關(guān)于檔案管理數(shù)字化建設(shè)的思考

丁艷梅

（建水縣招商局，云南 建水 654399）

傳統(tǒng)的檔案管理一般以紙質(zhì)檔案為主，其保存時(shí)間較短、保存難度較大，尤其是檔案在查找時(shí)的工作量極大，嚴(yán)重影響了檔案數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用質(zhì)量。當(dāng)前數(shù)字時(shí)代背景下，檔案管理正逐步向數(shù)字化方向發(fā)展，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案信息加以管理，其保存時(shí)間和信息檢索得以高度優(yōu)化，有利于檔案管理工作的進(jìn)一步開展。

一、檔案管理數(shù)字化建設(shè)概述

所謂檔案管理數(shù)字化，就是將以往紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化介質(zhì)，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行收集、保存、管理、檢索、分析等各項(xiàng)工作，檔案管理數(shù)字化建設(shè)主要包含檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、軟件前臺(tái)界面、系統(tǒng)后臺(tái)程序等幾個(gè)組成部分。通過(guò)數(shù)字化檔案管理，極大提升了檔案管理工作效果，促使檔案信息更好的應(yīng)用于企事業(yè)單位生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理之中。

二、檔案管理數(shù)字化建設(shè)的舉措

（一）檔案管理數(shù)字化應(yīng)加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

檔案管理是一門系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的學(xué)科，在管理工作之中，標(biāo)準(zhǔn)及制度建設(shè)尤為重要，只有建立健全檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和制度，才能保障檔案管理各項(xiàng)工作的順利實(shí)施。其一，檔案管理部門應(yīng)建設(shè)數(shù)字化檔案信息管理制度，制度是制約檔案管理人員工作的有效措施，因此，檔案管理部門應(yīng)充分了解管理工作實(shí)際內(nèi)容，并將檔案管理內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化與調(diào)整，將制度貫徹于檔案管理崗位之上。通過(guò)這一形式，提升數(shù)字化檔案管理人員的制約水平，有利于檔案管理數(shù)字化建設(shè)的正常運(yùn)行。其二，檔案管理部門需加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)，眾所周知，數(shù)字化檔案管理就是將檔案管理工作置于計(jì)算機(jī)之中，不同的管理方式導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息格式有所不同，不同數(shù)據(jù)信息格式差異將會(huì)造成不同部門之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的交流與溝通，嚴(yán)重影響了數(shù)字化檔案信息建設(shè)效果。鑒于此，檔案管理部門需建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理模式，使各個(gè)部門之間檔案數(shù)據(jù)信息的內(nèi)容、格式、分類方式相一致，進(jìn)一步提升檔案信息共享效率，以實(shí)現(xiàn)檔案信息管理工作的數(shù)字化、共享化發(fā)展。

（二）檔案管理數(shù)字化應(yīng)提高人員水平

檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)管理人員的技能培養(yǎng)，通過(guò)教育培訓(xùn)的形式提升管理人員職業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理人才的實(shí)際需求。其一，在檔案管理技能培養(yǎng)方面。檔案部門需引入當(dāng)前先進(jìn)的檔案管理理念，著重培養(yǎng)從業(yè)人員檔案管理新技術(shù)與新知識(shí)，從而提升從業(yè)人員檔案管理技能水平。其二，在數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)方面。檔案管理部門需將計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)、檔案管理數(shù)字化技能作為教育培訓(xùn)的重點(diǎn)，可外聘具有一定數(shù)字化檔案管理經(jīng)驗(yàn)的專家到部門之中，為檔案管理人員進(jìn)行講解，提高檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、信息錄入等相關(guān)工作技能。

（三）檔案管理數(shù)字化應(yīng)重視安全管理

在數(shù)字化檔案管理工作中，檔案數(shù)據(jù)信息的安全性十分重要，檔案信息是企事業(yè)單位重要的信息資源，一旦出現(xiàn)信息安全問(wèn)題，對(duì)企事業(yè)單位造成的影響極其重大。鑒于此，在檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)加大對(duì)檔案信息安全管理的宣傳力度，提升管理人員對(duì)檔案信息安全性的重視。一方面，檔案部門需建立完善的部門管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的安全性、保密性建設(shè)，嚴(yán)格禁止非部門人員進(jìn)入到檔案管理辦公室及檔案庫(kù)之中。針對(duì)檔案管理人員使用的計(jì)算機(jī)，應(yīng)做到“隨時(shí)檢查、人走關(guān)機(jī)”，以防止非部門人員操作檔案管理計(jì)算機(jī)。另一方面，合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)防火墻、殺毒軟件及安全密鑰等技術(shù)，避免網(wǎng)絡(luò)黑客及病毒入侵檔案管理部門數(shù)字化系統(tǒng)，從而提升檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。

（四）檔案管理數(shù)字化應(yīng)配置硬件設(shè)施

與傳統(tǒng)檔案管理相比，數(shù)字化檔案管理對(duì)硬件設(shè)施的要求較高，檔案管理部門應(yīng)針對(duì)當(dāng)前系統(tǒng)平臺(tái)的運(yùn)行要求，配備與之相適應(yīng)的硬件設(shè)施，以保障檔案管理數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。檔案管理數(shù)字化所需硬件設(shè)施主要包含日常操作設(shè)備、系統(tǒng)平臺(tái)設(shè)備、儲(chǔ)存設(shè)備三大類型，其中，日常操作設(shè)備以計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)、打印機(jī)為主，在日常操作設(shè)備配置中，檔案管理部門需主要考量上述設(shè)備的性能，應(yīng)與檔案管理工作要求相一致，并充分考慮部門及單位未來(lái)發(fā)展情況，以確保檔案管理工作合理開展。系統(tǒng)平臺(tái)設(shè)備包括交換機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)線纜等等，上述設(shè)備是確保檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)運(yùn)行的重要組成部分，因此，在設(shè)備選擇方面應(yīng)著重考慮設(shè)備的安全性與穩(wěn)定性。儲(chǔ)存設(shè)備主要用于檔案信息的儲(chǔ)存和備份，多以硬盤、磁盤為主，其設(shè)備傳輸速度、穩(wěn)定程度、安全性尤為重要。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理從以往紙質(zhì)介質(zhì)向電子介質(zhì)過(guò)渡，在這一時(shí)期，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)十分重要，企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)及應(yīng)用的管理，進(jìn)而提升檔案管理的工作效率，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。