辦公自動化

伴隨著科學技術的日新月異，電子技術逐漸成為時代的主流，滲透人類生活和工作的各個領域。而辦公自動化作為電子技術最直接的體現，引領企事業單位邁入現代管理的高效辦公模式。可以毫不夸張的說，辦公自動化帶給政府機關或者企事業單位最為直觀的變化即是高效的工作效率以及管理者決策的正確性。由此可見，辦公自動化逐步引領人類步入全新的工作生活模式之中，故而受到人們的重視亦不足為奇。

【關鍵詞】辦公自動化 概述 重要意義 注意問題

隨著社會的進步及信息技術的不斷發展，傳統的辦公模式逐步被現代化的辦公模式所取代。辦公自動化已成為現代辦公的發展目標。辦公自動化一方面提高了辦公效率，使工作人員的時間得到了充分利用；另一方面辦公自動化提升了管理者決策的正確性，并且隨著辦公自動化的日益深入，其作用亦會越來越突出。本文以辦公自動化的概述作為切入點，從辦公自動化建設的重要意義及辦公自動化建設中應注意的問題兩個維度展開論述。

1 辦公自動化的闡述

辦公自動化亦簡稱OA，是計算機網絡和現代化辦公相融合而產生的一種全新高效的辦公模式，是以計算機為中心，跨部門、跨區域的一種辦公平臺，歸根結底是社會信息化的產物。辦公自動化最早誕生于西方發達國家，而后借助信息潮流在世界各國推廣開來。概括而言，辦公自動化系統具有如下特點：

（1）辦公自動化以辦公活動作為服務對象，以處理辦公活動整個過程的所有信息作為工作任務。

（2）辦公自動化作為一門綜合性極強的技術，是計算機技術、網絡信息技術與現代辦公相互融合的產物，它可謂涵蓋了計算機、電子、行政管理及文秘等多個領域，綜合性極強。

（3）提高辦公效率和辦公質量是辦公自動化的終極目標，從而實現辦公工作的制度化、規范化，同時提高辦公人員作出決策的正確性，給決策人更多的信息和參考方案。

2 辦公自動化建設的重要意義

辦公自動化作為現代企業管理信息化的重要組成部分，是開啟企業現代化管理的金鑰匙。通常來說，衡量一個企業現代管理能力的一個重要指標就是企業的辦公自動化程度。因此，辦公自動化建設的意義十分重大。

（1）辦公自動化對企業的辦公效率的提升有著十分顯著的作用。因此，企事業單位建設辦公自動化系統勢在必行，從而最大程度的減輕日常的辦公壓力。而辦公自動化一旦落地實施，完全可以實現隨時隨地的處理事務。

（2）辦公自動化是現代企業改革發展的必經之路。隨著社會的不斷發展，許多公司進入了發展的瓶頸時期，面臨著企業升級、管理改革等各種亟待解決的問題。因而改變原有的管理模式，建立新的管理手段都是企業升級的解決方案。辦公自動化的建立可以加快辦公速率，改變目前相對落后的辦公現狀。可以毫不夸張的說，辦公自動化的建設實施是企業升級無法繞過的一道門檻。

（3）辦公自動化的建設是公司可持續發展的內在要求。從科學發展觀的角度來說，辦公自動化的建設是任何一個公司實現可持續發展所必不可少的。辦公自動化的建設既是適應社會發展的需求，亦是企事業單位提高工作效率，管理水平，節約成本的要求所在，并最終為公司樹立良好的現代企業形象奠定基礎。

（4）辦公自動化是辦公精細化管理的重要手段。從粗放型管理向精細化管理的轉變是未來企業管理的發展方向。精細管理的核心是信息化、細致化及精確化；特征是科學管理、提高效率。辦公自動化的建設更有利于抓管控的精細化，更有利于效率的提升。

3 辦公自動化建設中應注意的問題

3.1 關注辦公人員的觀念轉變問題

網絡信息技術的出現給辦公工作帶來了新的契機，在新的形勢下對辦公工作也有了更高的要求。辦公自動化是高科技帶來的新鮮事物，要想適應新事物首先就要轉變思想觀念。只有轉變了思想觀念、改變了思維模式，方能積極的調整工作模式，最終創造性的開展并完成工作。

3.2 注意加強軟件的投入建設

辦公自動化的硬件和軟件猶如人的左右腳，二者相互補充、不可缺少。但現代企業大都存在著重視對硬件的購買而忽視了對軟件的建設，從而使得軟硬件的投入和建設存在嚴重的不平衡。為了解決這個問題，在辦公自動化的建設過程中要把軟件開發擺在突出位置，組織辦公行政人員和軟件技術人員來共同研究辦公自動化的建設。

3.3 注意辦公自動化與傳統辦公的銜接

辦公自動化源于傳統的辦公系統并在逐步的取代傳統辦公系統。然而，辦公自動化取代傳統辦公手段是一個長期的過程。因此，在辦公自動化的建設之中不能盲目的追求思想，要先抓傳統辦公規范，再抓辦公自動化與傳統辦公的結合，只有這樣才能逐步取得成果，實現辦公自動化的變革。

3.4 注意對辦公自動化的管理與維護

建設、管理與維護對辦公自動化系統來說是必不可少的。建立辦公自動化并不困難，難的是如何系統長久、穩定的運行并發揮出最大的作用。甚至可以說，管理和維護決定了辦公自動化的壽命。因此，在建設辦公自動化的過程中，要克服“重建輕管”的思想，建立專門的管理維護團隊，使辦公自動化長久、有效的運行。

4 結語

辦公自動化的建設是一項長期的任務，不可以一蹴而就。在建設的過程中既要勇于創新，大膽設計想象，還要注意與實際相結合，只有這樣才能有力地推動辦公自動化建設的前進步伐，提高辦公與管理效率。

參考文獻

[1]孫敏.辦公自動化[M].北京理工大學出版社，2010.

作者簡介

段博文（1999-），男，河北省保定市人。高中學歷。

作者單位

河北省定州中學 河北省定州市 073000