新時期如何做好事業(yè)單位人事檔案管理工作

張 燕

山東省單縣失業(yè)保險事業(yè)處 山東菏澤 274300

人才信息的重要載體與人才評價的一個主要信息源就是人事檔案，不論是在反映個人學習經(jīng)歷、工作表現(xiàn)，還是成績、獎懲情況以及組織關系、歷史背景等方面均發(fā)揮著重要作用，可以說是選賢舉能、知人善任的一項重要依據(jù)[1]。將人事檔案管好、用好，既與以人為本的管理理念相符，且對人才資源的開發(fā)和利用也十分有利。如今，很多企業(yè)已未對檔案管理做過多要求，以致于讓人檔分離的情況出現(xiàn)。不斷加大的人事制度改革，愈加突顯出事業(yè)單位認識檔案管理的重要性，因此，新時期做好事業(yè)單位人事檔案管理工作具有重大現(xiàn)實意義。

一、機關事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

（一）人事檔案關系到職工工作與生活的全方面

對職工來說，人事檔案能夠為其辦理政審手續(xù)，如護照；也可提供婚姻狀況的證明。職工檔案真實記載了職工個人的學習情況、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)以及工作成績，職工根據(jù)職工檔案享受各種社會待遇。人事檔案與職工的切實利益息息相關。所以，隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作也應不斷完善。

（二）人事檔案具有重要的社會價值

隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，信息已成為一項重要社會資源，事業(yè)單位以此配置人力資源，企業(yè)和職工間的溝通和聯(lián)系依賴于信息的存在和傳遞，而這些信息真實存在的最佳載體就是人事檔案就是人事檔案，對人事檔案的重要性予以正確認識，既可將良好的工作信息提供給企業(yè)和職工，且也有助于人員社會化管理的增強，推動社會的整體發(fā)展。

二、新時期如何做好事業(yè)單位人事檔案管理工作

（一）提升重視程度，完善管理思維

人事制度的變遷直接影響人事檔案的地位變化，在人事制度變遷的第一個階段，人事檔案在我國具有很高的地位，是人們存在于社會環(huán)境中一項重要證明。不斷發(fā)展的社會經(jīng)濟與科學技術，嚴重沖擊了人事檔案的地位與權威，但也不能一概而論，因此新時期政府對事業(yè)單位領導的具體要求就是提高對人事檔案管理工作的重視程度，單位領導對于人事檔案管理中產(chǎn)生的綜合效益應堅持發(fā)展的思路。新時期，各機關組織間的競爭其實就是人才的競爭，而人事檔案管理能夠在發(fā)掘人才、留住人才上為事業(yè)單位提供幫助，并對事業(yè)單位的管理創(chuàng)新與經(jīng)營改革起到積極促進作用。所以，事業(yè)單位的領導應促進人事檔案管理部門和檔案人員的合作，進一步改革與完善原來不適應新時代背景的管理思維與管理措施。

（二）完善管理制度，強化工作規(guī)范

目前，現(xiàn)行的事業(yè)單位人事檔案管理制度也明顯不適應現(xiàn)階段的經(jīng)濟體制，所以就需大力改革事業(yè)單位人事檔案管理制度，去除過去管理制度中一些不適配內(nèi)容，進一步了解新時期人事檔案管理工作，在事業(yè)單位人事檔案管理制度中融入新時期的發(fā)展要求與新時期的工作思想。事業(yè)單位還應積極培訓人事檔案管理工作人員，將相應的考核制度與考核標準給制定出來，繼續(xù)培養(yǎng)不達標的工作人員，或?qū)⑵湔{(diào)離管理崗位。同時進一步強化管理工作的規(guī)范性，對人事檔案管理工作提出新的要求，并設立更高、更遠的工作目標。第一，詳細規(guī)定檔案收集、存放與查閱工作，認真監(jiān)督人事檔案管理工作，防止出現(xiàn)人事檔案被篡改的情況，并嚴肅處理篡改人事檔案的工作人員。第二，要定期檢查人事檔案，有效解決其中暴露出來的問題，設立人事檔案填寫制度，重點關注違規(guī)填寫，鑒別違規(guī)填寫內(nèi)容，從而對檔案信息的真實性做出判斷。

（三）建立人事檔案信息系統(tǒng)，提高工作效率、優(yōu)化管理

如今，我們已進入資源網(wǎng)絡化、信息化時代，若要真正將人事檔案管理工作做好，就一定要對計算機技術予以充分利用，通過人事檔案信息管理系統(tǒng)存儲、檢索人事檔案信息，讓人事檔案管理工作的電子化、科學化順利實現(xiàn)。想方設法提高人事檔案工作的科學管理水平，在對相應使用權限予以規(guī)定的基礎上，只對部門與個人開放部分信息，并將公開、透明的人事檔案管理機制給建立起來，把便捷、準確的認識檔案管理服務提供給社會。

（四）加大專業(yè)人才培養(yǎng)，提升直接操作執(zhí)行能力

人事檔案管理工作的有效開展離不開專業(yè)人才的支持，而這就需要先將專業(yè)人才的積極引入進來，純熟的了解基本工作要求和操作技術，防止出現(xiàn)一些常識性差錯，且也將人才培養(yǎng)的壓力降低，促進直接操作執(zhí)行能力的提高[2]。與此同時，還應對執(zhí)行人員開展本單位情況的培養(yǎng)教育，使工作人員充分了解本單位情況，對檔案管理中的實際問題和特點有所了解，讓工作人員更好的融合單位環(huán)境。工作人員應在檔案管理的多個方面顯現(xiàn)出充分的應對能力，包括人員溝通、信息收集、歸檔整理等。部門老員工需在新員工的帶教工作上表現(xiàn)出較高的積極性，針對尚不具有完善處理能力的人員可不急于讓其開展一些具有較強專業(yè)性的工作，一定要保證其擁有成熟能力后再開展具體執(zhí)行工作。另外，還應對檔案管理采取電子化處理手段，促進日常資料查詢便捷性的提高，防止多次查閱紙質(zhì)檔案。

結語

總之，為了使事業(yè)單位的人事檔案管理與時俱進，就要求單位領導予以高度重視，利用將傳統(tǒng)的檔案管理觀念改變，并將現(xiàn)代化的檔案管理方式引入進來，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，進而有效利用事業(yè)單位的人事檔案，最終將檔案的參考價值給真正發(fā)揮出來。