建筑工程檔案信息化管理探析

李 艷

宜昌市城建項目管理中心 443000

正文：

建筑工程檔案管理貫穿建筑工程建設的全過程，是建筑工程項目管理的重要工作之一。特別是在信息化時代，建筑工程檔案管理人員的信息歸檔意識不強、案卷整理不到位、管理系統更新緩慢、無法保證檔案信息安全等問題日益突出，推進建筑工程檔案信息化管理已經是非常必要的、緊迫的任務。

一、建筑工程檔案的主要特征

建筑工程檔案管理涉及非常復雜的、綜合性的內容，例如建筑工程項目施工設計方案、項目合同協議書、上級部門的審批文件、施工現場地質狀況和環境等，同時還包括施工資料的質量、數量、設備購買、施工技術方法使用等情況。這些也只是建筑工程檔案的部分材料信息，其他的第三方信息、最后的竣工報告以及試驗資料等都應引起注意，通過各方配合與協調，做好檔案整理與管理工作[1]。建筑工程檔案也因此存在一些特殊性，主要包括：一次性，因為建筑工程項目從開始到結束都是一次性操作，匹配的檔案也是從立項到竣工只有一套；確定性，在建筑工程建設全過程都貫穿著檔案，見證建筑工程項目的建設與變化，因而建筑工程檔案具有完整性、真實性，明確記錄工程狀況；實用性，通過建筑工程檔案可以了解其真實情況，有重要的保存價值、使用價值，不但為后期的建筑工程項目管理、維護與擴建等提供依據，還為建設同類型建筑工程項目提供參考。

二、建筑工程檔案信息化管理的意義

建筑工程檔案信息化管理能推動城市建設事業的良好發展，更有效地提高建筑工程檔案的準確性、完整性、科學性，延長城市建設工程資料保存周期，為查閱建筑工程檔案資料提供多樣化的便捷途徑[2]。并且在城市建設規模不斷擴大的過程中必須采取先進、快捷、高校的信息化技術手段管理建筑工程檔案，降低工作難度，提高管理效率。例如當城市建設中缺少建筑工程檔案資料，就有可能在建設環節重新規劃項目，重新開展分析、測量、勘察等工作，延長項目建設周期，影響城市建設整體部署。在城市建設中還涉及到很多改造升級項目，建筑工程檔案能為其提供參考，通過信息化管理減少檔案質量缺陷，在城市建設項目管理中發揮建筑工程檔案信息化管理的最大效用。

三、加強建筑工程檔案信息化管理的策略建議

（一）增強人員意識，做好數據歸檔工作

在建筑工程檔案管理中，工作人員必須增強信息化管理意識，在落實檔案管理時整合、存儲建筑工程的相關資料，統一建立網站和信息化體系，保證更有效、更規范地管理檔案。例如對于建筑工程的相關數據必須做好采集工作，利用計算機輸入所有數據信息，整理并存儲其中的地質資料、施工資料等，將其存檔，預防發生檔案信息損壞或丟失的情況。在存儲檔案之后要進行合理的分類，方便相關人員查找檔案資料，提高建筑工程檔案管理效率，加快信息化建設。

（二）加強案卷整理，做好檔案著錄工作

面對信息化的條件與環境，建筑工程檔案案卷質量會對后期的檔案著錄質量產生直接影響。如果計算機中的建筑工程檔案內容不完整、不規范、不準確，保存檔案的形式不科學，存在標注錯誤，必然不利于建筑工程檔案著錄工作的開展[3]。在建筑工程檔案的著錄工作中也要把握每一個環節，按照工作流程分工負責，完成某個工程的檔案分級著錄之后要及時審核著錄質量，并經常深入建筑工程一線，全面掌握項目實際情況，按照建筑工程項目的變化審視檔案信息的真實性、準確性，確保高質量完成建筑工程檔案信息化著錄工作。

（三）改進管理系統，提高信息管理水平

建筑工程檔案的管理單位及人員應注意完善升級現有檔案信息系統，因為很多檔案管理軟件的使用范圍都很廣，但缺乏通用性，不僅因為軟件存儲數據的格式和形式有巨大差異，還因為在存儲檔案數據是使用的數據庫類型也存在差異。當前應用于建筑工程檔案信息化管理的軟件一般都能進行系統登陸、刪除檔案信息或查詢、增加、修改檔案信息，只是依舊未能解決數據交換問題，導致系統不能通過統一方式把來源一致的檔案數據信息存儲到數據平臺里，不利于檔案共享。這需要建筑工程檔案管理者分析檔案管理的特征，據此開發專門的、獨立的檔案信息化管理系統，在不同檔案數據信息之間實現互動、交流，同時利用網絡信息技術充分實現建筑工程檔案的網絡化管理，充分共享檔案信息，提高建筑工程檔案利用水平。

（四）保證安全性，加快信息化管理進程

在信息化時代，建筑工程檔案信息化管理還應考慮安全性，只有保證檔案信息處于安全的狀態，才能更有效地提高檔案管理質量。由于傳統紙質檔案向電子化、信息化的建筑工程檔案過渡時存在不穩定性，檔案人員必須增強安全防范意識，建立無紙化與紙質化并用的建筑工程檔案管理模式，通過雙項備份防御網絡中的病毒感染問題、網絡攻擊現象等，做好建筑工程檔案的信息化登記、信息化歸類和安全化管理。例如對于已經進行定期備份的建筑工程信息化檔案應再一次備份，建立完善的備忘錄，健全建筑工程檔案信息化管理的保密制度與安全保護措施，嚴格遵守涉密不上網的基本原則，保證建筑工程檔案數據庫信息的安全性，達到建筑工程檔案管理信息化和高效化的目的。

四、結語

在建筑工程檔案管理工作中應用信息化管理是創新工程檔案建設的重要內容，對提高整個建筑工程的質量與安全具有重要意義，這需要項目管理中心和相關部門的人員不斷增強檔案信息化意識，做好檔案數據信息的歸檔工作，同時加強案卷整理，改進信息管理系統，保證檔案信息的安全性，從而做好建筑工程檔案著錄工作，提高檔案信息管理水平，加快信息化進程，促進建筑工程檔案事業實現可持續發展。