人事檔案在企業(yè)人力資源管理的作用

饒春霞

中圖分類號：C962 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）11-000-01

摘 要 企業(yè)的進步發(fā)展過程當(dāng)中，人事檔案是人力資源管理系統(tǒng)當(dāng)中非常關(guān)鍵的構(gòu)成部分，能夠詳細的記錄企業(yè)工作人員的工作經(jīng)歷、職場表現(xiàn)以及工作績效內(nèi)容，幫助企業(yè)選拔人才上發(fā)揮了比較關(guān)鍵的作用。人力資源管理對員工潛能的開發(fā)十分關(guān)注，人事檔案給人力資源管理的高效進步帶來了比較強的支持，對提高企業(yè)核心競爭力發(fā)揮了巨大的作用。從而可以指導(dǎo)二者間關(guān)系十分緊密，所以需要深入的探索人事檔案在企業(yè)人力資源管理當(dāng)中的作用，根據(jù)這，提出人事檔案管理在人力資源管理的有效運用策略，希望為其他企業(yè)帶來一定的幫助。

關(guān)鍵詞 人事檔案 企業(yè) 人力資源管理 作用

人力資源管理當(dāng)中，人事檔案具有極為關(guān)鍵的作用，需要從全方位上對人事檔案在企業(yè)人力資源管理當(dāng)中的情況進行了解，同時利用科學(xué)有效的策略，為人力資源帶來更大的作用，也提高人事檔案在人力資源管理工作當(dāng)中的地位。

一、人事檔案管理與人力資源管理的相關(guān)性

人事檔案主要是對一個人的主要工作經(jīng)歷、政治面貌以及道德品質(zhì)等個人情況進行記錄的材料，是一個人社會生活的真實反映。對人事檔案管理主要是收集、整理、統(tǒng)計和保管工作。人力資源管理主要是從組織管理工作的具體顯示情況著手，主要工作內(nèi)容是招聘、培訓(xùn)和使用活動，是對人、物的科學(xué)管理、組織、培訓(xùn)，維持人力物力的平衡，適當(dāng)?shù)目刂普{(diào)整人的思想行為，對人的主觀能動性充分調(diào)動。人事檔案為人力資源管理提供依據(jù)，人力資源管理的痕跡形成人事檔案，兩者相互依存。

二、人事檔案管理工作對人力資源管理的作用

（一）提供更為真實的數(shù)據(jù)和信息

企業(yè)想要最大限度的將單位員工的潛力挖掘出來，同時保證員工可以在自己的崗位當(dāng)中最大程度的發(fā)揮，做到知人善用，就需要增強對人力資源的管理力度，牢牢掌握好員工全面而真實的信息，例如員工的基本信息、工作精力、業(yè)務(wù)和綜合水平以及個人才能等等。經(jīng)過查閱員工的人事檔案，就可以對員工的工作經(jīng)歷以及歷史有一個比較基本的了解，這樣才能夠在用人和選人的時候，給企業(yè)帶來更好的參考借鑒作用。

（二）合理利用人才

企業(yè)需要利用人事檔案找到企業(yè)所需要的相關(guān)信息，比如員工的工作實踐經(jīng)驗、個人特長以及所學(xué)專業(yè)，從而對員工進行更加有效的管理。組織單位需要按照員工的實際能力和特點，進行科學(xué)合理配置，同時，在選擇崗位當(dāng)中，要根據(jù)崗位特征挑選合適的人才，利用人事檔案這個工具，也可以對單位當(dāng)中員工的詳細情況有了解，保證人才在適合的工作崗位上工作，避免出現(xiàn)不識人才的現(xiàn)象出現(xiàn)。給企業(yè)快速進步發(fā)展帶來更大的幫助。

（三）有助于人力資源需求的合理性與科學(xué)性

影響人力資源需求出現(xiàn)干擾的原因一般來自企業(yè)內(nèi)部環(huán)境，人事檔案管理的幫助可以促使企業(yè)人力資源管理單位對本企業(yè)的人力資源實際情況有一個總體的了解，同時能夠根據(jù)企業(yè)的優(yōu)劣勢發(fā)展目標，科學(xué)合理的對人力資源的需求量進行估算以及預(yù)測，從而保證企業(yè)的發(fā)展連貫和平穩(wěn)。另外，編制人力資源管理規(guī)劃的過程中，人力檔案資料可以提供給企業(yè)管理人員對人力資源形勢的一個清楚的了解。就給發(fā)展戰(zhàn)略目標的科學(xué)性的制定打好基礎(chǔ)。同時也極大的降低了企業(yè)優(yōu)秀員工流失幾率。人事檔案推動人力資源管理科學(xué)規(guī)范化發(fā)展，也同樣是重要性的表現(xiàn)形式之一。

三、人事檔案管理在人力資源管理的有效運用策略

（一）對人事檔案的真實性進行不斷的加強

人事檔案當(dāng)中最為基礎(chǔ)的特征就是真實性，相對比較重要的員工，就需要對個人信息進行更加深入詳細的收集，我國傳統(tǒng)的個人信息大都是書面文字的形式，信息的內(nèi)容比較少，對我國現(xiàn)代人事檔案管理工作來說，能夠利用現(xiàn)代化的多媒體手段進行充分使用，同時根據(jù)影像資料記錄個人信息，這樣，不但可以有效的擴充信息來給你，還可以逐漸的形成完善的信息管理和處理系統(tǒng)，從而提高總體的使用水準。

（二）豐富人事檔案管理方式

目前，人事檔案管理當(dāng)中信息技術(shù)功能逐漸健全完善，同時促進互聯(lián)網(wǎng)安全性質(zhì)提高，利用信息化的方法實現(xiàn)人事檔案管理工作成為一種潮流發(fā)展趨勢。因而，企業(yè)要創(chuàng)新檔案管理方法，經(jīng)過劃分檔案安全性、機密性的等級靈活使用紙質(zhì)和電子檔案管理形式。對安全性要求非常高的檔案，利用紙質(zhì)管理方法，對安全性要求不高的，利用常規(guī)性使用的檔案信息，就比較適合使用電子化的管理形式，將檔案管理效率和應(yīng)用效果提高。

（三）強化檔案資料的實效性

隨著時代的不斷進步發(fā)展，員工的個人信息以及個人成長經(jīng)歷也在發(fā)生著多樣的變化。所以，人力資源管理單位在管理人事檔案的同時，針對時代變化，綜合現(xiàn)實情況，將員工新產(chǎn)生的個人資料加入到人事檔案當(dāng)中，這樣才可以更好的將檔案資料的時效性保證。而且，要對人事檔案的管理工作實現(xiàn)動態(tài)化管理，對已經(jīng)存在的人事檔案進行反復(fù)的審核鑒定，將不具備實際意義和無用的信息清除出去，將新內(nèi)容添加進去，保證可以在第一時間對檔案信息更新，這樣更加有助于有關(guān)部門對員工的所有情況進行了解研究，不論是過去還是現(xiàn)在的情況。

四、結(jié)語

總而言之，真實可靠的人事檔案給人力資源的開發(fā)管理帶來了極為關(guān)鍵的作用，人事檔案是企業(yè)進行考察以及科學(xué)合理選拔人才的參考，在人力資源管理當(dāng)中具有不可取代的效果。所以，為了保證人力資源更良好的發(fā)展進步，企業(yè)需要充分將人事檔案的作用發(fā)揮出來。

參考文獻：

[1] 倪紅梅.人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的重要性[J].企業(yè)改革與管理，2017（02）：107.

[2] 黃文榮.關(guān)于提升人事檔案在人力資源管理中的功能[J].黑龍江科技信息，2017（13）：285.