集團(tuán)式公司財務(wù)共享中心構(gòu)建問題淺析

王寶麗

【摘要】建立財務(wù)共享中心對于規(guī)范前端業(yè)務(wù)、強化財務(wù)監(jiān)控職能、創(chuàng)新人才培養(yǎng)路徑有著重要作用。財務(wù)共享中心構(gòu)建成功與否取決于頂層方案設(shè)計、領(lǐng)導(dǎo)層支持、理念培訓(xùn)宣貫、良好溝通機制、信息化建設(shè)等關(guān)鍵因素，本文對這些關(guān)鍵因素進(jìn)行分析，并從職責(zé)界面設(shè)計、機構(gòu)及崗位設(shè)計、業(yè)務(wù)流程設(shè)計、信息系統(tǒng)設(shè)計、運營管理設(shè)計等方面對做好財務(wù)共享中心構(gòu)建工作提出建議。

【關(guān)鍵詞】集團(tuán)式 財務(wù)共享中心

財務(wù)共享中心是指將大量重復(fù)、易于標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的會計核算業(yè)務(wù)、資金結(jié)算業(yè)務(wù)集中到一個新的獨立運行業(yè)務(wù)單元進(jìn)行流程再造、標(biāo)準(zhǔn)化、集中處理，以達(dá)到提升業(yè)務(wù)處理效率，進(jìn)而降低成本最終提升整體財務(wù)管理水平的一種作業(yè)模式。財務(wù)共享中心的建設(shè)過程，實際就是利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，依托財務(wù)共享理念，將企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造和標(biāo)準(zhǔn)化的過程。

一、財務(wù)共享中心建設(shè)的重要作用

（一）統(tǒng)一財務(wù)核算模式，規(guī)范前端業(yè)務(wù)

財務(wù)共享中心建立前，會計核算按單位分工，同行業(yè)各單位之間交流相對閉塞，存在核算模式、核算口徑不一致等問題。財務(wù)共享后，可以按照業(yè)務(wù)流程節(jié)點分工，一人負(fù)責(zé)多家單位的同類業(yè)務(wù)，統(tǒng)一了各單位會計核算模式和計量口徑，有效提升了會計信息質(zhì)量。

（二）重新劃分職責(zé)界面，強化了財務(wù)監(jiān)督職能

實現(xiàn)財務(wù)共享后，財務(wù)管理與核算職能進(jìn)行有效分離，財務(wù)工作職責(zé)界面更加清晰，一些共性的、重復(fù)的、標(biāo)準(zhǔn)化的會計核算等業(yè)務(wù)被集中在共享中心進(jìn)行統(tǒng)一處理，而更多的財務(wù)崗位職能向廣闊和縱深發(fā)展——以提供分析、管控、決策支持等管理職能為主，讓財務(wù)在共享管理中直接體現(xiàn)出價值增值。

（三）優(yōu)化人力資源配置，創(chuàng)新人才培養(yǎng)路徑

從人員儲備看，財務(wù)共享中心為集團(tuán)公司管理的發(fā)展奠定了人力資源基礎(chǔ)。一方面，財務(wù)共享成為財務(wù)人員快速成長的途徑。在共享模式下，核算、費控、資金管理等大量重復(fù)的工作被標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、流程化，即便是新晉會計人員也能很快上手。另一方面，財務(wù)共享將會計核算從企業(yè)財務(wù)部門相對剝離，使財務(wù)人員有更多精力投入到企業(yè)的管理領(lǐng)域。

二、成功實施財務(wù)共享的關(guān)鍵因素

（一）方案頂層設(shè)計是建好財務(wù)共享中心的強大動力

集團(tuán)公司統(tǒng)一部署、整體規(guī)劃、頂層設(shè)計和強力推進(jìn)是實施集團(tuán)公司財務(wù)集中管控工作的強大動力。在集團(tuán)公司集團(tuán)公司財務(wù)共享中心建設(shè)方案下發(fā)后，下屬單位對此項工作有了更加準(zhǔn)確的方向和更加明確的目標(biāo)，加快了財務(wù)共享中心建設(shè)的推進(jìn)步伐，細(xì)化了實施方案，制定了保障措施。

（二）領(lǐng)導(dǎo)支持是建好財務(wù)共享中心的堅強保障

財務(wù)共享中心建設(shè)不僅是一個項目建設(shè)，也是財務(wù)集中管理模式的重新塑造，涉及到人員調(diào)配、崗位劃分、辦公場所等多個方面，牽扯到部門間、上下級等協(xié)同配合，集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自指導(dǎo)籌備工作，促使下屬單位高效完成職責(zé)定位、人員配備、場地選取、設(shè)備到位等一系列重大決策和部署，以為快速籌建提供堅強保障。

（三）理念培訓(xùn)宣貫是建好財務(wù)共享中心的重要基礎(chǔ)

財務(wù)共享中心在建設(shè)中會遇到一些認(rèn)識方面的問題，尤其是業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)財務(wù)對業(yè)務(wù)模式的變化和操作流程的變化不理解，認(rèn)為審批流程不僅需要業(yè)務(wù)、財務(wù)部門批準(zhǔn)，還需要財務(wù)共享中心批準(zhǔn)，流程過長、效率不高；財務(wù)集中核算后給業(yè)務(wù)部門增加了工作量等。這些疑問主要是由于對財務(wù)集中管控工作的重要意義認(rèn)識還不夠。因此，應(yīng)加深全體員工對財務(wù)共享變革為公司帶來的安全方面的了解，在共享理念上進(jìn)行宣貫、在業(yè)務(wù)操作上進(jìn)行全面系統(tǒng)的培訓(xùn)。

（四）良好溝通機制是建好財務(wù)共享中心的有效手段

高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的項目建設(shè)，需要多方面、多層次界面交互完成，建立良好的溝通機制尤為必要?？蓢L試建立公用網(wǎng)絡(luò)溝通平臺，或每周召開對接工作組協(xié)調(diào)會。在項目建設(shè)中，應(yīng)安排專人搜集每個單位在建設(shè)過程中遇到的問題和想法，實時答疑解惑。

（五）信息化建設(shè)是建好財務(wù)共享中心的重要支撐

財務(wù)管理模式的重大革新，將財務(wù)活動重新整合為戰(zhàn)略財務(wù)、共享財務(wù)和業(yè)務(wù)財務(wù)三大職能，在物理操作上分割為線上和線下兩種方式，其中線上操作需要強大完善的信息化平臺做支撐，需要各種硬件配套來完成。為實現(xiàn)財務(wù)信息化持續(xù)優(yōu)化，基于服務(wù)器存儲空間有限、數(shù)據(jù)庫與應(yīng)用服務(wù)交互速度極慢以及信息安全級別較低，并考慮未來共享中心建設(shè)，應(yīng)及時對服務(wù)器進(jìn)行部分硬件的修復(fù)和擴充，在財務(wù)信息系統(tǒng)中加入了影像系統(tǒng)，高質(zhì)量采購掃描儀、高拍儀等設(shè)備，以保證線上操作的順利運行。

三、財務(wù)共享中心的具體構(gòu)建途徑

財務(wù)共享中心建設(shè)，可以以資金集中收付為重點，以會計集中核算為基礎(chǔ)，以信息系統(tǒng)為手段，實施財務(wù)集中管控。通過嵌入標(biāo)準(zhǔn)和流程、固化于信息系統(tǒng)，厘清權(quán)責(zé)邊界，建立權(quán)責(zé)對等、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、有效制衡的集中管控機制，能實現(xiàn)預(yù)算管控落地、風(fēng)險管理落地和輔助決策支持，更加突出和強化資金的安全性、合規(guī)性和防范風(fēng)險能力。

（一）職責(zé)界面設(shè)計

集團(tuán)公司財務(wù)體系劃分為戰(zhàn)略財務(wù)、共享財務(wù)、業(yè)務(wù)財務(wù)三個維度，厘清戰(zhàn)略財務(wù)、共享財務(wù)、業(yè)務(wù)財務(wù)職責(zé)。戰(zhàn)略財務(wù)職能，在業(yè)務(wù)上指導(dǎo)和監(jiān)管財務(wù)共享中心和基層單位財務(wù)管理工作，協(xié)調(diào)本部、共享中心和業(yè)務(wù)財務(wù)的財務(wù)管理事項；共享財務(wù)主要履行共享業(yè)務(wù)、運營管理兩類職能，負(fù)責(zé)所屬各單位資金計劃的執(zhí)行和控制，資金集中結(jié)算和監(jiān)控，票據(jù)集中管理，賬戶集中管理和監(jiān)控，會計集中核算，電子會計檔案管理，部分紙質(zhì)檔案的審核、裝訂和移交，共享中心信息系統(tǒng)的建設(shè)、優(yōu)化和運維，共享中心運營管理等；業(yè)務(wù)財務(wù)是財務(wù)管理主體和責(zé)任會計主體，是成本控制和預(yù)算執(zhí)行中心，負(fù)責(zé)本單位各項經(jīng)營業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性、合理性和真實性。

（二）機構(gòu)及崗位設(shè)計

集團(tuán)公司層面應(yīng)設(shè)財務(wù)部、財務(wù)共享中心兩個部門，平行管理。財務(wù)部設(shè)立預(yù)算管理、資金管理、風(fēng)險管理、資本與資產(chǎn)管理、基建財務(wù)管理、成本管理、報告管理、納稅和保險管理、檔案管理、培訓(xùn)管理等崗位。財務(wù)共享中心設(shè)立會計核算管理、資金結(jié)算管理、綜合管理等崗位。

財務(wù)共享中心全部按照專業(yè)化分工進(jìn)行崗位設(shè)置，會計核算分為報銷薪酬組、采購資產(chǎn)組和成本總賬組。各核算主體憑證制證、審核上移，實現(xiàn)多重隔離審核。業(yè)務(wù)流程按照標(biāo)準(zhǔn)流程在共享庫中重新設(shè)置。共享中心人員可以在待辦事項中看到各核算主體的待處理業(yè)務(wù)申請。資金結(jié)算設(shè)置資金審核崗，執(zhí)行資金計劃、付款決策、信息和賬戶使用為主的審核，網(wǎng)銀付款環(huán)節(jié)設(shè)置出納、資金一核、資金二核和資金三核，執(zhí)行付款信息、票據(jù)信息和異常支付監(jiān)控為主的審核。各崗位均設(shè)置AB角。

（三）業(yè)務(wù)流程設(shè)計

堅持把統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)作為財務(wù)共享工作的重要基礎(chǔ)，同步開展流程標(biāo)準(zhǔn)、控制標(biāo)準(zhǔn)、會計科目、核算規(guī)則、稽核規(guī)則等標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，開展會計政策和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定。通過統(tǒng)一的財務(wù)組織、會計科目管理、統(tǒng)一的財務(wù)核算規(guī)則、統(tǒng)一的財務(wù)數(shù)據(jù)存儲與共享，實現(xiàn)覆蓋全集團(tuán)的會計集中核算，保障財務(wù)共享工作的效率和效果，不斷推動管理提升。

線上流程方面，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程。并同時對各核算單位的前端業(yè)務(wù)作出統(tǒng)一設(shè)定，統(tǒng)一了各核算單位費用審批標(biāo)準(zhǔn)和流程，各核算單位的業(yè)務(wù)流程根據(jù)具體業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同，將分別執(zhí)行不同層級的、標(biāo)準(zhǔn)化審批流程。在會計處理中制證、稽核兩個環(huán)節(jié)實行“任務(wù)池”管理，隨機分配任務(wù)到人，共享中心財務(wù)人員根據(jù)原始單據(jù)的影像進(jìn)行制證、稽核。資金支付人員根據(jù)制證、稽核后的會計憑證完成付款。

線下流程方面，基層財務(wù)人員負(fù)責(zé)接收紙質(zhì)原始單據(jù)，負(fù)責(zé)系統(tǒng)上傳影像內(nèi)容的校驗比對，確保原始單據(jù)齊全并保管紙質(zhì)原始單據(jù)，并打印記賬憑證。

（四）財務(wù)共享信息系統(tǒng)設(shè)計

抓好財務(wù)集中管控基礎(chǔ)平臺的落實，運用企業(yè)架構(gòu)設(shè)計方法，從業(yè)務(wù)構(gòu)架、應(yīng)用構(gòu)架、數(shù)據(jù)構(gòu)架和技術(shù)架構(gòu)四個方面入手，制定系統(tǒng)總體設(shè)計方案，注重系統(tǒng)的穩(wěn)定性、前瞻性和可擴展性。開展軟硬件產(chǎn)品采購，全面加強系統(tǒng)實施的質(zhì)量控制，以靈活的工作流管理、高效的影像掃描、便捷的檔案存儲調(diào)撥搭建起一個系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中、業(yè)務(wù)涵蓋全面、多級同步應(yīng)用的數(shù)據(jù)處理平臺。在信息化運維上，制定運維流程，收集線上、線下運行過程中發(fā)現(xiàn)的問題并不斷修改、完善，排查系統(tǒng)隱患。

（五）財務(wù)共享中心運營管理設(shè)計

加強制度建設(shè)，做好頂層設(shè)計。從運營管理、標(biāo)準(zhǔn)體系、資金管控等多維度搭建集團(tuán)層面的財務(wù)共享中心制度基礎(chǔ)平臺，完成制度體系的確定，制度的制訂及印發(fā)，促進(jìn)財務(wù)共享中心業(yè)務(wù)及運營管理的流程化、規(guī)范化、制度化，如：對外針對財務(wù)共享帶來的新變化，編寫內(nèi)、外部用戶操作手冊，規(guī)范前端業(yè)務(wù)，有效提高會計信息質(zhì)量；對內(nèi)編寫財務(wù)共享模式下的崗位職責(zé)、稽核標(biāo)準(zhǔn)、運營制度、崗位輪換、考評管理等制度，有效防控共享運營風(fēng)險。完善運營體系，支持財務(wù)共享中心建設(shè)與運營，保證共享業(yè)務(wù)的可靠、高效，不斷提高服務(wù)水平。

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