中學檔案管理工作問題與工作效率提升方式

曾小亮

內容摘要：隨著我國教育改革的深入和深化，對于構建更加完善合理的學校內部管理的重視也逐漸呈現穩步增長的趨勢。對加強中學檔案管理工作的重視，不僅能夠提升中學學校的綜合管理水平，而且能夠為學校教職工的整體素質水平的提高，提供全方位的歷史經驗和學習資料，對提高工作效率、深化教育改革具有重要的發展意義。本文主要分析了我國中學檔案管理的現狀和存在的問題，重點探討如何提升中學檔案管理工作效率的方式方法，旨在加強中學檔案管理力度，優化管理方案，讓中學檔案管理在提升學校綜合管理水平中發揮更大的作用。

關鍵詞：中學檔案 檔案管理問題 效率提升方式 績效考核工作制度 創新管理方式

中學檔案管理在中學的發展階段中起著不可替代的重要作用。它利用文字、圖表、影音等各種形式記載著學校中發生過的一切事情，資料健全，信息豐富，形式多樣化，對中學教育的不斷發展提供詳盡真實的資料信息和寶貴的經驗，為中學教育的發展提供可靠的數據依據和執行依據。所以，中學要加強對中學檔案管理的重視，及時發現現行的檔案管理工作中存在的問題，并研究探討出有效的改進方式方法，來提高檔案管理工作的水平和效率。

一.中學檔案管理工作存在的問題分析

中學檔案管理主要包括兩大部分，一是關于中學教師日常教學工作的檔案。這類檔案主要包含教師在教學過程中積累下的優秀的、可供參考的教學方法、教學效果、教學管理等非常具有傳承價值和創新價值的教學資料信息。這類檔案主要是通過教師在每個學期期末，對這個學期的工作情況進行收集，然后通過整理優化使之更加完善和系統化，最后交予學校檔案管理處進行存檔備用。另外一部分檔案是學校的資料性檔案，主要是關于學校固定資產、人事、文書等資料的存檔，具有一定的文獻參考價值，如果丟失，將對研究學校的發展歷程研究造成嚴重的影響，所以要及時提交歸檔。雖然我國中學檔案管理中都有一定的管理制度，但是仍然很不健全，存在諸多的問題，例如重視程度不高、不及時歸檔、專業水平不夠、與時代發展嚴重脫節等現象的存在。

（一）重視程度不高

縱觀我國現行檔案管理現狀，在我國大多數的中學檔案管理中，管理人員都只是對檔案進行簡單的整理、歸檔，然后保存管理就完事，沒有進一步地完善相關后續工作。在這種簡單的工作狀態下，不僅不能讓中學檔案在中學教育中發揮其應有的指導和參考作用，長此以往，而且會讓中學檔案管理不規范的問題越來越嚴重。檔案管理在時代發展中也需要跟上時代發展的步伐，順應時代發展的新潮流，一層不變的工作狀況和長期得不到重視，勢必導致中學檔案管理落后于時代發展的步伐，不利于中學檔案管理的科學發展。對中學檔案管理不夠重視，會在以后的檔案管理工作中造成一系列的嚴重影響，比如，管理人員專業水平得不到提高，對相關檔案的分析度不夠合理，歸納歸類工作的落后導致檔案管理效益不明顯等因素接踵而至，檔案管理方式方法得不到更新等問題會隨之層出不窮，需要我們相關部門加以重視。

（二）專業水平不夠

新時代發展，中學檔案管理在工作方面要求順應新時代發展要求，然而，縱觀現階段中學檔案管理現狀，工作人員專業水平還將有待提高。由于對檔案管理工作不夠重視，再者資金投入不充足，導致學校往往只是雇傭一些退休的或是年紀很大的老人來管理檔案，這就成為我國中學檔案管理工作中普遍存在的一個問題。這些老人普遍都不是專業出身，更沒有進行過與檔案管理工作相關的培訓和系統的學習，這就導致在整理和歸納中學檔案的工作中總是存在一些問題，他們只是憑借自己的工作經驗和直覺，比較刻板地對檔案進行整理歸納，沒有科學性和系統性的管理，導致在查閱檔案時非常不方便，耗時耗力，出現資源浪費的不利局面。

（三）與時代發展脫節

受到檔案管理不夠重視以及專業水平低下的影響，中學檔案管理工作方式始終是沿用傳統的方式方法，與時代發展嚴重脫節，沒有引進任何的現代化管理設施和科學化的管理方式，致使檔案管理工作效率不高，嚴重時甚至會導致重要的檔案資料丟失等問題的出現，嚴重影響中學教育教學工作的進展。檔案管理的傳統模式在不少中學檔案管理中仍將占據主導地位，這不利于檔案管理的創新發展，也很難滿足現代化教育發展的根本需要。中學檔案管理工作與新教育時代發展相脫節，導致很多中學在教育發展中固步自封，教育工作很難發展到新的層面上來，教育發展步伐步履維艱，這不利于我國中學教育的高效發展。

二.中學檔案管理工作存在問題的解決措施

（一）重視中學檔案管理工作

中學檔案管理，關系到中學發展以來每一個階段的歷史發展記載和重大事件的詳細記載。這給學校的發展提供有效的相關案例和數據，為學校建設和教育發展提供幫助。例如某某中學某年建校，歷時多少年時間，這段歷史時期發生過哪些重大事件，對國家人才培養有過多少貢獻，教育發展歷程如何等等相關信息，都離不開檔案管理工作。對中學檔案管理工作的重視，是對我國中學教育發展的重視，同時也是對中學本身教育發展的重視，因此，我們要求，中學檔案管理工作的發展，需要相關管理高層給予足夠的重視。同時，學校行政部門對檔案管理工作應給予更多的幫助，重視中學檔案管理工作，使中學檔案管理工作得到不斷優化和快速發展，從而能夠為中學教育多作貢獻。

（二）提高中學檔案管理工作人員的專業水平

人才是社會發展和教育事業不斷發展的有力保障。提高中學檔案管理工作人員的專業水平，有助于中學檔案管理在發展中能夠快速、高效、與時代相融合發展。要提高中學檔案管理工作人員的專業水平，就必須打破常規，從資金、人才引進、人才管理等方面進行管理，實現專業人員專業水平的不斷提高。檔案管理工作人員，本來就表現為人數少，部門受重視度不夠的特點，我們從這方面入手，合理安排檔案管理工作人員，其實難度并不高。例如對工作人員進行專業培訓，同時引進檔案管理專業人才，并嚴格要求工作人員深諳管理工作的內容，做好管理工作的本職工作，并不斷創新，實現中學檔案管理工作的科學發展。

（三）與時俱進，順應時代發展新潮流

社會在不斷向前發展，時代在不斷進步，管理工作尤其是中學檔案管理工作要求及時跟進時代發展的步伐，順應時代發展的潮流。中學檔案管理工作，是中學發展的理論依據，是實現中學管理數據化發展的根本條件。中學檔案管理工作，應與時代俱進，實現與社會同步發展。例如改變傳統模式，引進新型管理技術，比如運用網絡技術，實現檔案管理工作的自動化和智能化管理，這樣，既節約管理成本，同時更好地實現中學檔案管理的科學化發展。這就要求在管理人才方面應引進高能素質新型管理人才，實現人才與新型管理模式相適應。當然，新型管理模式也存在相應的弊端與不足，比如檔案管理中智能管理系統的運用，如果不能夠對檔案信息的有效復制和保存，一旦黑客攻擊，相關數據和內容將會流失，從而難以恢復。

三.提升中學檔案管理工作效率方法探討

（一）增強管理意識 加大資金投入

導致對檔案管理工作不重視的原因，主要還是認識上的誤差造成的。改變對檔案管理工作的現狀和問題，首先要矯正人們對檔案管理工作的錯誤認識。只有從思想上真正對中學檔案管理工作重視起來，才能在行動上對檔案管理工作加以完善和優化。中學學校各方面，尤其是學校領導要做好帶頭作用，全體教職工積極配合，一起把檔案管理工作做好。沒有規矩不成方圓，更重要的是要制定科學化、系統化的的管理制度，把中學檔案管理工作引上正規化的方向。除此之外，學校要加大對檔案管理的資金投入，確保檔案管理不會受到資金缺陷的制約。

（二）提高專業素養 與現代化接軌

學校要雇傭檔案管理方面的專業人才，使用科學化的管理方式來管理檔案。除此之外，學校要對檔案管理人員加強專業方面的相關培訓和訓練，邀請社會專家到學校進行相關知識演講，提升檔案管理人員的專業素養。同時要積極引進海內外先進的現代化管理設施和管理經驗，構建現代化的檔案管理信息平臺，建立一個檔案管理系統，把計算機技術、系統查詢軟件等科學化的方式引入到檔案管理中去，將檔案管理工作與時代的發展接軌，以便更好地為現代中學教育改革做出貢獻。

（三）運用績效考核工作制度，創新檔案管理工作

綜合歷史以來管理工作經驗，績效考核對于檔案管理工作有著積極的促進作用。績效考核立足于工作者的工作效率，從工作成績來實現對工作人員每個工作階段來進行考核。這樣，既能夠提高中學檔案管理的效率，同時又能夠為工作者提供能力表現的平臺。績效考核制度的科學執行，對創新檔案管理工作有著積極的促進作用，這就為檔案管理人才的不斷引入和對現行單位人才的標準化管理提供管理平臺依據。例如原有的工作人員在績效考核中進行人員中人才的合理調配，實現工作人員的優勝劣汰的工作發展目標，從而優化工作效率，增強中學檔案管理工作人員的綜合能力素質。

綜上所述，檔案管理工作是學校綜合管理工作的重要組成部分。加強中學檔案管理工作的重視，對于提升整個中學教育水平，推進我國中學教育的發展進程都具有重要的現實意義。除此之外，中學檔案管理水平的提高對于深化我國中學教育改革進度和深度，具有不可磨滅的重要作用。雖然一直以來我們對于中學管理工作從沒有懈怠，但是我國中學檔案管理工作的還是存在著一些管理水平不高、管理人員專業素養不夠等問題。這就要求我們中學教師以及檔案管理工作者，要對檔案管理引起充分的重視，及時發現問題，大膽提出問題，并積極探討解決問題的方案和方式方法，提升中學檔案的管理的整體效率。

參考文獻

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（作者單位：廣西南寧市三美學校）