淺談電子檔案管理

高亞輝

摘要：當今社會，在現階段的檔案管理工作中，電子檔案正逐步發展替換紙質檔案。人類社會的不斷進步和信息化時代水平的提高，促使著傳統的抄錄、整理、歸納存儲、統管、需要時翻閱的檔案管理方式已經不適應的新形勢，應現階段社會的要求，電子檔案管理自然而然地擺上了檔案管理工作的桌面，成為檔案管理的重要形式。針對檔案管理工作的這一新局面，本文僅就國內電子檔案管理進行簡要分析，并且有針對性的提出了幾點存在的問題和缺陷。

關鍵詞：電子檔案；管理；基本要求；問題

一、電子檔案管理的基本要求

（一）完整性

《電子檔案管理基礎》，立足于檔案學、信息科學以及管理學的交叉融合，系統論述了計算機支持的協同工作概論、信息時代的檔案領域、電子檔案的形成機制、電子檔案管理模式、電子檔案管理規范、電子檔案全文檢索工具——EAD，以及數字檔案館系統工程等。這樣的電子檔案管理基礎造成了電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。如電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。并且電子檔案如不及時整理歸檔，可能會使信息資料失散，造成檔案不完整。

（二）原始性

隨著辦公自動化的快速發展和政府上網工程的普遍實施，電子文件大量產生，加快推進檔案信息化建設，已成為檔案事業適應時代要求和社會發展的必然選擇。但是電子檔案畢竟不同于紙質檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實變虛”，是在既定事實的基礎上導入電子設備，很容易致使“原始狀態”失真，它不同于紙質檔案的原始性。因此各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像等在制作時必須保證電子檔案的原始性。

（三）真實性

剛剛上文也已經提及，電子檔案很容易造成失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案；因此，電子檔案的真實性是其基本要求之一，專業的工作人員在工作過程中也必須時刻注意這一問題。

（四）安全性

電子檔案的數據、文字、影像資料都很容易被非法操作所更改，也容易被“黑客”侵入盜取，隨意篡改信息，這些問題都會直接造成電子檔案的安全性受損，并且磁盤、磁帶的支持體，也易產生靜電，直接影響信息呈現，出現不安全的問題，光盤磨損、磁粉脫離、吸塵生霉等。因而，工作人員在保存電子信息檔案的時候，必須保證電子檔案的安全性。

二、我國電子檔案管理中存在的問題

與傳統的紙質檔案管理相比，電子檔案管理工作中面臨更多的困哪與阻礙，例如技術、安全、效率等多方面的問題，如果不能對相關問題進行有效的處理，極有可能影響到電子檔案管理的效率和質量，綜合分析我國電子檔案管理中存在的問題，主要表現在以下幾個方面：

（一）對電子檔案管理的認識存在一定的局限性

在傳統的檔案管理中，相對陳舊、落后的管理方式嚴重阻礙了檔案信息公開化、公眾化，無法給廣大人民群眾提供最大的便利，不能發揮檔案管理的社會效益和經濟效益。隨著市場經濟體制的建立和商品經濟的發展，人們逐漸意識到檔案在經濟發展中的作用，以及檔案信息資源所能夠帶來的經濟效益，也就有越來越多的人逐漸重視起檔案。然而，社會中也確實有少數人認為單位檔案是單位的私有財產，使檔案信息的開發處于封閉狀態，更談不上電子檔案的開放與上網了。這樣的社會局限性認識嚴重的阻礙制約了檔案管理工作的發展。

（二）存儲載體的問題

相較于傳統紙質檔案而言，現代電子檔案的存儲可選用的載體有多種，如光盤、磁盤、磁帶、移動硬盤等。光盤與磁帶、磁盤相比，不存在讀取磨損，盤片不易損壞，因此，在當前選擇光盤作為電子檔案存儲載體最為合適。但是由于受到電子檔案管部門資金投入和管理技術的影響，往往導致在電子檔案在存儲載體的選用中存在較多的問題，進而影響到電子檔案管理的安全性、實用性。

（三）其他風險性問題

電子檔案管理的操作程序較為復雜，這就對檔案管理人員的素質和專業水平提出了更高的要求。目前我國缺少專業的電子檔案管理人員，在職人員缺乏專業知識，無法妥善合理地做好電子檔案管理工作。

另外，黑客攻擊和病毒這些潛在的復雜網絡風險，使電子檔案在數據傳輸和共享過程中，威脅著數據信息的安全，因此應做好信息安全的管理工作，利用多種方式保護好電子檔案資料，如檔案加密、網絡防火墻等等。

結語：電子檔案管理模式較傳統檔案管理來說，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現有利于環保事業的開展。當然，傳統檔案管理也具有其不可替代的優勢，它的真實性與原始性都要強于電子檔案管理，將來的一段時間內，電子檔案管理與傳統檔案管理二者并存，相關工作人員應該在進行檔案管理工作時，正確的對待電子檔案與傳統檔案管理的優勢，提高檔案管理質量，使二者相互依存，共同發揮其積極作用。