二維碼在會計檔案中的應用研究

張洪俊

青州市非稅收入管理局 山東青州 262500

我國信息數據化技術發生了日新月異的改變，這種全新的方式也推動了各個行業改革與創新內部機制，其中獲得最大益處的就是會計檔案管理。通過積極應用二維碼技術已經不斷更新了管理方式，憑借其較高的安全性能，較低的存儲空間，順利轉化了紙質檔案，并形成便捷式的電子檔案，一定程度提高了檔案管理效率，節省了操作成本。因此，對其研究具有一定的現實意義。

一、會計檔案定義

會計檔案包括各種專業化的會計核算材料，是人們了解賬簿與財務報告等的憑證。記載這部分材料需要一定的歷史背景，其也是結合歷史情況延續產生的規則，并且是不同歷史階段內為調整規則有關人員所付出的成果。這也是現代人與后人對財政經濟、歷史與發展進行研究的重要根據。借助于貨幣計量的統一單位歸納整理報表，隨著時間的推移不斷改進其規范性，利用相同的格式存儲檔案，并體現企事業單位在一定階段內為了達到某一目標而實施的經濟活動，以及對這部分活動產生的財務情況出具有關的文件報告。

二、會計檔案的特點與功能

（一）特點

第一，專業特點：其絕不是獨立存在的經濟活動，而是密切聯系著企業的經營活動與財務情況，是業務綜合發展過程中的重要產物，密切結合會計行為逐步發展形成的，關系異常緊密。第二，廣泛應用特點：我國有關規定已經提出明確要求，只要單位獨立進行核算的都可以產生檔案。第三，嚴密特點：檔案在整體產生過程中表現出嚴謹性，主要是根據管理標準逐步建立的，這個過程十分嚴密，各個環節必須聯系，互相緊扣，直接體現出活動的重要軌跡，也是無法缺少的財務內容。第四，形式多樣性：會計工作特點決定了檔案的各種形式。其中劃分為訂本、活頁和卡片式賬簿形式。財務報告包括了文字、表格、數據進一步產生的通過計算機設備打印形成的報表等。在不同的行業領域內也會產生不同的憑證，并且長短不同。這一多樣化特點，在整理與保存過程中無法照搬其他檔案形式，必須聯系實際情況進行保存。

（二）功能

國家在經濟建設發展過程中無法脫離社會上的小型企業，尤其是監管宏觀經濟的過程中，迫切需要具有較強真實性的數據信息。記錄檔案絕不是一蹴而就的，其主要是結合歷史留下的相關規則，并且科學調整不同歷史發展階段內的規則進一步產生相對的結果。人們對其價值給予高度關注，并且提出預算的重要意義，通過采取合理的計量方法整理總結其前瞻性[1]。

三、應用表現

對于會計檔案來講，其不僅能夠改變其載體模式，還可以適當改變其內容。利用二維碼取代電子發票的存儲功能，簡單保存有關電子發票的信息，通過這個特點還能夠提升查詢的便捷性。

（一）整理中應用

在整理檔案立卷中，可以在記賬憑證后方另外附上統一記錄二維碼的紙張，而不是在后面附上發票。如此減少了貼票環節，便于整理檔案[2]。在其中標記有關信息能夠提高利用水平。

（二）裝訂中應用

紙質形式檔案中會存在大小長短不一的發票類型，同時其顏色、薄厚也各不相同。當全部使用后，可以采取等同于憑證紙張打印發票，有效減輕了裝訂檔案工作的繁瑣程度，并且大多數紙張也可以印制若干個二維碼。由于其成本相對不高，一定程度節省了人力物力。

（三）存儲中應用

國家公布的有關電子發票系統技術規定提出借助發票系統向稅務單位及時傳遞明細數據，并順利存儲至電子底賬庫，充分保證了替代二維發票的歸檔工作。大規模應用二維碼，更加凸顯安全性，還可以利用加密方法保證安全，同時縮小了存儲檔案的空間。

四、應用建議

（一）準確對應

通常情況下采取兩種方式對電子發票核對與歸檔，一種是要求報銷對象提供發票歸檔，之后財務人員對二維碼進行截留；另一種是報銷對象同時出具發票歸檔，相關人員對其是否對應進行檢查。很明顯，第二種方法完整保存了檔案，不僅操作清晰，還節省了操作時間[3]。

（二）規范的操作標準

在裝訂檔案時必須根據有關的標準與要求，因此打印操作中也需要選擇整體一致的紙張。若需要將若干個二維碼打印在同一張紙上，則需要對其認真排列，可以根據時間排列，還可以結合實際數量實施分類處理，再根據時間進行排列。通過規范化的操作，保證了檔案的整齊性。若需要折疊保管檔案，則需要仔細檢查紙張，避免折疊重要信息。

（三）使用專用掃描設備

在從前的操作經驗中，一般采取移動終端的掃一掃功能就可以對各種二維碼有效識別，但是這種方式存在較大的風險。包括了很多重要信息，通常都體現出高度隱秘性，因此僅允許采取專用設備進行掃描識別，只有這樣才可以獲得相關的信息。避免發生個人設備識別的現象，保證信息安全。

（四）推動電子化發展

在大量的識別與管理信息中，這種操作難度最低、應用十分普遍，因此為電子化管理檔案創造了機遇。在這之前，雖然在管理電子檔案中應用具有一定的可行性，但需要占用較大的存儲量，這也是需要不斷深入研究的問題，對實現數字化管理檔案的目標造成較大的影響。但若能成功解決這一問題，也可以推動電子檔案管理的發展[4]。

在提升會計檔案安全水平中二維碼發揮了重要作用，相應也增加了查找利用檔案的難度。在其逐步取代電子發票的過程中，應具備一定的支持標準，并輔以有關設備。隨著社會的發展，必將不斷提升安全水平，有關單位也會推動其發展。由于不斷擴大的存儲量，相應也在其他部分的檔案歸檔中應用。