大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理探討

李霞

[摘 要]進入21世紀以來，我國科學技術發(fā)展迅速，信息化水平不斷提升，使大數(shù)據(jù)時代進入了新的階段。大數(shù)據(jù)指的是對一類或幾類事物的所有信息進行統(tǒng)計并保存，從而方便人們對其進行提取和應用，不僅使人們更加輕易地獲取相關信息，而且在一定程度上也降低了信息獲取的費用，因此大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)都得以應用。檔案對個人的發(fā)展具有十分重要的作用，因此如何采取有效手段對檔案進行有效管理至關重要。本文通過對事業(yè)單位的電子檔案信息管理現(xiàn)狀進行分析，從而找出其在發(fā)展過程中面臨的主要問題，并針對這些問題提出了相應的解決對策，希望可以為檔案管理工作提供一定的幫助。

[關鍵詞]大數(shù)據(jù)；電子檔案；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.078

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）04-0-02

1 事業(yè)單位實施電子檔案信息化管理的背景

事業(yè)單位是受國家政府部門直接管理的單位，其人事任命有著嚴格的程序和規(guī)定，在其發(fā)展的過程中，對檔案的重視程度越來越高。現(xiàn)階段，事業(yè)單位的檔案管理工作比較混亂，因此為了能更好地管理好職工的檔案，需要在大數(shù)據(jù)的支持下，加快電子檔案信息化建設，從而為更早實現(xiàn)信息化管理奠定良好的基礎。但目前，在發(fā)展的過程中，由于受限于各種因素，事業(yè)單位在整合檔案的過程中面臨著諸多問題，與其他性質的單位相比，其信息化整合速度相對緩慢。除此之外，隨著信息化的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門已經(jīng)掌握了多種信息化的處理手段，不僅能夠充分應用單位內部的軟件、硬件系統(tǒng)，同時各部門之間還能通過網(wǎng)絡實現(xiàn)信息交換與共享。另外，不同事業(yè)單位之間還建立了局域網(wǎng)，同一單位的不同部門或者不同單位的不同部門允許進入局域網(wǎng)提取相關信息，不僅加強了各部門之間的合作，還能夠提高工作效率和工作質量。

2 事業(yè)單位電子檔案信息化管理中存在的問題

隨著計算機技術的不斷發(fā)展，基于大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案信息化管理也得到了迅速發(fā)展，由于信息化管理的發(fā)展時間相對較短，因此在發(fā)展過程中難免會出現(xiàn)一些問題。事業(yè)單位在電子檔案信息化管理過程中存在以下幾個方面的問題。

2.1 領導者不重視檔案管理工作

近些年，雖然我國事業(yè)單位檔案管理工作取得了一定的進展，但是隨著檔案管理工作的繼續(xù)發(fā)展，似乎遇到了一定的瓶頸，在很大程度上是由于事業(yè)單位的領導者不重視檔案管理工作，不能認可其在單位運轉過程中所扮演的重要角色。領導者對于檔案管理的認識仍舊停留在檔案管理的表面，認為檔案管理工作就是對個人檔案進行保存，因此自然不愿意花費時間與精力對檔案管理人員進行培訓，導致檔案管理者在日常工作中只是按照規(guī)定對檔案信息進行簡單錄入，并未形成主動管理的意識。同時，由于領導不重視檔案管理工作，導致電子檔案信息化管理遇到很多阻力，從而使事業(yè)單位不能享受大數(shù)據(jù)時代所帶來的便利。

2.2 缺乏宏觀指導和統(tǒng)籌規(guī)劃

由于事業(yè)單位是由政府直接管理的國企單位，職工在工作過程中并不存在下崗與失業(yè)的問題。除此之外，受限于國企單位性質，事業(yè)單位的獎懲制度存在一定的缺失，這樣長期下去會使職工產(chǎn)生干與不干一個樣，干多干少一個樣的思想，嚴重影響了單位的進一步發(fā)展。在電子檔案信息化管理過程中，事業(yè)單位缺乏相應的統(tǒng)籌規(guī)劃能力，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。首先，由于事業(yè)單位的職工沒有工作業(yè)績的壓力，他們的工作大都源于上級領導的壓力，導致大部分人都沒有全身心地投入工作中，且責任意識也相對較差。對于檔案管理而言，工作人員也只想保持現(xiàn)狀，不能及時學習檔案管理的新理念、新思維。其次，在人才招聘過程中，由于事業(yè)單位不重視檔案管理工作，因此他們不愿意花費時間與精力去招聘與檔案管理相關的畢業(yè)生。最后，事業(yè)單位的電子檔案信息化管理缺乏相關專業(yè)人員的指導，導致他們不能按照正確的方式對檔案進行管理，不僅降低了檔案管理的工作效率，同時也不利于檔案管理工作進步。

2.3 檔案管理人員的綜合素質較差

電子檔案信息化管理的良好運行離不開高素質的管理人才，但通過對現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理人員進行調查可以看出，事業(yè)單位檔案管理人員的素質相對較低。有些是即將退休的人員，有些是不能勝任別的崗位的人員，且大部分人只會簡單地把紙質的檔案信息錄入計算機中，然后進行分類保存。在現(xiàn)代化發(fā)展迅速的今天，電子檔案信息化管理不僅僅是信息錄入這么簡單的工作，更重要的是采取一定的手段對檔案信息進行有效管理。由此可以看出，為了更好地管理電子檔案，事業(yè)單位的檔案管理工作者不僅需要掌握信息技術，同時還需要具備一定的管理能力。

2.4 缺乏有效的檔案信息知識庫

大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案信息化不僅改變了檔案管理的模式，同時也進一步提升了管理水平。除此之外，隨著時代的不斷發(fā)展，檔案管理工作被賦予了新的內涵和定義，其不僅僅是檔案錄入這么簡單的工作，對于檔案的后期管理以及總結是檔案管理的重中之重。但是，我國事業(yè)單位的檔案信息庫的數(shù)據(jù)較少，不能很好地幫助單位進行檔案管理。因此信息知識庫的缺失也是制約檔案管理工作進一步發(fā)展的重要原因。

3 促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策

通過分析事業(yè)單位電子檔案管理工作存在的問題可以看出，事業(yè)單位在檔案管理過程中仍然面臨著很多困難。為了及時解決這些問題所帶來的不便，進一步提升事業(yè)單位的檔案管理水平，相關部門可以從以下幾方面開展工作。

3.1 運用先進的科學文化知識開展檔案管理工作

檔案管理的實質就是知識管理，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，其對檔案管理的要求也越來越嚴格。現(xiàn)階段，事業(yè)單位對檔案管理的要求不僅局限于確保檔案的完整性，更重要的是對其中所包含的信息進行管理。先進的科學文化知識的培養(yǎng)離不開單位和職工的共同努力，作為單位而言，需要為員工提供學習的機會，作為職工而言，需要在日常工作中多加學習，利用先進的科學文化知識來進行檔案管理工作。

3.2 加速人才培養(yǎng)與引進

良好的檔案管理離不開優(yōu)秀的人才，因此事業(yè)單位需要加強人才的培養(yǎng)與引進工作，具體可以從以下幾個方面進行。首先，事業(yè)單位可以通過內部競聘的方式選拔檔案管理工作者，重點選拔那些責任心較強、具有一定專業(yè)素養(yǎng)的人才從事檔案管理工作。其次，事業(yè)單位應選用合適的方式進行人才招聘，使更多的綜合性人才能夠進入政府部門。再次，事業(yè)單位應該加強培訓工作，使檔案管理人員能夠盡快適應工作崗位，能夠盡快掌握檔案管理工作工作方面的知識。最后，事業(yè)單位應邀請相關專家講座，讓領導和職工明白檔案管理的重要性和意義所在，從而推動檔案管理工作順利進行。

3.3 基于知識管理進行檔案管理信息化建設

要使檔案管理更主觀明確，事業(yè)單位需要將傳統(tǒng)的檔案管理和知識元素相結合，在檔案的信息化建設中融入新的技巧，從而更好地對檔案管理進行規(guī)劃。同時，事業(yè)單位要巧妙地運用知識元素，將單位原有的數(shù)據(jù)和信息通過知識管理改變認知，將單位原有的檔案管理變成單位信息化的來源。

3.4 轉變職工觀念，大力推廣檔案信息化建設

事業(yè)單位的大部分職工沒有正確認識到檔案管理的意義，在他們看來，檔案管理就是檔案看管，隨著事業(yè)單位改革的加強，檔案管理工作被賦予新的內涵，單位職工應當盡快轉變觀念，從而明白檔案管理工作的重要性。除此之外，事業(yè)單位要要大力推廣檔案信息化建設，引進先進的技術和檔案管理系統(tǒng)，并加大檔案信息化建設投入。

3.5 強化檔案信息管理者的信息化意識

事業(yè)單位的領導具有一定的決策權，為了使信息化建設更好的進行，首先，單位領導者需要進一步加強信息化建設意識，努力了解信息化的內涵及對單位的優(yōu)勢和弊端。其次，管理人員要努力為職工普及信息化管理的意義及優(yōu)勢。最后，在日常工作中，作為管理人員而言，需要制定相關信息化管理的考核制度，從而使職工能夠自覺遵守相關規(guī)章制度。

4 結 語

通過上述分析可以看出，隨著科學技術的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都經(jīng)歷著一場新的變革，在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案信息化管理是檔案管理改革道路上的必經(jīng)之路。信息化檔案管理能夠消除原有管理模式的弊端，從而為事業(yè)單位進一步的發(fā)展提供幫助。

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