高校科研項目與資金管理融合設(shè)計與實現(xiàn)

夏麗君 陳國旗

[摘 要] 本文分析了高校科研項目與資金管理的現(xiàn)狀，為提高科研項目的管理質(zhì)量和管理效率，提出了項目管理和資金管理相融合的方法，給出了設(shè)計和實現(xiàn)的具體過程。

[關(guān)鍵詞] 高校；科研項目；資金管理；系統(tǒng)融合

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 012

[中圖分類號] G475 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）05- 0028- 02

0 引 言

隨著創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的深入實施，國家對科研經(jīng)費的投入在逐年增長，高校得到科研項目的數(shù)量和資金也在逐年增加。科研項目、資金的管理已成為高校的重要工作，也是管理工作中的難點之一。科研項目管理涉及的部門和層級比較多，管好科研項目，需要理順和協(xié)調(diào)好科技處、財務(wù)處、設(shè)備處、二級學(xué)院、項目組等多個部門、層次之間的關(guān)系。在這些關(guān)系中，筆者認(rèn)為最為重要的關(guān)系無疑是科研項目與資金管理，處理好這兩者之間關(guān)系，對提高工作效率、規(guī)范科研項目和資金管理具有非常現(xiàn)實的意義。

1 科研項目管理與財務(wù)資金管理融合的必要性

根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于改進加強中央財政科研項目和資金管理的若干意見》和《關(guān)于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》的要求，為深化改革，更好的激發(fā)廣大科研人員積極性，需進一步推進簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)，改革和創(chuàng)新科研經(jīng)費使用和管理方式，促進形成充滿活力的科技管理和運行機制，這就要求高校必須提高科研項目和科研資金的管理水平。現(xiàn)高校科研項目與資金管理還存在一些不足，主要表現(xiàn)為科研項目管理和科研財務(wù)管理脫節(jié)[1]，高校需要結(jié)合實際，制定和完善科研項目與資金管理相關(guān)的管理辦法，改革創(chuàng)新科研項目與資金管理手段， 提高科研管理水平。為解決項目管理與資金管理脫節(jié)的問題，對高校科研管理現(xiàn)狀進行如下分析。

1.1 科研項目與資金管理分屬不同部門

高校的科研項目與資金管理職能分屬于科技處與財務(wù)處這兩個部門，一般來講，這兩個部門職責(zé)如下：

（1）科技處負(fù)責(zé)科技項目合同審核和管理，項目中期檢查、結(jié)題驗收和成果管理，配合財務(wù)處做好科技項目經(jīng)費預(yù)算、經(jīng)費使用以及合作經(jīng)費外撥等審核、監(jiān)督工作，承擔(dān)相應(yīng)的科研管理責(zé)任。

（2）財務(wù)處負(fù)責(zé)科技項目經(jīng)費的財務(wù)管理、會計核算和結(jié)算報銷等工作，指導(dǎo)項目負(fù)責(zé)人編制項目經(jīng)費預(yù)算，審核項目經(jīng)費決算，監(jiān)督和指導(dǎo)項目負(fù)責(zé)人規(guī)范、有效地使用項目經(jīng)費，承擔(dān)相應(yīng)的財務(wù)管理責(zé)任。

從以上分工可以看出，科技處負(fù)責(zé)科研項目的立項、預(yù)算、合同管理、驗收管理，財務(wù)處負(fù)責(zé)項目經(jīng)費的資金管理，包括項目經(jīng)費核算、預(yù)算的執(zhí)行和監(jiān)督。資金使用管理是以預(yù)算和合同為基礎(chǔ)的，項目結(jié)題驗收以資金的決算為重要的依據(jù)之一。為提高管理水平和工作效率，很有必要將兩種管理的信息進行相互融合。

1.2 科研項目與資金管理所需的共同信息相互獨立

科技處和財務(wù)處為實現(xiàn)自己的管理職責(zé)，都根據(jù)自己的工作需求實施了信息化管理，科研管理系統(tǒng)和財務(wù)管理系統(tǒng)都實現(xiàn)了各自的流程任務(wù)，但兩套系統(tǒng)的信息相互獨立，還不能有效溝通，形成了信息“孤島”。在科研項目立項和資金核算中，財務(wù)系統(tǒng)需要科研系統(tǒng)中的立項、合同、預(yù)算等信息，在結(jié)題和科研項目公開中，科研系統(tǒng)也需要項目的預(yù)算執(zhí)行情況、支出明細(xì)、決算報表等財務(wù)信息，因兩個系統(tǒng)之間沒有接口互聯(lián)，不能實現(xiàn)信息流動與交互，利用手動方式設(shè)置和同步，造成信息反饋不及時、效率低下，容易造成項目資金管理風(fēng)險，有必要開發(fā)接口程序，實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的互聯(lián)融合和信息交換。

2 科研項目管理與經(jīng)費管理融合實施過程

2.1 科研系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)所需要的共同信息與交換信息

在科研管理實務(wù)中，兩個系統(tǒng)所需要的共同信息如下：

（1）科研項目合同信息。項目編號、名稱、負(fù)責(zé)人代碼、負(fù)責(zé)人姓名、開始日期、結(jié)束日期、合同金額、課題類別、部門代碼、部門名稱等。這些信息對應(yīng)于財務(wù)立項信息。

（2）科研項目預(yù)算信息。項目編號、預(yù)算科目代碼、預(yù)算科目名稱、預(yù)算金額等。這些信息同財務(wù)項目預(yù)算（額度）信息相對應(yīng)。

（3）科研項目收入費用信息。項目編號、收入編號、到賬金額、費用名稱、費率、費用金額等。這些信息同財務(wù)的收入、管理費、稅費相對應(yīng)。

（4）科研項目結(jié)題信息。項目編號、部門代碼、預(yù)算代碼、預(yù)算結(jié)余金額、項目余額、結(jié)題時間等。同財務(wù)的結(jié)題結(jié)轉(zhuǎn)信息相對應(yīng)。

（5）項目預(yù)算調(diào)整信息。項目編號、預(yù)算代碼、調(diào)整金額等，對應(yīng)于財務(wù)信息中的額度調(diào)整信息。

（6）財務(wù)預(yù)算執(zhí)行情況信息。部門代碼、項目編號、預(yù)算額度、執(zhí)行額度等信息，對應(yīng)于科研系統(tǒng)的項目決算表。

（7）項目執(zhí)行明細(xì)信息。日期、項目編號、科目編號、科目名稱、摘要、支出金額、經(jīng)辦人等。對應(yīng)于科研系統(tǒng)中的項目收支明細(xì)表。

2.2 信息交換功能的設(shè)計

（1）立項管理。在財務(wù)信息系統(tǒng)中，通過科研接口，把科技信息系統(tǒng)的項目合同信息、項目預(yù)算信息接收過來，形成財務(wù)系統(tǒng)科研項目信息。

（2）項目執(zhí)行和預(yù)算調(diào)整。在財務(wù)系統(tǒng)確認(rèn)收入的同時，調(diào)取科研項目系統(tǒng)中管理費、稅費等費用的核算指令，進行項目費用核算。科研系統(tǒng)的預(yù)算調(diào)整信息通過接口傳給財務(wù)系統(tǒng)，財務(wù)系統(tǒng)按規(guī)則調(diào)整預(yù)算。財務(wù)系統(tǒng)中核算的收支明細(xì)通過接口傳遞到科研系統(tǒng)，項目預(yù)算的執(zhí)行情況也會傳遞到科研系統(tǒng)。

（3）項目結(jié)題。財務(wù)系統(tǒng)接收科研系統(tǒng)的結(jié)項指令，進行結(jié)題核算，生成結(jié)題資金決算報表，收回預(yù)算，剩余資金轉(zhuǎn)入科研基金，項目做結(jié)題處理，生成的結(jié)題文件、數(shù)據(jù)通過接口返回科研系統(tǒng)。

2.3 信息交換接口設(shè)計與實現(xiàn)

2.3.1 信息交換的中間數(shù)據(jù)庫設(shè)計

因科研系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)有不同的開發(fā)商供應(yīng)，數(shù)據(jù)代碼在兩個系統(tǒng)中有不同的存在形式，編碼的規(guī)則也不同，需要設(shè)計一個中間數(shù)據(jù)庫來完成兩個系統(tǒng)之間的代碼對應(yīng)和各自推送信息的數(shù)據(jù)表。科研系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)對信息的安全要求比較高，通過中間數(shù)據(jù)庫可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)按一定的規(guī)則自動推送，兩個系統(tǒng)可以按需主動接受數(shù)據(jù)，滿足各自信息的需求。主要設(shè)計數(shù)據(jù)表如下：（1）數(shù)據(jù)對應(yīng)關(guān)系表。項目類型對應(yīng)表：解決科研部門科研來源與財務(wù)部門的科研類型的對應(yīng)關(guān)系；部門對應(yīng)關(guān)系表：解決科研系統(tǒng)的部門編碼同財務(wù)系統(tǒng)部門編碼對應(yīng)問題；預(yù)算對應(yīng)表：解決科研系統(tǒng)的項目預(yù)算同財務(wù)系統(tǒng)的預(yù)算額度對應(yīng)關(guān)系。

（2）交換信息表。科研系統(tǒng)的數(shù)據(jù)表有：合同信息表、合同預(yù)算信息表、費用指標(biāo)表、收入入賬表、預(yù)算調(diào)整表等；財務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)表有：項目收支明細(xì)表、預(yù)算執(zhí)行情況表等。

2.3.2 接口設(shè)計

為實現(xiàn)科研與財務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)和信息交換同步，接口采用了ETL和WebService服務(wù)實現(xiàn)，具體的實現(xiàn)過程如下：

科研系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、抽取、傳輸（ETL）到中間數(shù)據(jù)庫，即科研項目的立項信息、合同信息、預(yù)算信息、預(yù)算調(diào)整信息、費用分配信息、結(jié)題信息等以數(shù)據(jù)規(guī)范格式傳輸?shù)街虚g數(shù)據(jù)庫。科研系統(tǒng)定時通過ETL把中間數(shù)據(jù)庫中相關(guān)的財務(wù)信息讀取到科研數(shù)據(jù)庫中。

財務(wù)系統(tǒng)通過WebService技術(shù)，調(diào)用相關(guān)的操作函數(shù)把中間數(shù)據(jù)庫的科研項目信息讀取到財務(wù)數(shù)據(jù)庫中，完成項目的立項、項目預(yù)算、費用分配等工作后，把已處理完的結(jié)果返回中間數(shù)據(jù)庫。財務(wù)數(shù)據(jù)生成的項目收支明細(xì)信息，預(yù)算執(zhí)行情況信息通過ETL定時傳給中間數(shù)據(jù)庫。

在WebService服務(wù)中，設(shè)計了立項業(yè)務(wù)相關(guān)接口、項目預(yù)算和收入調(diào)整相關(guān)接口、項目經(jīng)費轉(zhuǎn)出業(yè)務(wù)相關(guān)接口、結(jié)項業(yè)務(wù)接口等，這些接口完成科研項目的立項、預(yù)算、收入費用分配、結(jié)題等相關(guān)業(yè)務(wù)。

3 科研項目管理與資金管理融合實施效果

科研項目管理中科研類型比較多，每類項目的預(yù)算內(nèi)容不盡相同，根據(jù)科研項目類型在財務(wù)系統(tǒng)中設(shè)計了不同預(yù)算模版。以國基金類的項目為例，模版中設(shè)計的經(jīng)濟科目與科研項目預(yù)算相對應(yīng)，對應(yīng)關(guān)系如下：

科研系統(tǒng)項目預(yù)算{（測試/計算/分析費）、（能源/動力費）、（會議/差旅費）、（出版/文獻/信息傳播事務(wù)費）、（原材料/試劑/藥瓶購置費）、（儀器設(shè)備購置費）、（實驗室改造費）、（協(xié)作費）、（項目組成員出國合作交流）、（境外專家來華合作交流）、（勞務(wù)費）、（管理費）}分別對應(yīng)財務(wù)系統(tǒng)的經(jīng)濟科目{（委托業(yè)務(wù)費—化驗加工測試費、（燃料動力費、電費）、（會議費、差旅費）、（印刷費、郵電費、委托業(yè)務(wù)費—專利申請費、資料講義費）、（材料費）、（專用設(shè)備購置費）、（維修費）、（委托業(yè)務(wù)費—項目合作費）、（因公出國（境）費）、（外事活動費）、（科研勞務(wù)費）、（管理費）}

從對應(yīng)關(guān)系可以看出，科研項目部分預(yù)算科目與財務(wù)經(jīng)濟科目存在一對多關(guān)系，通過設(shè)計項目預(yù)算模版和接口程序，能實現(xiàn)項目預(yù)算自動轉(zhuǎn)換為財務(wù)的經(jīng)費支出控制額度，科研人員在使用資金時，不會出現(xiàn)超預(yù)算現(xiàn)象。在兩套系統(tǒng)融合之前，科研項目預(yù)算通過財務(wù)的資金控制需要手動協(xié)同，經(jīng)常會出現(xiàn)額度控制滯后，數(shù)據(jù)不一致現(xiàn)象，影響項目經(jīng)費核算的及時性和準(zhǔn)確性。接口系統(tǒng)實施后，從科研項目立項、預(yù)算、收入費用核算到結(jié)項、科研決算，都實現(xiàn)了兩套系統(tǒng)的協(xié)同，提高了管理效率和質(zhì)量。項目資金的使用信息傳入科研系統(tǒng)，也為科研項目公開的自動實現(xiàn)提供了新渠道。

主要參考文獻

[1]袁素琴. 談加強高校科研財務(wù)管理[J].財會月刊，2012（2）：95-96.