新形勢下的檔案信息化工作

侯海峰

淶源縣金家井鄉(xiāng)人民政府 河北保定 074300

隨著社會的發(fā)展，我們已進(jìn)入信息時代，檔案信息資源越來越多樣化和復(fù)雜化，我們對于檔案信息資源的需求也越來越多，因此在新時期加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)對于提高我國檔案管理水平，強(qiáng)化檔案服務(wù)工作，保障社會穩(wěn)定具有十分重要的意義。

檔案管理工作是保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的基礎(chǔ)，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。目前，就檔案工作的現(xiàn)狀來看，還存在很多問題，檔案工作資金投入不足，檔案管理工作人員專業(yè)水平低下等等，從很大程度上制約了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的有效發(fā)展。為此，作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作人員，一定要適應(yīng)當(dāng)前形勢和任務(wù)的需要，積極探索創(chuàng)新檔案管理。因此，新形勢下如何加快檔案信息資源的開發(fā)和利用，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，使之融入社會發(fā)展的需要，從而更好地為我們服務(wù)是現(xiàn)階段檔案工作者需要考慮和解決的關(guān)鍵問題。

一、檔案信息資源建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）資金投入不足，設(shè)備配置不能滿足服務(wù)需要

檔案信息資源建設(shè)工作是一項具體而復(fù)雜的工作，需要嚴(yán)格的技術(shù)支撐和完備的軟硬件設(shè)施，完善的軟硬件設(shè)備是加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。然而，由于檔案信息資源建設(shè)對所需的數(shù)字環(huán)境和必要的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備性能要求相對比較高，價格昂貴，但是檔案部門的經(jīng)費(fèi)有限，再加上檔案信息資源建設(shè)不能立刻看到成效，因而也就不能引起相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視，對于檔案信息資源建設(shè)的資金投入也就大大削減，嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化進(jìn)程的加快。

（二）檔案管理工作人員專業(yè)水平不高

檔案信息化管理作為現(xiàn)代化的管理方式，對相關(guān)技術(shù)和專業(yè)知識的要求很高，但是目前大多數(shù)檔案管理人員不能達(dá)到這個要求，專業(yè)的檔案管理知識不夠豐富，計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平不到位，不能滿足工作要求。目前的人才整體素質(zhì)不理想，留不住高素質(zhì)人才，也吸引不來好的人才，難以適應(yīng)信息化管理的要求。檔案管理工作是一種不斷更新、不斷發(fā)展的知識性的管理工作，這就對檔案管理工作人員的專業(yè)水平提出了更高的要求，才能適應(yīng)新時代的發(fā)展需求。

（三）檔案信息資源建設(shè)存在安全隱患

在實(shí)現(xiàn)檔案信息資源建設(shè)的過程中要對檔案原件進(jìn)行必要的加工、處理。在這一過程中，一旦處理不當(dāng)，就會對檔案造成損壞。還有許多檔案原件由于保存年限較長，載體比較脆弱，很容易損壞。此外，有些事業(yè)單位檔案部門將自己單位的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作委托專業(yè)的信息化公司來管理，但是這些公司的安全意識相對比較薄弱，給單位的檔案信息資源建設(shè)到來極大的安全隱患，很有可能造成檔案的損壞。

(四)檔案管理工作不夠規(guī)范

檔案管理工作流程的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理工作高效開展的重要前提，但是，目前一些事業(yè)單位檔案管理部門片面的認(rèn)為配備電腦、在工作中應(yīng)用管理軟件就是實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，并沒有將信息化管理理念滲透到檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)當(dāng)中，嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化工作的進(jìn)程。

二、新時期加強(qiáng)檔案信息化管理的幾點(diǎn)對策

(一)加大投入力度，加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)

檔案信息資源建設(shè)工作是一項具體的管理工作，需要嚴(yán)格的技術(shù)支撐和完備的軟硬件設(shè)施。因此，事業(yè)單位應(yīng)加大對檔案信息化管理的投入力度，配備檔案信息資源建設(shè)所需的完善的軟硬件設(shè)施。只有完善了與檔案信息資源建設(shè)相配套的設(shè)備儀器和軟件系統(tǒng)，才能為實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化提供很好的基礎(chǔ)保障設(shè)施，才能實(shí)現(xiàn)全方位、多層次的檔案管理，才能更好的為公眾提供檔案服務(wù)。

(二)提高事業(yè)單位人員技術(shù)水平

檔案信息化管理工作離不開現(xiàn)代化的計算機(jī)技術(shù)作為支撐，在檔案信息化管理中要需要很強(qiáng)的技術(shù)性建設(shè)基礎(chǔ)，才能保證檔案管理信息化工作的順利推進(jìn)。通常，檔案信息化管理工作要在開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下立足，才能實(shí)現(xiàn)其資源信息的共享和信息社會化服務(wù)，只有提高了相關(guān)技術(shù)水平，才能排除檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的潛在威脅，實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能化檢索，保證檔案的保密性和安全性。

(三)強(qiáng)化檔案信息資源安全管理

首先，要提高對檔案內(nèi)容、載體的安全性認(rèn)識，對重要的檔案進(jìn)行加工整理時，一定要規(guī)范操作流程，并嚴(yán)格記錄操作過程，防止因?yàn)椴僮鞑划?dāng)導(dǎo)致的檔案損壞的現(xiàn)象發(fā)生。其次，要提高檔案管理工作人員的檔案意識和安全意識，在進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)的過程中一定要規(guī)范操作，提高責(zé)任感。然后，要提高檔案管理信息化系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的安全性，并定期對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，做好必要的安全防護(hù)措施，防止由于系統(tǒng)故障或人為破壞而造成檔案信息資源的丟失。

(四)建立完善的信息化管理制度

檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)化工作，檔案管理人員不僅要負(fù)責(zé)檔案信息的收集，還要對信息進(jìn)行加工處理，工作量相對較大。因此，為了保障檔案管理工作的順利進(jìn)行，有必要建立完善的檔案信息化管理制度，根據(jù)信息化的需要對各項管理流程進(jìn)行有效的規(guī)范和控制。此外，還要建立檔案信息化安全管理制度，防范電子檔案信息丟失和泄漏等情況的發(fā)生。同時，還要不斷落實(shí)檔案管理人員的責(zé)任，增強(qiáng)他們的檔案安全意識和責(zé)任意識，從而提高檔案管理工作的有效性。

隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，檔案管理工作面臨著極大的挑戰(zhàn)。檔案管理現(xiàn)狀已不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，改革勢在必行。檔案信息化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然方向，也是提高檔案管理服務(wù)水平的有效措施。做好檔案信息資源建設(shè)工作對于實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)具有重要的推動作用，因此，檔案工作者應(yīng)充分認(rèn)識到目前檔案信息資源建設(shè)存在的問題和困難，并采取積極有效的措施，加大對檔案信息資源建設(shè)的投入力度，提高檔案工作者的素質(zhì)，提高檔案信息資源建設(shè)工作的效率，最終實(shí)現(xiàn)我案管理的信息化，為經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展提供強(qiáng)有力的檔案信息支持與保障。