淺談油田檔案資料有效管理的措施

褚宸利

摘 要 檔案資料是對一個企業或單位生產活動和經營過程的真實記錄，極具保存價值。尤其是對于油田企業來說，檔案資料管理工作是一項長期而復雜的工作，科學性很強。新時期做好檔案資料的管理工作對于促進油田企業的經營和發展具有重要作用。本文首先分析了目前油田企業檔案資料管理的現狀，并進一步提出了提高油田企業檔案資料管理有效性的措施。

關鍵詞 油田企業 檔案資料管理 有效性 措施

一、引言

油田檔案資料，是指油田在生產實踐、經營管理等活動中所形成的具有保存價值的文字、圖表、影像資料等，記錄了油田企業的發展歷史，也是企業文化發展的重要載體。油田企業檔案資料管理工作作為企業管理的重要組成部分，對于油田企業的經營、建設、發展起著重要作用，并且長期為油田企業經濟的發展和各項工作服務。因此，為了更好地發揮油田企業檔案在油田建設發展中的作用，最大限度地發揮油田企業檔案資料的價值，油田企業應該改進檔案資料管理方式，不斷提高油田檔案資料管理的有效性。

二、油田企業檔案資料管理的現狀

（一）檔案管理意識淡薄

油田檔案資料對于油田的開發具有重要的參考價值，是油田工作人員準確分析油田實際情況的基礎。目前，部分油田企業管理者沒有認識到檔案資料管理對于企業發展的重要性，管理觀念淡薄，檔案管理工作沒有落到實處，不能切實保證企業檔案資料的真實性、完整性。甚至部分油田企業的檔案管理部門形同虛設，不能切實發揮作用，檔案管理人員工作積極性不高，這不利于檔案工作的順利開展。

（二）檔案資料管理制度不健全

目前，我國油田企業檔案管理工作制度還不夠完善，制度覆蓋面并不全面，對已有的制度落實不到位，導致檔案管理工作不規范，缺少系統的檔案資料管理程序，很容易造成檔案資料丟失、混亂等問題。

（三）檔案管理隊伍整體水平較低

隨著知識經濟的發展，油田企業面臨的市場競爭歸根結底是人才的競爭。特別是在競爭日益加劇的知識經濟時代，對企業檔案管理人才提出了更高的要求，既要有專業的檔案管理知識，又要懂得計算機操作。而從目前油田企業檔案管理人員的工作狀況和業務水平來看，這種高素質的、專業的復合型人才還比較缺乏。因此，油田企業必須加快建設檔案管理人才隊伍，實現知識型人才戰略，加快企業檔案管理創新，挖掘檔案管理工作人員的潛能，增強工作能力，進而提升企業檔案資料管理的整體水平。

（四）檔案管理信息化水平不高

目前，油田企業普遍對檔案信息化的建設管理工作不夠重視，認為檔案信息化管理只是走個過場，響應現代化信息建設的發展要求，很難為企業的發展帶來可觀的經濟效益，導致企業的檔案管理工作不能滿足企業信息化建設的要求。比如企業檔案資料信息化管理的基礎設施嚴重缺乏，資金投入不足，大大降低了油田企業檔案管理工作的整體水平，無法適應新時代的發展要求。

三、提高油田企業檔案資料管理有效性的措施

（一）強化檔案管理意識

油田企業要想切實做好檔案管理工作，提高檔案管理工作質量，最為關鍵的就是要強化工作人員的檔案管理意識。首先，油田管理者要樹立正確的管理理念，加強對檔案資料管理工作的重視，加大對檔案管理工作的投入力度。其次，還要加強油田企業文化建設，做到具有油田特色的檔案資料個性化管理，根據油田的具體發展情況，擴大油田檔案資料收集范圍，豐富油田檔案館藏資源，從而提高油田企業檔案管理工作的有效性。

（二）完善檔案資料管理制度

建立科學、規范的檔案管理制度，是提高油田檔案資料管理工作有效性的關鍵。首先，必須嚴格按照各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，統一指導油田檔案管理工作。其次，要建立檔案管理人員的崗位責任制，明確檔案管理范圍、原則和方法，明確各崗位的職責。然后，規范檔案的收集、整理和歸檔的程序，完善檔案材料的傳遞、登記制度，提高歸檔質量，從而確保檔案材料的完整性。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質

為了適應檔案信息資源管理工作的需要，檔案工作者要具有一定的信息管理能力。首先，檔案管理人員必須加強對新知識和新技能的學習和積累，不斷增強信息收集和管理能力，充分發揮主觀能動性和創造性，努力提高自身的知識水平和管理能力，由于設備的現代化、檔案種類和載體的多樣化，要不斷改變管理方法。其次，在思想政治方面，檔案人員要認真學習檔案相關的政策法規并嚴格遵守，熱愛檔案事業，在工作中做到嚴謹認真、求真務實，保證檔案資料的真實性。然后，在業務方面，檔案管理人員要熟練掌握檔案資料管理方面的專業知識和技能，并不斷學習新的業務知識，優化自身的知識結構，掌握更多工作技能，從而適應新時期社會對檔案人員的需求。此外，油田企業要堅持以人為本，關心和激勵檔案管理人員，切實幫助他們解決生活和工作中的問題，讓他們感受到企業的溫暖，提高他們工作的積極性，從而保證檔案管理人員隊伍相對穩定，保障檔案資料管理工作順利開展。

（四）完善檔案信息數據庫，加強檔案管理信息化建設

檔案信息數據庫是實現油田企業檔案管理信息化建設的重要內容，也是檔案信息化管理體系建設的基礎。因此，油田企業檔案管理部門應該整合各類檔案資源，建立功能完善的檔案信息數據庫，通過數據庫的開發與建設，將檔案管理工作逐步由紙質檔案資料向電子檔案資料過渡，并通過檔案管理軟件提高檔案管理的工作效率。同時，還要加強檔案信息化管理軟硬件設施建設，不斷提高信息化技術水平，實現檔案資料數據庫的共享與智能查閱，最終實現檔案管理工作的信息化。

四、結語

目前，我國油田企業檔案資料管理方面還存在一些問題，對檔案資料管理的重要性認識不足。對此，油田企業應該不斷增強檔案管理意識，完善檔案資料管理制度，不斷提高檔案管理人員的綜合素質，從而為提高油田企業檔案資料管理的有效性服務。

（作者單位為長慶油田分公司第五采油廠）

參考文獻

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