事業單位會計檔案管理的問題分析及解決建議

夏 莉

（博州纖維檢驗所，新疆 博州 833400）

事業單位的會計檔案管理工作，主要就是記錄與財務有關的所有信息，并通過系統分析研究其演變，了解事業單位會計管理的發展路線和發展趨勢；再者就是，會計檔案管理充分展現了事業單位在發展過程中的發展趨勢及其細節，可為提高事業單位的核心競爭力提供參考和依據。

一、事業單位會計檔案管理的問題分析

1.事業單位會計檔案管理信息化建設不完善

隨著信息化技術的應用逐漸深入到各行各業，事業單位也應不斷利用信息化技術手段提高自身的管理。目前在事業單位的會計管理工作中，雖然能夠利用現代化辦公軟件實現相應的會計管理工作，但其運行的效率仍然沒能滿足現在的管理需要。很多會計部門依舊使用傳統的excel或是word核對數據，其雖然能夠在一定程度上有效提高會計的工作效率，但在收集資料或是統計數據的過程中，卻依然跟不上與當前信息化技術發展水平。而且即使在事業單位擁有信息化技術軟件，但是在管理應用的過程中發現其存在非常大的系統漏洞，可能導致網絡存在安全隱患。總之，由于信息化建設的種種不完善，已經嚴重影響到了整體會計檔案的管理質量和效率。

2.事業單位會計檔案管理環節被忽視

事業單位在會計管理的過程中，需要對相應的數據進行收集和裝訂，并對原始憑證進行整理，確保賬目的準確性。但是在實際工作中，某些部門的會計人員為了圖方便，在裝訂或是統計的過程中，經常減少工作流程，導致在裝訂過程中常出現序號錯誤或是單據丟失等情況，這樣使后期的單據使用或是數據統計存在很大的誤差，從而影響正常的財務工作。而之所以出現這些問題，大多是由于對會計管理環節不夠重視而導致的，所以在事業單位未來發展過程中，需要更加重視會計檔案管理環節。

3.事業單位會計檔案管理人員的素質有待提高

在事業單位會計檔案管理工作中，各種工作項目都是需要工作人員具體操作完成的，所以工作人員的素質直接影響工作的效率和質量。但是目前事業單位會計檔案管理人員在工作的過程中，專業技術水平有限，所以在工作的過程中無法確保檔案管理的完整性。再者，大部分事業單位會計檔案管理人員學此專業出身的比較少，且學歷偏低，在工作中因為知識面比較狹窄，無法有效應對檔案管理過程中出現的問題。還有就是事業單位對會計檔案管理人員的培訓不到位。

二、解決事業單位會計檔案管理問題的幾點建議

1.針對檔案管理實行有效的信息化技術建設

首先，需要完善會計檔案的信息化建設，并在信息化管理的過程中，重視對網絡安全的監督以及軟件運行環境的配置，確保計算機系統能夠可持續性地運行，最大程度地保障數據不會被病毒攻擊，最大程度地避免數據的丟失和泄露。

再者，強化信息技術建設的監督力度。在會計檔案管理建設的過程中，需要事業單位領導人重視信息技術建設，并在建設的過程中完善對信息技術建設的監督力度，強化單位各部門之間的溝通能力，讓信息化建設得更加完善。還應該提高對信息化建設的檢查力度，提高對會計檔案管理的保障功能。

2.完善會計檔案管理的環節流程

首先，針對會計檔案的收集和整理。會計檔案管理人員需要對各個部門所匯集的資料進行整理，并對資料進行系統性地審查，以此過濾掉過期的或是無效的資料，讓資料信息更加完善和有效。而且需要注意在裝訂過程中，確保記賬號和原始單據的準確性，避免裝訂中號碼被裝訂上，從而導致后期在查看單據時無法查清號碼，而延誤查閱的時間和效果。

再者，領導人員應該重視檔案的收集整理工作，同時對檔案的銷毀工作也要給予一定的重視。因為檔案銷毀是檔案管理工作中非常重要的一個環節，會計檔案管理人員需要確定銷毀文件的名目和數量，要保證銷毀得徹底。一般很多會計檔案都會出現年限過期或是無效的情況，所以負責會計檔案銷毀的工作人員必須對銷毀資料做記錄，確保檔案管理工作的正常運行。

3.提高會計檔案管理人員的綜合素質

首先，應該提高事業單位管理人員的素質，因為有些事業單位領導人并沒有重視檔案管理工作，所以在提高相關人員素質的過程中，需要單位領導人準確做出相應的指令，并按照相應的法律法規嚴格要求會計檔案管理人員。

其次，針對會計檔案管理人員的培訓需要加大力度，因為檔案管理人員的素質直接影響到整個檔案管理的質量，為此需要重視對會計檔案管理人員的培訓，要在培訓中強化基礎技能操作訓練；并為他們提供更多的外出進修機會，使會計檔案管理人員能夠完全勝任自己的工作。

三、結語

會計檔案管理工作涉及到事業單位未來的事業發展，是事業單位制訂工作發展計劃的重要依據，所以需要有效地對會計檔案數據進行保存，并有效地利用信息化技術，提高檔案管理工作的效率和質量，以此為事業單位指明管理創新的路線。