項目建設中設備檔案的收集與管理淺談

曹芳 牛文賀 韓華軍

【摘要】設備檔案是企業檔案的主要組成部分，也是固定資產投資項目管理的重要一環。在企業申請項目竣工驗收前，需要通過上級部門組織的檔案單項驗收。本文從項目建設部門兼職檔案員的角度出發，結合近年來項目檔案驗收匯總的意見，分析了項目實施過程中存在的檔案管理問題，從項目實施初期開始改進設備檔案收集的程序，加強設備資料歸檔的強制性與明確性。

【關鍵詞】檔案；固定資產；投資項目；設備；管理

固定資產項目檔案資料包括項目前期論證階段、項目實施過程階段及項目竣工驗收階段的全過程文件資料（載體形式不限），涵蓋了立項、可研、初設、施工、安裝、單項驗收、竣工轉固的方方面面。自五年計劃開展以來，國家加大了固定資產投資力度，嚴格控制各企業投資計劃，并將投資項目檔案單項驗收作為申請項目竣工驗收的最后一個必要環節。筆者統計了單位近7年來進行過檔案單項驗收的4個固定資產投資項目，設備檔案占有固定資產項目檔案的五分之四以上。確保設備檔案資料的完整性、系統性、安全性、高效性，對項目順利通過竣工驗收顯得格外重要。

一、檔案收集階段存在的問題

一般固定資產投資項目建設周期較長，實施跨度大，個別大型項目需要花費數年進行論證，這對項目檔案資料完整性造成了不可避免的影響。綜合了檔案驗收專家組提出的整改意見，針對項目實施環節歸納出以下幾個檔案問題：

（一）合同采用統一模板簽訂脫離實際。以往項目中商務合同采用的是經主管單位評審批復的合同模板，只要是貨物采購，均為統一條款，未按采購性質進行區分，這使得在清點貨物時無法與實際情況對應。如清點軟件時，廠家無法按照合同要求提供圖紙、保養手冊等；清點設備時，無法提供檢測報告、檢定證書等。這使得合同條款無法具備應有的約束力和控制力，使后續執行脫離實際，可操作性差。

（二）清點資料與合同配件無法匹配。在開箱清點文件資料過程中，最經常出現的問題是現場收集的配件資料與合同配置清單不一致。如合同中包含電氣控制柜、壓力儀表、流量計、增壓泵等輔機配件，現場收集不到或缺失，這是由于經廠家中間采購，已經進行了一次開箱或安裝，在廠家發貨前就已遺失并無法追回。還有部分儀器開箱時，會現場收集到很多閥門檢測報告、流量計檢定證書、控制部件合格證等文件，而在儀器本身無法對應找到這些配件，這就造成了檔案資料無法分類系統整理，給后續的查閱和檢索造成影響。

（三）歸檔資料無法溯源。在設備檔案整理中，經常發現前后不一致，首位不呼應的現象，如：在形成的會議紀要中，會出現某時間該設備進行過專家評審；或是驗收資料提到某次培訓或調研，而在歸檔資料中找不到該文件記錄。這是由于項目實施中過程資料未能及時收集整理匯總，如評審過程未形成紙質文件、會議結束未撰寫會議紀要、現場培訓未進行簽到等。由于檔案資料具有不可再生性，文件的缺失將無法彌補，這使得出現該類問題后無法整改。

（四）設備名稱、型號等前后不一致。由于項目實施階段需嚴格按照固定資產項目批復的參數執行，故形成的技術規格書、調研報告、商務合同及技術協議等前期資料均與批復新增的設備名稱、規格型號、技術指標等參數一致。而實際到貨的設備儀器，部分廠家是按照出廠編號、中英文縮寫、廠家簡稱等編制型號名，或是按照行業標準、產品特點、組成特性等編制設備名稱，導致合同列明的設備名稱、型號等與設備實物上銘牌、出廠合格證等前后不一致。

二、改進項目檔案管理措施

通過分析發現，以上幾個問題絕大多數是由于項目實施初期和中期管理執行不到位所引起的。筆者從項目建設部門的角度，提出以下幾個加強項目檔案資料收集的措施：

（一）規范合同條款簽訂。項目建設部門在進行商務合同談判或是進行招投標工作前，就應當在合同樣本或招標文件中擬好移交的文件清單。由于商務合同是經雙方頁簽并加蓋公章確認的、具有法律效益的文件，所以合同中列明的移交資料是供貨商在履約時必須要滿足的商務條款，具有非常明確的強制性特征。如清點資料時出現缺件、不一致的情況，可根據合同約定向供貨商要求及時補充或更換；如廠家無法提供或拒絕執行，可按照合同違約條款要求廠家賠付或拒絕支付相應款項。

（二）按照采購性質分類。固定資產投資項目新增的設備、儀器及軟硬件，由于其性質不同，要求移交的歸檔資料也有明顯區別。一般來說：對于新增設備，需要廠家提供出廠合格證、裝箱單、使用維護保養說明書、圖紙等資料；對于新增儀器，還需要提供出廠測試報告、檢定證書等證明材料；對于新增軟件，需要提供軟件使用許可、授權等資料。如果按照國別來劃分，又可分為進口和國產，進口的設備儀器和軟硬件比國產的要增加許多證明材料，如（非）木質包裝證明、原產地證明、質量/數量證明、原廠合格證、原廠授權證明等。這就要求項目建設部門在合同簽訂時根據采購性質及國別，在單位合同模板的基礎上，形成（國產）進口設備、（國產）進口儀器、（國產）進口軟件等分類的合同模板，保證實施后期執行性及合理性。

（三）做到邊形成邊收集。以往在項目建設過程中，都是在某個實施節點完成后一次性歸檔，雙方簽署《移交單》。這樣雖然方便設備建設部門與檔案管理部門交接，減少移交次數，但往往缺少的資料是在移交后整理發現的，這時由于某些文件具有時效性等原因，無法追溯并再次收集，造成了設備檔案缺失無法閉環。這就需要項目建設部門在項目實施時邊形成邊收集，采取：建立電子歸檔移交庫，做到形成一份文件就錄入庫中，并備注（未歸檔/已歸檔）；在評審、會議、談判時留存紙質紀要，并將修改前后的文件一并收集歸檔，保證資料前后完整一致；在檔案管理部門要求移交的節點前，通過電子報送方式先遞交審查，如有缺件少件，補充完善后再進行紙質移交工作，減少移交反復。

（四）檔案管理與項目建設同步。為了確保項目嚴格按《國防科技工業固定資產項目竣工驗收實施細則》執行，單位下發了《固定資產投資項目檔案管理規定》，明確了項目建設部門和檔案管理部門的分工、歸檔范圍及階段性移交節點。從項目前期階段開始，項目建設部門就要將檔案整理工作列入項目實施計劃，將檔案管理與項目建設同步進行。與此同時，兼職檔案員要及時與檔案管理人員溝通交流，使其了解項目進展概況，把握好項目實施進度，合理提出各部分歸檔節點，使項目順利通過檔案單項驗收及竣工驗收。

三、結束語

固定資產項目檔案工作是完成項目建設和竣工驗收的前提和保障，它不僅永久記錄下項目建設過程，也作為知識信息資源成為了企業的有形資產。要想提高項目檔案的完整性、準確性和系統性，就需要項目建設部門和檔案管理部門攜手共進，以兼職檔案員為橋梁，在實踐中不斷探索創新，尋找優化檔案收集的方法，規范項目檔案管理程序，提升企業的項目建設能力與管理水平。

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