辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

葛欣

[摘 要]本文針對辦公自動化環境下醫院檔案管理的可行性和必要性進行了分析。在自動化環境下醫院的檔案管理工作現階段存在檔案標準化問題、檔案管理體系和系統管理問題、轉業型人才以及網絡安全問題和檔案的保密性問題等，而醫院自動化系統的使用改變了傳統的工作流程以及文件存儲方式等，檔案管理自動化進程加速使得信息在一定范圍內共享，提高了工作效率。此外，醫院檔案管理還面臨著專業技術人員與檔案管理工作仍沒有形成系統的問題。筆者認為醫院通過加強對網絡安全的管理、制定檔案管理標準及培養專業的檔案管理人才，可以提高醫院的檔案管理水平，從而滿足醫院相關方面的需求。

[關鍵詞]辦公自動化；醫院；檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.076

[中圖分類號]R197.32；G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）04-0-02

0 引 言

隨著信息通訊技術的迅猛發展和醫療水平的提高，自動化的檔案管理水平在一定程度上反映了醫院的基礎設施水平。醫院檔案管理水平在一定程度上影響了醫院的長遠發展，也為相關科研工作提供了大量的數據和資料。因此，辦公自動化環境下醫院檔案管理被越來越多的醫院所采納和應用。

1 辦公自動化的定義及特點

1.1 定義

辦公自動化摒棄了傳統手工整理檔案的管理方法，是采用計算機、網絡等設備實現信息在辦公室之間進行傳輸的數字辦公方式。醫院利用辦公自動化環境下的檔案管理方法使醫院檔案管理工作的效率和準確性大大提高。傳統的手工歸檔的管理方法無法滿足海量檔案的存儲要求。同時，在手工歸檔的過程中不免會產生錯誤，無法保證檔案的完整性和準確性，從而影響檔案的使用，也因其費事耗力，逐漸被辦公自動化環境下的檔案管理所取代。

1.2 特點

目前，辦公自動化環境下的醫院檔案管理方法具有以下特點。

1.2.1 收集信息的準確性與高效性

醫院收集的檔案類型根據涉及各個方向，包括醫院的科研發展方向、病例儲存方向、聲音圖像儲存方向、文書專題等。根據醫院發展運行方向進行分類，包括醫院醫療部門、醫教科、財務部門、負責醫院內部基礎設施的建設部門等。辦公自動化環境下檔案管理人員能系統、準確、高效地收集檔案信息，使醫院當中各個部門的工作人員能夠有效、便捷地利用這些信息。較為原始的檔案管理工作需要工作人員對檔案進行整理、歸類等，也無法保證醫院各個科室高效利用檔案。

1.2.2 收集檔案信息的共享性

醫院傳統檔案管理暴露出分散性和雜亂性的缺陷，即醫院內部多科室的檔案集中雜亂存儲于檔案室內。在辦公自動化環境下醫院檔案管理普遍應用計算機網絡技術，能夠科學合理地實現醫院檔案的管理工作，同時更加便于各個科室共享檔案信息，擺脫傳統查閱檔案需要前往檔案室的限制。與此同時，通過對辦公自動化醫院檔案管理系統權限監管力度的加大，更能防止醫院內部檔案信息的外泄。

1.2.3 收集檔案的靈活性

在傳統的檔案管理環境下，通常采用形式較為單一的“紙質”形式的存儲方式，紙質形式保存條件會因為周圍環境的潮濕條件、溫度條件、導致保持受限。隨著科學技術尤其是互聯網信息技術的飛速發展，辦公自動化環境下的醫院檔案的存儲方式逐漸擴展為文本、圖像、聲音等多種形式，不僅可以大大減少檔案存儲空間，更能有效保障檔案存儲的準確性，同時使讀取也更加便捷。

2 辦公自動化環境下醫院檔案管理存在問題

2.1 缺乏標準化

由于辦公自動化環境下醫院檔案管理缺乏標準化，導致工作人員職責不夠明確，工作人員管理檔案得不規范。因此，打造標準化的辦公自動化環境下檔案管理模式是當前急需解決的問題。

現階段，辦公室自動化系統存在的問題包括：軟件投入少、水平低、管理負擔較重等。這些問題嚴重制約著辦公室自動化系統整體水平的提高，由于各辦公室自動化系統的開發商與團隊的水平高低不一，導致某些開發出來的軟件與實際需求存在不少差距，造成系統中缺乏可以將電子文件運轉與電子檔案工作有效契合的子系統。

2.2 缺乏完善的辦公自動化檔案管理體系

當前，我國醫院檔案管理系統尚不完善，能夠用于辦公自動化環境下的實用軟件較少，技術水平低下。自動化環境下的辦公管理水平低下，限制了工作人員管理水平的進一步提升，最終造成電子文件錄入終端困難。

2.3 缺乏辦公自動化檔案管理體系專業型人才

辦公自動化環境下的醫院檔案管理是基于計算機網絡信息技術形成的辦公方式，要求工作人員對文檔存儲方式有深入的了解，能熟練操作計算機，要求工作人員對操作過程中產生問題具有靈活的應變能力。現階段，我國大部分醫院檔案管理工作人員的文檔管理水平較低，還是采用原始的手工檔案管理模式，具備先進的檔案管理技能和扎實專業知識功底的復合型人才所占比例不高，很多工人人員只是單純掌握計算機技術或者僅僅熟知基本知識，依然不能高效準確地完成這項工作。

2.4 存在網絡安全問題

辦公自動化環境下醫院檔案管理面臨的挑戰是檔案文件的安全隱患。各種形式的檔案文件因為其不具備特定的字跡或者簽名備注等形式，導致其容易被篡改，同時亦不具有權威性，使其自身面臨潛在的泄露危險。在互聯網信息大環境下，一旦遭到互聯網病毒攻擊，就會導致醫院檔案數據丟失或被篡改，嚴重者造成大量文件的丟失。電子檔案涉及個人的信息和隱私，所以做好電子檔案的保密工作顯得尤為重要。

另外，網絡技術的迅猛發展一定程度上也推動了盜密技術的發展，這使得電子存儲文件的保密性遭受嚴重質疑。在辦公自動化環境下的醫院檔案管理模式下，醫院電子檔案經常存在被篡改、被盜用的跡象，這極大降低了電子檔案信息的可靠性，不利于電子檔案優勢的充分發揮。電子文件雖易于保存，但畢竟沒有統一、固定的模式，故其較紙質檔案更容易修改與盜取，這是醫院電子化檔案管理目前面臨的一個重要難題。

2.5 加強醫院辦公自動化環境下檔案管理的策略

2.5.1 建立標準化的醫院檔案管理系統

為防止檔案文件在錄入后臺管理系統過程中，出現檔案源文件遺漏或者非源文件錄入等意外情況的發生，就需要醫院制定與電子檔案標準化管理工作相關的各項法規法則，將已經歸檔的檔案文件和未歸檔文件分開。在辦公自動化環境下，需保障對重要檔案的識別，保證實時共享到醫院的各個部門科室。因此建立健全檔案管理標準化系統成為當前工作的重點。

2.5.2 提高醫院檔案管理者的綜合素質

人才培養是提高醫院電子檔案管理水平的根本方法。因此應加強對檔案收集、檔案鑒定、檔案整理和保管、檔案檢索等工作人員的專業培訓，開展醫院和醫院之間關于辦公自動化環境下檔案管理的交流研討會以促進交流和進步。同時，可組織相應的培訓后考核學習活動，并與獎賞制度相結合，督促工作人員不斷進步，促進醫院辦公自動化環境下電子檔案可靠真實。從當下來看，員工只有具備現代電子檔案管理相關知識，并熟練地運用計算機網絡信息技術，成為信息技術水平高、管理能力強、相關檔案知識豐富的專業型復合型人才才能滿足醫院檔案管理工作的需求。

2.5.3 建立高效的網絡安全機制

為保障辦公自動化環境下醫院檔案所有信息不被泄露，保證為授權用戶提供有效的服務。醫院需要建立完整，可靠的安全網絡系統，通過加強防火墻、加密等措施，加大安全建設和管理力度。為防止非授權用戶對檔案的非法修改，需要加強辦公自動化環境下醫院檔案的加密措施，并對重要檔案采取多種格式的加密監管措施。

3 結 語

從我國現階段醫院檔案管理整體水平來看，醫院在檔案管理方面仍舊存在很多問題，尤其是在自動化的背景下，檔案管理工作急需改進。本文從辦公自動化環境下檔案標準化問題、檔案管理體系和系統管理問題、專業型人才以及網絡安全和檔案的保密性4個方面分析了存在于醫院檔案管理中的問題，同時也提出了相應的改進策略，以進一步完善醫院檔案管理工作。只有進一步提高醫院檔案管理的水平，才能夠為醫院的發展提供更有利的條件。

辦公自動化作為信息社會重要的標志之一，應用于醫院的檔案管理方面，能夠為醫院的發展做出更大的貢獻。醫院檔案的特殊性還有時代科技的不斷發展共同決定了醫院檔案進行辦公自動化的發展的趨勢，辦公自動化的運用將不斷推動醫院檔案工作的現代化進程。

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