的追問。商務函電中重要信息的缺失，可能造成法律糾紛。

（二）質量準則

外貿(mào)函電在處理外貿(mào)業(yè)務活動中，往往涉及買賣雙方權利和義務，信函中所提及的信息必須真實可靠。外貿(mào)函電的正確原則體現(xiàn)了合作的質量準則，要求信函措辭嚴謹，準確無誤。

例2 You order for green beans of 50 tons has been received with thanks.We allow you 30%of payment as deposit by TT,the balance by D/P at sight.We hope that you will allow partial shipments.Beans are packed in gunny bag.Shipment is to be effected form shanghai to Sydney.

該函電傳遞真實信息，明確付款條件、因量大而必須采用的裝運方式、包裝要求及交貨地點。

（三）關聯(lián)準則

外貿(mào)函電的組織結構具有邏輯性和關聯(lián)性，信息內容應符合對方所期望的話題[2]。外貿(mào)函電語言應講究經(jīng)濟原則，信息要高度相關，應達到最佳關聯(lián)，使收函人能做到發(fā)函人所期望的理解，實現(xiàn)成功交際。函電的簡潔原則與關聯(lián)準則是相通的，商務函電避免長篇大論，詞匯運用多少反映了關聯(lián)程度。如，“due to the fact that”應改為“because”，“in the event that”與“if”，選詞“if”優(yōu)先，“thank you very much”可以改為“many thanks”。去除不必要的修飾詞，避免陳舊的客套句型結構，保留有效信息，簡潔明了地把最重要的信息傳遞給收信人，實現(xiàn)高效溝通。

（四）方式準則

方式準則要求外貿(mào)函電信息確切明了，避免歧義，避免運用模糊、抽象、不確定的詞句。函電寫作的清晰原則和具體原則正是語用原則中方式準則的體現(xiàn)。外貿(mào)函電在語言選擇上盡量運用熟悉簡短、口語化的詞匯，函電處理可借助插圖和說明小冊子，強調語言的經(jīng)濟原則和精確度，避免出現(xiàn)如“bimonthly”等模糊詞句，如“$”貨幣符號，每個國家客戶理解可能不同。外貿(mào)函電寫作的具體原則要求信息具體、嚴謹、確切，如，貨描、貨幣等重要信息。避免采用“prompt”等模糊表達。

（五）禮貌原則

禮貌原則主要體現(xiàn)在語言表達方式方面，禮貌原則、同情準則與外貿(mào)函電寫作體諒原則是一致的。體諒原則要求站在對方角度考慮，換位思考[3]。當雙方意見不一致時，盡量理解并尊重對方的觀點，縮小分歧，表示同情。如，“You earn 6%of discount for cash payment.”避免說“We grant you 6%of discount when you pay cash.”語言表達方式不同會產(chǎn)生不同的情感效果。禮貌是外貿(mào)函電重要的語言特點，真誠、得體的語言有助于建立業(yè)務關系，且合理處理業(yè)務糾紛。函電用語多體現(xiàn)客套、合作、愿望的語氣，如“thanks”表示客氣，“would like to”表示贊同，“l(fā)ook forward to”表示愿望，“suggest”表示建議。禮貌原則不僅表現(xiàn)在語言選詞和組織方面，還應體現(xiàn)在信函處理時間方面，及時回函和合理解釋信函中未盡事宜的原因都是禮貌的體現(xiàn)。

三、語用原則在不同商務信函中的取舍

寫信人不能刻板地遵守寫作原則，而要領悟其寫作精神，注意與語境中的非語言因素，如時間等密切相關標志性因素，寫信人應有駕御語境的能力[4]，要學會靈活運用。語用原則在外貿(mào)函電書寫中存在著兼容和沖突，如禮貌與簡潔的矛盾。寫信人要根據(jù)不同類型的信函，對寫作原則作出取舍，如發(fā)盤函需強化質量原則，信息足量且真實可靠，包括商品、價格、交期、質量等交易條件，明確發(fā)盤的性質。撰寫詢盤函，語境信息和話語要做到最佳關聯(lián)，把信息控制在原話語的語境中，信息要與主題高度相關，對方才能根據(jù)內容準確地做出相關行動。外貿(mào)函電內容上基本傳遞四類信息：肯定信息、中性信息、負面信息、說服信息[5]。任何類型的函電，寫信人應禮貌待人，保持積極心態(tài)，強調我方可以做的哪些方面，而不是強調不可以的方面。陳述方式會影響溝通，如把負面消息放在信函開頭，勢必影響對方的情緒，不利于有效溝通。禮貌原則在開發(fā)函中具有重要的地位，寫信人往往采用大量積極詞匯，如“confident”“win-win”“appreciate”。以此給對方營造愉快的心境,以達到預設效果。抱怨類的郵件，如抱怨延遲交貨、質量問題等，撰寫應根據(jù)情況恰當?shù)剡\用語用原則。

例3 After examining the blind materials,we are sorry to tell you our disappointment at quality of your products.The color is so dull and greatly different from the original sample.The material is not popular with our clients.There is difficulty in sales,which cause our losses.In view of longstanding business,you replace them or give us price reduction by 5%.

上例信函抱怨遮光簾布料質量，真實具體地表達問題的所在，顏色出現(xiàn)色差，銷售不景氣，給我方造成了損失。寫信人在遵守關聯(lián)、質量原則的同時，在語言和事情處理方面盡量做到禮貌，如采用“sorry”“l(fā)ongstanding”等詞匯。為了長期合作，應換位思考，給對方選擇，采取換貨或者降價處理。

例4 As agreed,we will effect the bulk production till receiving the total payments.We regret you failed to do so.The date of delivery is coming near.We are now eager to know whether you have some difficulties.Please kindly arrange the payment as soon as possible.

此催款函未采用威脅、抱怨的方式來表達索要貨款目的，而是客觀地表達事實情況，以理說事，因雙方約定付款方式，對方未做到及時付款，進而導致發(fā)貨問題。信函做到了清楚原則，表達了因果，同時注意語言處理技巧，體現(xiàn)了體諒原則，如“We are now eager to know whether you have some difficulties.”也兼顧了禮貌原則，用詞婉轉禮貌，如“regret”“kindly”。

基于語用理論，外貿(mào)函電撰寫應遵守合作和禮貌原則。同時，語用原則在外貿(mào)函電應用中存在兼容和沖突，發(fā)件人在書寫過程中應該根據(jù)實際情況靈活運用，作出合理選擇。